12 EFEKTÍVNYCH SCHOPNOSTÍ RIADENIA ČASU PRE MANAŽÉROV

Nájsť efektívneho a úspešného manažéra, ktorý nevie, ako správne riadiť svoj čas a svojich zamestnancov, je trochu ako hľadať jednorožca. Nebudete, pretože neexistujú. Každý má rovnaký počet hodín na deň, aby mohol dokončiť úlohy, ktoré si vyžadujú jeho pozornosť. O tom, či ste pri plnení týchto úloh úspešní, rozhodne to, ako využijete svoj čas.

Či už ste začínajúcim manažérom, alebo potrebujete jednoducho aktualizačný kurz, osvojenie a uplatnenie správnych schopností v oblasti riadenia času bude mať v rámci vášho kariérneho úspechu dlhú cestu.

Predtým, ako sa vrhneme na efektívne zručnosti manažérov v oblasti riadenia času, poďme sa rozprávať o tom, prečo a čo s ohľadom na riadenie času. Time management je jednoducho metóda organizácie, ako najlepšie využiť 24 hodín denne na splnenie osobných a pracovných úloh.

Matica Eisenhower, vyvinutá americkým prezidentom Dwightom Eisenhowerom, rozdelila časový manažment do štyroch skupín:^[1]

Najprv urobte, naplánujte, delegujte a nerobte.

Všetky schopnosti riadenia času spadajú niekde do tejto matice. Naučiť sa efektívne rozdeľovať svoj čas a úlohy vám umožní dosiahnuť ciele a úspešne viesť svoj tím - bez straty zdravého rozumu.

1. Vedieť, ako si správne naplánovať ciele

Benjamin Franklin raz povedal:

Ak zlyháte v plánovaní, plánujete zlyhať.

Zakladajúci otec skutočne trafil klinec po hlavičke a učenie sa, ako správne naplánovať ciele svojho tímu, je kľúčové. Pokiaľ ide o ciele, mali by ste si stanoviť denné, týždenné, mesačné a dokonca aj ročné ciele, ktoré je možné rozdeliť na zvládnuteľné úlohy.

Ak máte napríklad cieľ zvýšiť návštevnosť webových stránok spoločnosti v priebehu roka o 10 percent, budete musieť nastaviť merateľné míľniky týždenne, mesačne a na šesťmesačnej hranici, aby ste udržali cieľ na správnej ceste .

Prezrite si tieto príručky týkajúce sa stanovenia krátkodobých a dlhodobých cieľov:

2. Dobrá komunikácia zmení svet

Dobrá komunikácia môže spôsobiť alebo narušiť akýkoľvek vzťah - osobný alebo obchodný - a keď manažér zápasí s riadením času, komunikácia často trpí. Ak si však manažér dá čas na vypočutie a zreteľnú komunikáciu so svojím tímom a klientmi, môže to mať zásadný vplyv na úspech firmy.

Nezabudnite pravidelne komunikovať so svojimi členmi tímu, aby ste sa ubezpečili, že pracujú na míľnikoch, ktoré boli jasne stanovené. Manažér, ktorý jasne a pravidelne komunikuje so zákazníkmi, tiež pravdepodobne rozšíri svoje podnikanie. Určite využite svoj čas premyslenou komunikáciou.

Naučte sa 7 spôsobov, ako zabezpečiť efektívnu komunikáciu pri práci .

3. Dobrá organizácia je kľúčová

Silná organizácia zahŕňajúca delegované povinnosti aj váš skutočný pracovný priestor sú rozhodujúce pre efektívne riadenie času pre manažérov. Ak je váš tím zmätený a ľuďom nie je jasné, aké úlohy majú na stole, alebo na koho by sa mali obrátiť so žiadosťou o pomoc, utrpia všetky stanovené ciele.

