15 NAJLEPŠÍCH TIPOV NA ORGANIZÁCIU PRE ORGANIZÁCIU V KANCELÁRII A VIAC PRÁCE

Možno si myslíte, že nemáte čas na organizáciu v kancelárii, ale ak by ste skutočne vedeli, koľko času vás tá dezorganizácia stála, znova by ste to zvážili.

Preskupenie a presun hromád sa občas nepočíta. Nerobí to ani čistenie na vašom stole, ak neporiadok posúvate do koša alebo do zásuvky stola.

Relatívne čistý a usporiadaný kancelársky priestor uvoľňuje cestu pre vyššiu produktivitu a menej strateného času.

Usporiadanie vašej kancelárie nemusí trvať dni, dá sa to urobiť po jednom. Údržba organizovanej kancelárie je v skutočnosti oveľa efektívnejšia, ak sa s ňou zaobchádza ako s prebiehajúcim projektom, a nie s masívnym útokom.

Ak ste teda pripravení začať, nasledujúce tipy na usporiadanie vám pomôžu zmeniť vašu kanceláriu na efektívny pracovný priestor.

1. Vyčistite svoju kanceláriu

Odstráňte neporiadok, vyprázdnite, skartujte, zbavte sa všetkého, čo nepotrebujete alebo nechcete. Pozri sa okolo. Čo ste už nejaký čas nepoužili?

Vezmite jednu oblasť po druhej. Ak to nefunguje, pošlite ho na opravu alebo ho vyhodte. Ak ste ho nepoužívali celé mesiace a nedokážete si predstaviť, kedy ho skutočne budete potrebovať, je hotovo. To platí pre nábytok, zariadenie, spotrebný materiál atď.Reklama

Nezabudnite na ozdoby, rastliny (skutočné alebo umelé) a ozdoby - ak sú pokryté prachom a vaša kancelária vyzerá ošumelo, sú to férová hra.

2. Zhromaždite a prerozdeľte

Zhromaždite každú položku, ktorá nie je tam, kam patrí, a vložte ju tam, kam patrí.

3. Vytvorte pracovné zóny

Rozhodnite sa, aký typ činnosti sa stane v každej oblasti vašej kancelárie. Pravdepodobne budete mať hlavný pracovný priestor (s najväčšou pravdepodobnosťou váš pracovný stôl), referenčnú oblasť (kartotéka, police, zakladače) a zásobovaciu oblasť (skriňa, police alebo zásuvky).

Umiestnite príslušné vybavenie a spotrebný materiál sa čo najviac nachádza na správnom mieste.

4. Zatvorte blízkosť

Umiestnite najpoužívanejšie zariadenie a spotrebný materiál na dosah. Veci, ktoré zriedka používate, je možné uložiť alebo odložiť.

5. Získajte dobrý štítkovač

Vyberte štítkovač, ktorý sa ľahko používa. Nájdite si čas a označte police, koše, zásuvky na koše. Nielen, že vám pripomenie, kam sa veci uberajú, ale pomôže aj ostatným, ktorí môžu mať potrebu vo vašom pracovnom priestore niečo nájsť, použiť alebo odložiť.

6. Revidujte svoj registračný systém

S úplným prechodom do digitálneho veku sa znížila potreba ukladania papierových súborov.Reklama

Čo môže váš obchod digitálne? Duplikujete súbory? Možno budete môcť vylúčiť niektoré súbory a priečinky, ktoré ste používali v minulosti. Ak ukladáte súbory do počítača, pravidelne ich zálohujte.

Tu je niekoľko nápadov na ukladanie, ako vytvoriť plynulý systém registrácie:

