AKO SPRÁVNE URČIŤ PRIORITY ZA 10 MINÚT A PRACOVAŤ 10X RÝCHLEJŠIE

Každý z mojich členov tímu má množstvo úloh, ktoré musí každý pracovný deň zvládnuť. Navyše, väčšina ich úloh sú buď tvorivé úlohy alebo úlohy na riešenie problémov. Každý z nich sa musel naučiť, ako určiť priority úloh, aby zvládol všetko.

Napriek mnohým úlohám, ktoré je potrebné zvládnuť, je náš tím schopný zostať sústredený a kreatívny a dôsledne pracovať na splnení našich cieľov v stanovenom čase.

Prezradím vám, ako som pomohol môjmu tímu dokončiť viac vecí za kratší čas pomocou sily správneho určovania priorít. Niekoľko minút strávených čítaním tohto článku by vám z dlhodobého hľadiska mohlo doslova ušetriť tisíce hodín. Začnime teda s mojou metódou, ako uprednostniť veci:

Ako určiť priority pomocou metódy váh

Jedna z našich nových redaktoriek za mnou prišla druhý deň a povedala mi, ako sa ťažko snaží zvládnuť množstvo úloh, ktoré potrebovala na zvládnutie, a termínov, ktorých sa neustále musela držať.

Na konci každého dňa mala pocit, že urobila veľa vecí, ale často nedokázala prísť s kreatívnymi nápadmi a úspešne publikovať články. Z toho, čo mi povedala, bolo zrejmé, že sa cítila byť ohromená a čoraz viac frustrovaná z toho, že nedosiahla svoje ciele napriek tomu, že si väčšinu dní odkladala hodiny navyše. To všetko jej z dlhodobého hľadiska znemožňovalo rozvíjať dobrú rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

Potom, čo si vypočula moje rady týkajúce sa použitia Scalesovej metódy, okamžite zaznamenala dramatický nárast produktivity, ktorý vyzeral takto:

Mohla vyrábať trikrát viac kreatívnych nápadov pre články na blogu.
Ona mohla zverejniť všetky jej články včas.
A mohla každý deň dokončiť všetku svoju prácu ( už žiadne nadčasy !).

Ak ste zvedaví, ako to dokázala, prečítajte si podrobného sprievodcu:

1. Stanovte stranou 10 minút na plánovanie

Pokiaľ ide o riešenie problémov s produktivitou, má zmysel plánovať skôr, ako začnete konať. Nenechajte sa však tak zapojiť do plánovania, aby ste v ňom zostali uväznení a nikdy sa nepohli za prvú základňu.Reklama

Moje odporúčanie je dať si konkrétne časové obdobie na plánovanie, ale snažte sa ho skrátiť. Na zamyslenie sa nad vašim plánom by malo stačiť 10 alebo 15 minút.

Využite tento čas na:

Pozerajte sa na veľký obraz.
Zamyslite sa nad súčasným cieľom a cieľom, ktorý chcete / chcete dosiahnuť.
Rozložte si všetky úlohy, ktoré musíte urobiť.

2. Zosúlaďte svoje úlohy so svojím cieľom

Toto je základný komponent, ktorý umožňuje zefektívniť metódu Scales, keď sa naučíte uprednostňovať.

Funguje to takto:

Zoznámte sa so všetkými úlohami, ktoré robíte, a zhodnoťte ich dôležitosť. Konkrétne zmerajte dôležitosť úlohy podľa jej nákladov a prínosov .

Podľa nákladov mám na mysli úsilie potrebné na vykonanie úlohy (vrátane času, peňazí a ďalších zdrojov). Výhodou je, ako úzko môže úloha prispieť k dosiahnutiu vášho cieľa.

Aby sme vám to uľahčili, uvádzam nižšie štyri kombinácie, ktoré vám umožnia rýchlo a ľahko určiť prioritu každej z vašich úloh:Reklama

Nízke náklady + vysoký úžitok

Najprv urobte tieto úlohy, pretože sú najjednoduchšie na splnenie, ale pomôžu vám priblížiť sa k cieľu.

Do tejto kategórie by sa pravdepodobne hodilo schválenie umeleckých diel vytvorených pre predajnú brožúru. Ľahko by ste sa mohli rozhodnúť, či sa vám umelecké dielo / rozloženie páčilo, ale vaše rozhodnutie schváliť by spustilo výrobu letáku a následné predajné výhody jeho zaslania potenciálnym zákazníkom.

Vysoké náklady + vysoký úžitok

Úlohu vysokých nákladov rozložte na menšie. Inými slovami, rozdeľte veľkú úlohu na mini úlohy, ktorých dokončenie trvá menej ako hodinu, a potom znova prehodnoťte tieto malé úlohy a nastavte ich správnu úroveň priority.

