Všetci manažéri a vedúci musia ovládať umenie procesu delegovania. Pochopenie toho, ako a kedy rozdeliť zodpovednosť na ostatných, je nevyhnutné na udržanie vysokej úrovne produktivity, a to na osobnej aj organizačnej úrovni. Delegovanie úloh je tiež nevyhnutné pre efektívne vedenie.

Naučiť sa, ako delegovať, je vybudovať súdržný a efektívny tím, ktorý dokáže dodržiavať termíny. Okrem toho vedieť, kedy a ako delegovať prácu, zníži vaše pracovné zaťaženie, čím sa zlepší vaša pohoda v práci a zvýši sa vaša spokojnosť s prácou. Mnoho vodcov si, bohužiaľ, nie je istých, ako správne delegovať právomoci, alebo s tým váha.

V tejto príručke zistíte, čo delegovanie skutočne obnáša, ako delegovanie úloh prináša výhody vášmu tímu a ako efektívne priraďovať úlohy.

Obsah

1. Dôležitosť delegovania
2. Prečo sa ľudia boja delegovania úloh?
3. Rozdiel medzi delegovaním a pridelením
4. Ako efektívne delegovať úlohy
5. Spodná čiara
6. Ďalšie tipy na produktívne vedenie

Dôležitosť delegovania

An dobrý vodca vie delegovať. Keď delegujete časť svojej práce, uvoľníte si čas a denne dosiahnete viac.

Efektívne delegovanie tiež podporuje produktivitu a dobrý čas v tíme tým, že čerpá z existujúcich zručností jeho členov a umožňuje im pri tom rozvíjať nové vedomosti a kompetencie. Výsledkom je flexibilnejší tím, ktorý môže zdieľať úlohy, keď to bude potrebné^[1].

Ak ste ochotní delegovať, podporujete atmosféru dôvery a dôvery. Vaše kroky vysielajú jasný signál: ako vodca dôverujete svojim podriadeným v dosiahnutie požadovaných výsledkov. Vďaka tomu o vás budú uvažovať ako o sympatickom a efektívnom vodcovi, ktorý rešpektuje ich schopnosti a potreby.

Delegácia nie je o štekaní príkazov a nádeji, že vaši zamestnanci zapadnú do radu. Úlohou manažéra je získajte to najlepšie od osôb pod ich dohľadom, a tým maximalizujte produktivitu a zisk ^[dva].

Tu je príklad zlého delegovania:Reklama

Starostlivé delegovanie pomáha identifikovať a zužitkovať jedinečné silné a slabé stránky členov tímu. Delegácia tiež zvyšuje angažovanosť zamestnancov, pretože dokazuje, že manažéri majú záujem využiť svoj talent.^[3]

Prečo sa ľudia boja delegovania úloh?

Delegovanie zvyšuje produktivitu, ale nie všetci manažéri sú ochotní alebo schopní delegovať právomoci.^[4]Prečo? Tu uvádzam niekoľko bežných dôvodov:

• Protiví sa im myšlienka, že zásluhy na projekte môže získať niekto iný.
• V zásade sú ochotní delegovať, ale obávajú sa, že ich tím nezvládne väčšiu zodpovednosť.
• Majú podozrenie, že ich zamestnanci sú už prepracovaní, a zdráhajú sa zvýšiť svoju záťaž.
• Majú podozrenie, že je jednoduchšie a rýchlejšie vykonať úlohu sami.
• Nepáči sa im predstava, že sa majú zbaviť úloh, ktoré ich baví.
• Obávajú sa, že ak delegujú zodpovednosť, ich vlastný manažér dospeje k záveru, že nezvládajú svoje pracovné vyťaženie.

Rozdiel medzi delegovaním a pridelením

Väčšina ľudí si myslí, že delegovanie a pridelenie sú synonymá, je však potrebné medzi nimi rozlišovať.^[5]

Pri prideľovaní úlohy iba dávate pokyn podriadenému, aby vykonal konkrétnu akciu. Povedzte im, čo majú robiť, a robia to - je to také jednoduché.

