Ako vytvoriť zoznam úloh, ktorý mimoriadne zvýši vašu produktivitu

Ako vytvoriť zoznam úloh, ktorý mimoriadne zvýši vašu produktivitu

Je 6:00 a práve ste sa zobudili. Po sprchovaní je čas raňajkovať, zachytiť novinky čítaním ranného papiera a potom začať pracovať. Cítite sa uvoľnene a šťastne. Od dňa máte veľmi vysoké očakávania a chcete byť čo najproduktívnejší so zoznamom úloh.

Rýchly posun vpred do 14:00 toho istého dňa. Pracujete v zhone a sotva ste mali možnosť urobiť si obednú prestávku. Začnete sa cítiť trochu vystresovaní a unavení kvôli nabitému programu. Okrem toho sa zdá, že sa musíš vrátiť k určitým úlohám a opraviť ich, pretože si nemal čas sa na ne správne zamerať.

Prajete si, aby ste našli tlačidlo resetovania, aby ste mohli začať svoj deň od začiatku s inou stratégiou.



Pravdepodobne ste zažili toto: plánovali ste si deň predtým noc a cítili ste, že ste nad svojimi úlohami. Keď ste do zoznamu neustále pridávali úlohy, začalo sa to zhoršovať. Nakoniec bol váš zoznam úloh dlhý mnoho kilometrov. Váš zoznam úloh obsahoval aj úlohy, ktoré sa takmer nedali splniť za jeden deň.



Ďalším bodom, ktorý prispel k vášmu hektickému a stresujúcemu dňu, bolo nepochopenie toho, koľko času bude trvať dokončenie konkrétnej úlohy a kedy ju treba splniť. Keby ste mali tieto informácie, bolo by jednoduchšie zistiť správne načasovanie vykonania úlohy.

Napokon vo vašich plánoch skutočne nebola žiadna flexibilita. Zabudli ste medzi úlohy pridať medzipamäť a pochopili ste, že určité úlohy sú oveľa väčšie ako to, čo sa zdá vonku.



Ale viete čo - iba tieto dôvody neboli hlavným dôvodom vášho stresu a zaneprázdnenosti. Pokračujte v čítaní, aby ste zistili, čo to bolo.

Obsah

  1. Čo sa ľudia mýlia na zozname úloh
  2. Súčasti skvelého zoznamu úloh
  3. Ako vytvoriť zoznam úloh, ktorý zvýši vašu produktivitu
  4. Spodný riadok
  5. Ďalšie tipy na zvýšenie produktivity

Čo sa ľudia mýlia na zozname úloh

Naozaj viete, čo máte robiť?



Koľko času ste v skutočnosti strávili plánovaním svojho dňa - bolo to iba 5 minút, kým vás televízor rušil?

Ak je to tak, potom to bol pravdepodobne najväčší dôvod, prečo bol váš deň taký stresujúci.Reklama

Keď si plánujete svoje dni, mali by ste skutočne pochopiť úlohy, ktoré vás čakajú, a čo je potrebné na ich splnenie. To je nevyhnutné, najmä pri dôležitých úlohách, pretože ste schopní napredovať v úlohách, na ktorých záleží najviac.

Nedostatok času stráveného plánovaním sa tiež prejaví ako príliš veľa veľkých úloh zahrnutých do vášho denného zoznamu. Ak ste úlohy nerozložili na menšie časti, je pravdepodobné, že ich nebudete mať hotové počas dňa. To vás zase prinúti poraziť sa za to, že ste nedokončili zoznam úloh.

Na záver, nezaoberajte sa vytváraním zoznamu úloh ako nejakou sekundárnou vecou, ​​ktorú sa snažíte urobiť čo najrýchlejšie. Keď v skutočnosti venujete viac pozornosti zoznamu úloh na nasledujúci deň, tým pravdepodobnejšie pre vás bude zoznam realistický a menej stresujúci.

Súčasti skvelého zoznamu úloh

Keď hovorím o dobrom zozname úloh, považujem tieto charakteristiky za súčasť:

Vyvážený

Zoznam úloh obsahuje dôležité aj menej dôležité úlohy. Zmierte sa s tým: hoci by sme všetci chceli pracovať len na dôležitých úlohách (napr. Úlohách súvisiacich s cieľmi), musíme sa starať aj o tie menej dôležité (napríklad vybavovanie vecí, starostlivosť o domácnosť alebo iné bežné veci) ).