Dobrá komunikácia a dobrá organizácia idú ruka v ruke, pokiaľ ide o čo najlepšie využitie času.Reklama

Pokiaľ ide o organizáciu vášho pracovného priestoru, dobre, ak chcete, aby bola vaša spálňa doma chaotická, je to vaša vec, ale chaotický nemá v podnikaní miesto. Každá minúta, ktorú hľadáte na nesprávne umiestnenom súbore, je premárnenou minútou, ktorú by bolo možné lepšie minúť.

Prečo sa na tieto nepozrieť 15 najlepších tipov na organizáciu pre organizáciu v kancelárii a viac práce ?

4. Efektívna delegácia je všetko

Efektívne delegovanie pomôže nastaviť členov vášho tímu tak, aby pracovali sebavedome a efektívne. Ako manažér máte zodpovednosť za to, aby ste zhodnotili, kto z vašich zamestnancov je pre danú úlohu najvhodnejší, a aby ste mu určili zodpovednosť, ktorá s tým súvisí. Ak nebudete mať vedúce úlohy a nebudete delegovať svoje povinnosti, stratí to iba čas vás a členov vášho tímu.

Vďaka starostlivému delegovaniu rôznych povinností a zabezpečeniu toho, aby mali vaši zamestnanci všetko, čo potrebujú na splnenie týchto úloh, budú členovia tímu od vás menej potrební, pokiaľ ide o vykonanie práce.

Naučte sa umenie delegovania v tejto príručke: Ako efektívne delegovať prácu (Konečný sprievodca pre vedúcich)

5. Naplánujte si správne úlohy na správny čas

Keby ste stavali auto, nezačali by ste tým, že by ste sa pokúsili nainštalovať zvukový systém skôr, ako bude rám na svojom mieste, že?

Prvý blok Eisenhowerovej matice je Do First, čo znamená rozhodnúť sa, aké kľúčové povinnosti musíte vyradiť, skôr ako prejdete na ďalšiu vec. Môžu to byť malé veci, ako napríklad odpoveď na otázku vášho šéfa, alebo môžu byť väčšie, napríklad dokončenie plánov novej stratégie sociálnych médií.

Jedná sa o to, aby ste sa naučili uprednostňovať najdôležitejšie úlohy každého dňa, ako dlho ich budete musieť dokončiť a kedy by sa mali riešiť.Reklama

Tu je technika, ktorá vám pomôže určiť priority úloh: Ako správne určiť priority za 10 minút a pracovať 10x rýchlejšie

6. Naučte sa rozpoznávať pasce na multitasking

Každý má viac vecí, ktoré musí urobiť, ale keď sa pokúsime naraz žonglovať so všetkými tými vecami, niektoré musia naraziť na zem. Je príliš ľahké začať pracovať na jednom zadaní a potom skočiť do svojho e-mailu, pretože ste do telefónu dostali príkaz ping. To je hrozné, že narušíte svoju koncentráciu a iba to prinúti váš mozog hrať dohonenie.

Namiesto toho si v daný deň vyhradte konkrétne časové bloky na kontrolu a odpovedanie na e-maily. Zameraním sa na jednu úlohu naraz dokončíte prácu skôr a budete sa jej plne venovať mozgu.

Vyskúšajte týchto 9 tipov na správu multitaskingu, ktoré zlepšia vašu produktivitu.

7. Naučte sa uprednostňovať nielen svoj čas, ale pomôžte zamestnancom uprednostniť ten svoj

Mohli by sme si myslieť, že základných osem hodín práce venujeme solídnych osem hodín denne, ale výskumy ukazujú, že to tak zvyčajne nie je.^[dva]Vášmu tímu môžete pomôcť vyťažiť z jeho času (a vášho) maximum príležitostným vykonaním časového auditu. Vyhraďte si jeden deň, keď necháte svojich zamestnancov sledovať, čo robia a ako dlho to strávia.