Na druhej strane delegovanie zahŕňa prevod časti vašej vlastnej práce na inú osobu. Dostávajú nielen súbor pokynov.Dôležitou súčasťou je, že sú v role, ktorá si vyžaduje, aby prijímali rozhodnutia a nesú zodpovednosť za splnenie úlohy.^[6]

Ako efektívne delegovať úlohy

Aký je najlepší spôsob delegovania práce, aby ste mohli bojovať proti strachu z delegovania, vybudovať efektívny tím a pracovať rýchlejšie? Tu je podrobný sprievodca:

1. Vedieť, kedy delegovať

Ak pochopíte, akú kontrolu nad situáciou musíte mať, môžete určiť najlepšiu stratégiu na posilnenie postavenia pracovníkov. Existuje 7 úrovní delegovania, ktoré pracovníkom poskytujú rôzne stupne zodpovednosti.Reklama

Toto krátke video vysvetľuje tieto úrovne a ponúka príklady, kedy je vhodné použiť každú z nich:

Delegovanie sa vyskytuje v spektre. Najnižšia úroveň delegovania nastane, keď poviete iným ľuďom, čo majú robiť. Zamestnancom ponúka len malú príležitosť vyskúšať nové prístupy. Najviac zmocňujúca forma delegovania nastáva, keď ste schopní vzdať sa väčšiny svojej kontroly nad projektom zamestnancovi.

Vedieť delegovať prácu vám pomôže pochopiť, ako spájať ľudí s úlohami, ktoré najlepšie využívajú ich talent. Ak je vykonaná správne, zaručuje, že získate najlepší konečný výsledok.^[7]

Pri rozhodovaní o tom, ako delegovať prácu, položte nasledujúce otázky:

• Musíte byť zodpovední za túto úlohu, alebo ju môže vyriešiť niekto iný?
• Vyžaduje si to vašu pozornosť, aby ste boli úspešní?
• Pomôže táto práca zamestnancovi pri rozvíjaní jeho schopností?
• Máte čas niekoho naučiť, ako vykonávať túto prácu?
• Očakávate, že sa úlohy tohto charakteru budú v budúcnosti opakovať?

2. Nájdite najlepšiu osobu pre danú prácu

Pochodeň musíte odovzdať správnemu členovi tímu, aby mohol byť delegovaný do práce. Vaším cieľom je vytvoriť situáciu, v ktorej budete mať vy, vaša spoločnosť a zamestnanec pozitívne skúsenosti.

Popremýšľajte o schopnostiach členov tímu, ochote učiť sa a ich pracovných štýloch a záujmoch.Osoba, ktorú ste delegovali, bude môcť vykonávať prácu efektívnejšieak sú schopní, trénovaní a majú záujem. Ak je to možné, dajte zamestnancovi šancu hrať sa na svoje silné stránky.

Neskúsení pracovníci môžu potrebovať viac vedenia ako ostrieľaní veteráni. Ak nemáte čas na to, aby ste novšieho zamestnanca pripravili na úspech, nie je fér delegovať ho na neho.

Musíte tiež zvážiť, ako veľmi sú vaši zamestnanci zaneprázdnení. Posledná vec, ktorú chcete urobiť, je niekoho premôcť tým, že mu dáte príliš veľa povinností.Reklama

3. Povedzte a predajte a získajte členský buy-in

Ak ste našli ideálneho človeka pre túto prácu, musíte ho ešte prinútiť, aby prevzal novú zodpovednosť. Povedzte im, prečo ste si ich vybrali práve pre túto prácu.^[8]Keď ostatným ukážete, že podporujete ich rast, buduje sa to kultúra dôvery. Zamestnanci, ktorí vnímajú delegované úlohy ako príležitosti, budú s väčšou pravdepodobnosťou investovaní do výsledku.

Ak pracujete s novšími zamestnancami, prejavte vôľu neustále poskytovať podporu a spätnú väzbu. Pre ostrieľaných zamestnancov berte do úvahy ich myšlienky a skúsenosti.