Dostatočná flexibilita

Čo sa stane, keď ste naplánovali úlohu, ale neviete sa o ňu postarať? Máte vypracovaný plán B? Ak nie, pokúste sa zistiť alternatívne opatrenia, ktoré môžete podniknúť v týchto scenároch.

Čas prechodu

Pochopte, že prechodné časy vám tiež žerú čas. Uistite sa, že pri plánovaní zoznamu úloh je tento čas zahrnutý aj do vašich plánov. Pridaním ďalšej medzipamäte medzi úlohy bude váš zoznam flexibilnejší a realistickejší.

Nie veľa úloh na jeden deň

Poskytnúť presný údaj o tom, koľko úloh by ste mali mať na dennom zozname, je ťažké. Závisí to od vašej situácie, ale som ochotný povedať, že na deň by malo stačiť čokoľvek medzi 5 až 10 úlohami.

Pochopte, že niektoré úlohy sú veľmi rýchle, takže je ľahšie zahrnúť viac a usporiadať ich na určité dni. Len sa uistite, že na zozname sú aj dôležité úlohy, aby ste mohli pokračovať vo svojich väčších projektoch.

Štít ochrany

Vytvorte štít ochrany okolo zoznamu úloh tak, aby na váš zoznam mohlo pristúpiť čo najmenej úloh a aby sa počet položiek v zozname počas dňa nezvýšil.Reklama

V prvom prípade sa pokúste vylúčiť zdroje pre svoje úlohy. To sa deje znížením vašich záväzkov a obmedzením projektov, ktoré máte. Faktom je, že čím viac záväzkov (alebo projektov) máte, tým je pravdepodobnejšie, že skončia ako úlohy pre váš denný zoznam.

V druhom prípade urobte svoj zoznam uzavretým. Tento koncept som sa naučil čítaním Urob to zajtra a ďalšie tajomstvá riadenia času Mark Forster. Ak chcete vytvoriť uzavretý zoznam úloh, musíte iba nakresliť čiaru pod poslednou úlohou v zozname.

Keď to urobíte, nebudete môcť do dňa počas dňa pridávať žiadne nové úlohy. Takto je zabezpečené, že s pribúdajúcim dňom počet úloh skutočne klesá.

Ako vytvoriť zoznam úloh, ktorý zvýši vašu produktivitu

Vytvoriť zoznam, ktorý skutočne môžete dosiahnuť nasledujúci deň , postupujte takto:

1. Eliminujte nepotrebné úlohy

Prejdite si svoje záväzky a rozhodnite sa, či každé z nich skutočne potrebujete.

Napríklad som bol aktívnym členom nášho miestneho počítačového klubu v mojom rodnom meste, ale potom som si uvedomil, že už na túto činnosť nemám dostatok času. Aj keď som stále členom klubu, už sa na jeho činnostiach nepodieľam. Týmto sa odstránili úlohy spojené s týmto záväzkom.

2. Nájdite si čas a naplánujte zoznam

Neponáhľajte sa s vytváraním zoznamu úloh - venujte nejaký čas fáze plánovania. Ak je to potrebné, izolujte sa pre plánovaciu časť tým, že pôjdete do samostatnej miestnosti v domácnosti (alebo dokonca do exteriéru). Týmto spôsobom si môžete úlohy poriadne premyslieť skôr, ako si ich zaradíte do zoznamu úloh.

Skúste pri plánovaní stráviť so svojím zoznamom aspoň 15 minút.

3. Presuňte dôležité úlohy na začiatok

Pri plánovaní dňa sa uistite, že dôležité úlohy sú na začiatku vášho zoznamu. Takto je zaistené, že tieto úlohy budete mať hotové čo najrýchlejšie.

Napríklad ako blogger sa ubezpečujem, že mám úlohy spojené s tvorbou obsahu na začiatku môjho zoznamu. Hneď ako sa zobudím, na tieto úlohy okamžite zaútočím a sú splnené skôr, ako idem do práce.Reklama

4. Sledujte opakujúce sa úlohy

Možno máte na zozname opakujúce sa úlohy, ale viete, koľko času im trvá?

Ak tak neurobíte, nezabudnite na to nejaký čas sledovať. To vám pomôže lepšie si naplánovať deň, pretože viete, koľko času trvá úloha a či je vo vašom rozvrhu určitý časový úsek, kedy by bolo možné úlohu vykonať.