Uistite sa, že máte jasno v tom, že toto cvičenie má pomôcť zamestnancom z dlhodobého hľadiska a nie je spôsobom, ako vyradiť chudobných pracovníkov. Dúfajme, že s dostatkom údajov budete vy a váš tím schopní lepšie určiť, čo funguje a ako sa vyhnúť oneskoreniu alebo prerušeniu práce.

9. Udržiavanie vzhľadu môže viesť dlhú cestu

Rovnako ako sa námorníci pri búrke obracajú na svojho kapitána so žiadosťou o vedenie, aj vaši zamestnanci musia mať pocit, že svoj čas zvládate dobre. Ak zakaždým, keď vás vaši zamestnanci oslovia, ste zmätení a ste v zhone, je pravdepodobnejšie, že odložia to, že za vami prídu ohľadom dôležitých otázok.

Môže sa vyskytnúť príležitostný deň, keď sa snažíte udržať to všetko pohromade, ale udržiavanie vzhľadu manažéra, ktorý je na vrchole svojej hry o časovom manažmente, môže skutočne pomôcť pri ovplyvňovaní ostatných, aby tiež efektívne riadili svoj čas.Reklama

10. Vedzte, čo robiť, keď sa váš tanier príliš zaplní

Malý nátlak a konečný termín môžu byť silným motivačným prvkom, pokiaľ ide o to, že sa máte hundrať a robiť veci. Ak zistíte, že váš zoznam povinných pracovných miest je už príliš dlhý, môže to byť indikátor dvoch vecí:

Jednou z možností je, že svoj čas nespravujete tak efektívne, ako by ste mohli. V takom prípade sa vráťte na začiatok a skontrolujte.

Aj ten najlepší manažér má však svoje limity a za deň je len toľko minút. Dobrý manažér sa nesnaží zvládnuť každú úlohu, ktorá mu príde do cesty, sám. Vedia, ako najlepšie využiť svojich zamestnancov na zabezpečenie splnenia cieľov, a vedia, kedy je ich pracovná záťaž plná.

11. Pochopte pravidlo 80/20

Podľa Paretovho princípu alebo lepšieho pravidla 80/20 pochádza 80 percent výsledkov iba z 20 percent akcií. Ďalších 20 percent výsledkov pochádza z ... uhádli ste, 80 percent akcií.

Pokiaľ ide o to, ako to všetko ovplyvňuje riadenie času efektívneho manažéra, musíte to urobiť, žiadne výhovorky nemôžu predstavovať iba 20 percent vašej práce, ale prinesú tie najlepšie výsledky. Zvyšných 80 percent povinností môže byť pravdepodobne delegovaných medzi zamestnancov vášho tímu.

12. Nebojte sa urobiť si prestávku, keď je to potrebné

Ak pracujete ako nákladný vlak každú sekundu dňa bez toho, aby ste si dali pár minút na krok späť a dýchali, zažijete syndróm vyhorenia. Burnout je ten záludný zabijak riadenia času, ktorý sa plazí, keď sa snažíte zaistiť, aby ani jedna minúta neostala bez práce. Výsledkom je, že čoskoro budete mať menej energie a sústredenia a vaša práca si nakoniec môže vyžiadať daň na vašom duševnom zdraví.

Plánovanie prestojov je dôležité. Preto povzbudzujte svojich zamestnancov, aby si robili prestávky, a nezabudnite si ich dať sami. Niekoľko prestávok počas celého pracovného dňa môže viesť k dosiahnutiu toho, že budete mať správne myslenie, aby ste mohli čo najlepšie využiť svoj čas.

Záverečné myšlienky

Je ľahké sa chytiť každodenného podnikania a nájsť si, ako si rozvíjate nezdravé návyky ako manažér. Zamerajte sa na vypracovanie odporúčaní v tomto článku a venujte čas posilneniu svojho tímu. Zlepší sa nielen celková produktivita, ale rýchlo sa stanete hviezdnym a úctyhodným lídrom.Reklama