4. Buďte o práci jasní a konkrétni

Je dôležité vysvetliť zamestnancom, prečo je projekt nevyhnutný, čo od neho očakávate a kedy je splatný.^[9]Ak budú vedieť, čo od nich očakávate, pravdepodobne ich splnia.

Stanovením jasných očakávaní im pomôžete naplánovať, ako majú úlohu vykonať. Nastavte míľniky projektu, aby ste mohli skontrolovať pokrok bez mikromanažmentu. Ak má váš zamestnanec ťažkosti s dosiahnutím míľnika, má ešte čas na nápravu, než bude hotový konečný produkt.

Tento typ zodpovednosti sa bežne používa na univerzitách. Ak študenti poznajú iba termín a základné požiadavky na dokončenie hlavných výskumných prác, mohli by prácu odložiť na jedenástu hodinu. Mnoho programov vyžaduje, aby sa študenti každý týždeň stretávali s poradcami, aby im poskytli usmernenie, štruktúru adries a vypracovali chyby v metódach vopred. Tieto opatrenia pripravili študentov na úspech, zatiaľ čo im dali priestor na vynikajúcu prácu.

5. Podporte svojich zamestnancov

Aby vaši podriadení videli čo najlepšie výsledky delegovania, potrebujú od vás zdroje a podporu. Spojte ich s výcvikom a materiálmi a rozvíjajte zručnosti, ktoré ešte nemajú.^[10]

Sprístupnenie zdrojov môže chvíľu trvať, ale správnym vykonaním práce ušetríte čas. Pri opakujúcich sa úlohách sa tento tréning opakovane vypláca.

Zamestnanci niekedy potrebujú pomoc, aby zistili, čo robia dobre a ako sa môžu zlepšovať. Poskytovanie a prijímanie spätnej väzby je nevyhnutnou súčasťou delegovania úloh. Je to tiež dobrý spôsob, ako monitorovať delegované úlohy ako vedúci. Aj keď môžete sledovať postup úloh, nie ste oprávnení mikrospráva zamestnancov.Reklama

Počas celého projektu sa pravidelne pýtajte svojich zamestnancov, či potrebujú podporu alebo objasnenie. Ujasnite si, že im pri vykonávaní práce dôverujete a chcete im vytvoriť priestor na kladenie otázok a poskytovanie spätnej väzby. Táto spätná väzba vám pomôže vylepšiť spôsob delegovania práce.

6. Ukážte svoje ocenenie

Počas pravidelných nahlásení rozpoznajte všetky výhry, ktoré ste doteraz na projekte videli. Uznajte, že vaši zamestnanci napredujú k dosiahnutiu tohto cieľa. Princíp pokroku stanovuje, aké dôležité je oslavovať malé výhry, aby mali zamestnanci motiváciu.^[jedenásť]Pracovníci budú efektívnejší a oddanejší, ak budú vedieť, že si všimnete ich úsilie.

Uznanie zamestnancov, keď sa im darí, im pomáha pochopiť kvalitu práce, ktorú očakávate. Zvyšuje sa pravdepodobnosť, že s vami budú chcieť opäť spolupracovať na budúcich projektoch.

Spodná čiara

Teraz, keď presne viete, čo znamená delegovanie a techniky efektívneho delegovania práce, máte skvelú pozíciu na zjednodušenie svojich úloh a zvýšenie produktivity vo vašom tíme.

Delegovať znamená udeliť autonómiu a autoritu niekomu inému, a tak zmierniť vaše vlastné pracovné vyťaženie a vybudovať rozhľadený a dobre využitý tím.

Schopnosti delegovania sa môžu zdať komplikované alebo strašidelné, ale časom to bude oveľa jednoduchšie. Začnite v malom delegovaním niekoľkých rozhodnutí na členov vášho tímu v priebehu budúceho alebo dvoch týždňov.

Ďalšie tipy na produktívne vedenie

• Delegovanie práce: Čo delegovať a čo nie?
• 10 spôsobov, ako zlepšiť schopnosti riadenia tímu a zvýšiť výkon
• Vedenie vs manažment: Je jeden lepší ako druhý?

Odporúčaný fotografický kredit: CoWomen cez unsplash.com

Odkaz