5. Dávkové podobné úlohy

Prezrite si svoj zoznam a zistite, či existujú podobné úlohy, ktoré môžete dávkovo spracovať. Týmto spôsobom môžete niektoré úlohy dostať zo zoznamu rýchlejšie a ľahšie.

6. Definujte úlohy podrobnejšie

Nezahŕňajte do svojho zoznamu iba úlohu, ako je vytvorenie webovej stránky; uistite sa, že ste úlohu rozdelili na menšie kúsky. Čím sú úlohy menšie, tým ľahšie je ich splniť pred termínom.

7. Vykonajte niektoré prípravné práce vopred

Na určité úlohy sa vopred pripravte.

Napíšem napríklad obrysy svojich príspevkov pre hostí v nedeľu, aby som mohol ľahšie (a rýchlejšie) začať písať skutočné príspevky, keď sa zobudím. S trochou prípravnej práce veci urýchľujem a zabezpečujem, aby boli úlohy hotové, keď príde vhodný deň.

8. Automatizujte údržbu

Prirodzene, môžete použiť pero a papier na svoj osobný zoznam úloh, ale tiež skúste využiť výhody technológie. Pokúste sa v skutočnosti nájsť nástroj, ktorý by sa postaral o údržbu vášho zoznamu úloh za vás. Môj preferovaný nástroj je Nozbe , ale existujú ďalšie aplikácie na správu úloh že môžete skúsiť tiež.

9. Poznajte svoje typy úloh a harmonogram

Na záver, keď si plánujete svoj deň, položte si tieto otázky:

Čo ďalšie mám v rozvrhu?

Táto otázka sa týka vášho osobného harmonogramu. Ak napríklad cestujete, uistite sa, že váš zoznam odráža túto skutočnosť. Nepokúšajte sa preplniť zoznam príliš veľkým počtom úloh, pretože je pravdepodobnejšie, že ich splníte iba zlomok.

Je úloha vrátnikom?

Táto otázka sa pýta, či úloha blokuje ďalšie úlohy, ktoré je potrebné vykonať.Reklama

Raz za čas môžeme mať úlohu, o ktorú sa treba najskôr postarať. Až potom to urobíte, až potom sa môžete postarať o nasledujúce úlohy.

Keď sa sústredíte na sústredené vytváranie svojich zoznamov úloh, budete môcť ľahko spoznať vrátnych.

Mám na svojom zozname ľadovce?

Táto otázka sa pýta, či je vaša úloha v skutočnosti oveľa väčšia, ako sa zdá. Niekedy, keď začnete pracovať na úlohe, čoskoro si uvedomíte, že je oveľa väčšia ako to, čo ste si pôvodne mysleli (porovnajte ich s ľadovcami, kde je iba vrchol ľadovca nad vodou, ale väčšina ľadu je dole) .

Keď sa opäť vo fáze vytvárania dostatočne sústredíte na zoznam úloh, je ľahšie tieto ľadovce spozorovať a rozdeliť úlohy na menšie, lepšie zvládnuteľné kúsky.

Je úloha rozptýlená?

Nie všetky úlohy sú vytvárané rovnako: niektoré tolerujú väčšie rozptýlenie, zatiaľ čo iné si vyžadujú vašu úplnú pozornosť.

Môžem napríklad skontrolovať svoj stream na Twitteri alebo vykonať jednoduchú údržbu blogu, aj keď som okolo svojej rodiny. Tieto úlohy neodvrávajú a môžem sa o ne postarať, aj keď sa im nevenujem naplno.

Spodný riadok

Ak sa vám v zozname úloh stále nedarí dosiahnuť svoje každodenné úlohy, analyzujte dôvody, prečo sa tak stalo. Ak niečo, nebite sa za to, že ste nedokončili zoznam úloh.

Nikto nie je dokonalý a my sa môžeme poučiť zo svojich chýb.

Vytváranie skvelého zoznamu úloh vyžaduje trochu cviku. Akonáhle sa však naučíte dávať dokopy všetky veci, bude to vyzerať oveľa lepšie a celkovo budete produktívnejší.

Ďalšie tipy na zvýšenie produktivity

Reklama

Odporúčaný fotografický kredit: J. Kelly Brito cez unsplash.com