Predstavte si, že by vás požiadali, aby ste napísali plán uvedenia produktu na trh pre nový doplnok s obsahom bielkovín v prášku bez diárov. Namiesto toho, aby ste sa pokúsili napísať plán na jedno sedenie, zamerajte sa na napísanie rôznych častí v rôznom čase (napr. Venujte 30 minút písaniu úvodu, jednu hodinu písaniu textu a 30 minút písaniu záveru).

Nízke náklady + nízka výhoda

Keď sa naučíte, ako uprednostniť čas a úlohy, táto konkrétna kombinácia by mala mať vašu najnižšiu prioritu. Buď si dajte na zvládnutie tejto úlohy 10 - 15 minút, alebo si tieto úlohy dajte medzi užitočné úlohy ako užitočnú prestávku.

Pravdepodobne sú to nevyhnutné úlohy (napr. Bežné úlohy, ako je kontrola e-mailov), ale príliš neprispievajú k dosiahnutiu požadovaného cieľa. Držte ich dole v zozname priorít.

Vysoké náklady + nízky prínos

Skontrolujte, či sú tieto úlohy skutočne nevyhnutné. Ak sa rozhodnete, že je potrebné dokončiť úlohu, vymyslite spôsoby, ako znížiť náklady.

Môžu napríklad niektoré nástroje alebo systémy pomôcť urýchliť vykonanie úlohy? V tejto kategórii pravdepodobne nájdete veci, ako je kontrola a aktualizácia tabuliek obchodných kontaktov. Môže to byť nepríjemná a časovo náročná vec bez toho, aby ste robili chyby. Existuje však veľa aplikácií, vďaka ktorým je tento proces okamžitý a bezproblémový.Reklama

Teraz sa vrátime k redaktorke, na ktorú som sa už zmienil, poďme sa pozrieť na jej typický zoznam každodenných úloh:

Po vypočutí mojich rád rozbila vysoké náklady + vysoký prínos úlohu na menšie. Jej úlohy potom vyzerali takto (v poradí podľa priority):

A pokiaľ ide o úlohu propagácie článkov na rôzne platformy, po preskúmaní jej výhod sme sa rozhodli zamerať iba na najefektívnejšiu platformu, čím sme výrazne znížili súvisiace časové náklady.

Keď budete efektívne analyzovať náklady a výhody svojich každodenných úloh, môžete sa do toho ponoriť toto Plánovač celého života aby ste vyplnili čo najlepšie zoznamy na svojom zozname.

Bonusový tip: Riešenie úloh s termínmi

Po vyhodnotení svojich úloh poznáte dôležitosť každej z nich. Okamžite tak získate krištáľovo čistý obraz o tom, ako určovať priority na základe toho, ktoré úlohy by vám pomohli dosiahnuť viac (v zmysle stanovenia cieľov). Niekedy však nebudete môcť určiť prioritu každej úlohy, pretože termíny budú stanovené externými stranami, ako sú manažéri a agentúry.

V prípadoch ako sú tieto, navrhujem, aby ste po zvážení dôležitosti a hodnôt vašich súčasných úloh zosúladili zoznam spôsobom, ktorý vám pomôže dodržať termíny a podľa toho upraviť priority. Reklama

Poďme sa napríklad opäť ponoriť do sveta editora.

Niektoré články, ktoré upravila, bolo potrebné uverejniť v konkrétnych termínoch, takže ide o urgentné a dôležité úlohy. Metóda Scales to umožňuje a v takom prípade by jej zmenený zoznam úloh vyzeral asi takto:

Dúfajme, že teraz uvidíte, aké ľahké je vyhodnotiť dôležitosť úloh a ako ich uprednostniť do uskutočniteľného poriadku.

Spodný riadok

Metóda Scales sa líši od všetkého, čo ste vyskúšali. Použitím metódy Scales Method začnete správne určovať priority svojej práce a zvyšovať svoju produktivitu až 10-krát!

Na rozdiel od iných metód, ktoré v skutočnosti nevysvetľujú, ako rozhodnúť o dôležitosti úlohy, moja metóda vám pomôže rozdeliť každú z vašich úloh na dve časti: náklady a prínos. Moja metóda vám tiež pomôže podniknúť následné kroky na základe rôznych kombinácií nákladov a prínosov, ktoré môžu celkovo podporiť váš kariérny rozvoj.

Začnite práve teraz venovať 10 minút hodnoteniu svojich bežných každodenných úloh a ako sa zhodujú s vašimi cieľmi. Keď budete mať tieto informácie, bude veľmi ľahké zaradiť svoje úlohy do zoznamu priorít. Zostáva len to, že svoj ďalší pracovný deň začnete nasledovaním svojho nového hlavného zoznamu.