Vytvorte priečinok schôdzky - Vložte do nej všetky položky, o ktorých sa má diskutovať, spolu s položkami, ktoré je potrebné odovzdať, správy, ktoré je potrebné podať, atď. Pomôže vám to pripraviť sa na schôdzky a ušetrí vás stres, aj keď sa schôdza posunie vyššie .
Vytvorte priečinok WOR - Toľko z našich chaotických papierov sú veci, ktoré sú pozastavené, kým niekto iný nezareaguje alebo nebude konať. Zverte ich do priečinka WOR (Waiting on Response). Každých pár dní si overte, či nie sú k dispozícii nevyriešené činnosti, na ktoré možno budete musieť nadviazať.
Úložné boxy - Používajte lacné úložné boxy, aby ste uchovali archivované súbory a dostali ich z aktuálneho priestoru pre súbory.
Boxy na časopisy - Na odkladanie časopisov a katalógov, ktoré chcete skutočne uložiť, použite škatule alebo zakladače na časopisy. Uistite sa, že ich skutočne potrebujete na referenciu alebo výskum, inak ich recyklujte alebo odovzdajte.
Priečinok na čítanie - Označte súbor pre tlačené články a dokumenty, ktoré si chcete prečítať a ktoré nie sú urgentné.
Archivujte súbory - Po dokončení projektu dajte všetky materiály dohromady a odložte ich. Udržujte svoje pracovné priečinky pre prebiehajúce projekty.
Registrujte týždenne - Nenechajte si nahromadiť svoju registráciu. Vložte svoje dokumenty do priečinka To File a všetko ukladajte raz týždenne.

Viac tipov na usporiadanie súborov sa dozviete tu: Ako usporiadať súbory pre lepšiu produktivitu

7. Uvoľnite miesto na stole

Všetko odstráňte, dôkladne ho očistite a vráťte späť iba tie predmety, ktoré sú nevyhnutné pre každodenné použitie.

Ak máte ťažkosti s odmietaním vecí, tento Declutterov vzorec vám pomôže vyhodiť veci bez toho, aby ste neskôr ľutovali.

8. Usporiadajte si pracovnú plochu

Teraz, keď ste zjednodušili prácu s počítačom, je dobré si ho usporiadať.

Na usporiadanie položiek na stole používajte stolné organizéry alebo kontajnery. Používajte tácky na papier, nádoby na menšie predmety.Reklama

Nezabudnite na plochu počítača! Uistite sa, že všetky súbory alebo obrázky sú v usporiadaných priečinkoch. Pred odchodom z práce by som vám odporučil každý deň vyčistiť pracovnú plochu počítača.

9. Usporiadajte svoje zásuvky

Položte spoločne použité predmety do rovnakého priestoru zásuvky, pečiatky s obálkami, lepiace podložky s poznámkovými blokmi atď.

Na malé predmety používajte organizéry zásuviek - sponky, sponky a pod. Pre osobné veci použite samostatnú zásuvku.

10. Samostatné schránky

Ak pravidelne pracujete s inými ľuďmi, vytvorte pre každého priečinok, zásobník alebo priečinok doručenej pošty.

11. Vyčistite svoje hromady

Dúfajme, že s novou organizovanou kanceláriou už nebudete vytvárať hromady papiera, ale stále musíte triediť staré.

Prejdite hromadou (ak je to potrebné, trochu po kúsku) a odložte ju na príslušné miesto alebo vysypte.

12. Triedenie e-mailov

Nelepte iba poštu na hromadu, ktorú chcete roztriediť, alebo prechádzajte puškami a vyberte kúsky, ktoré práve potrebujete. Zoraďte ich hneď, ako ich získate - konať, čítať, ukladať, delegovať alebo odovzdávať. .Reklama

13. Priraďte dátumy zahodenia

Nemusíte si každý kúsok papiera uchovávať donekonečna. Označte na spisoch alebo dokumentoch, kedy ich je možné vyhodiť alebo skartovať.

Niektoré právne alebo finančné dokumenty sa musia uchovávať po stanovenú dobu. Uistite sa, že viete, aké sú tieto požiadavky.

14. Filtrujte svoje e-maily

Niektoré e-maily sú dôležité na prečítanie, iné jednoducho nie sú také dôležité.

Keď pomocou filtračného systému označujete rôzne typy e-mailov, viete ich prioritu a na ktoré odpovedať ako prvé.

Ak chcete dosiahnuť nulu doručenej pošty, pozrite si tieto tipy: Najlepší spôsob, ako sa dostať k Inbox Zero

15. Narovnajte si pracovný stôl

Na konci dňa sa rýchlo narovnajte, aby ste mali nasledujúci deň čistý štart.

Spodná čiara

Použite jeden tip alebo vyskúšajte všetky. Množstvo úsilia, ktoré ste venovali vytvoreniu a udržiavaniu efektívnej pracovnej oblasti, sa vám veľmi vráti.Reklama

Namiesto toho, aby ste trávili čas hľadaním vecí a miešaním hromád, budete môcť tráviť čas ... dobre ... pracujúci a budete si užívať neporiadok zadarmo!