5 krokov (a 4 techniky) k efektívnemu riešeniu problémov

5 krokov (a 4 techniky) k efektívnemu riešeniu problémov

Váš Horoskop Na Zajtra

Riešenie problému je proces kontroly všetkých prvkov problému, aby ste sa dostali k riešeniu alebo ho opravili. Kroky na vyriešenie problému zahŕňajú viac aspektov problému, ktoré môžete spojiť, aby ste našli riešenie. Či už je to v skupine spoločne alebo nezávisle, proces zostáva rovnaký, ale prístup a kroky sa môžu líšiť.

Ak chcete nájsť a riešenie problémov prístup, ktorý funguje pre vás, váš tím alebo spoločnosť, musíte brať do úvahy prostredie, v ktorom sa nachádzate, a osobnosti okolo vás.



Poznanie postáv v miestnosti vám pomôže rozhodnúť sa o najlepšom prístupe k pokusu a nakoniec k najlepšiemu riešeniu.



Obsah

  1. 5 krokov na riešenie problémov
  2. 4 techniky na podporu riešenia problémov
  3. Spodný riadok
  4. Ďalšie tipy na riešenie problémov

5 krokov na riešenie problémov

Bez ohľadu na to, o aký problém ide, pri jeho riešení musíte takmer vždy postupovať podľa týchto krokov na riešenie problémov. Vynechanie ktoréhokoľvek z týchto krokov môže spôsobiť, že sa problém znova objaví alebo sa riešenie nebude implementovať správne.

Keď tieto kroky poznáte, môžete byť kreatívni v prístupe k hľadaniu riešení, ktoré potrebujete.

1. Definujte problém

Než začnete, musíte problém definovať a porozumieť mu, či už ho riešite samostatne alebo ako skupina. Ak nemáte jediný pohľad na to, v čom je problém, mohli by ste opraviť niečo, čo opravu nie je potrebné, alebo opravíte nesprávny problém.



Venujte čas vypracovaniu problému, zapíšte si ho a všetko prediskutujte, aby ste mali jasno v tom, prečo sa problém vyskytuje a koho sa týka.

2. Počať

Keď budete mať o probléme jasno, musíte začať premýšľať o každom možnom riešení . To je miesto, kde pôjdete veľký a široký, pretože chcete prísť s čo najväčším počtom alternatívnych riešení.Neberte iba prvý nápad; vybudujte čo najviac pomocou aktívneho počúvania, čím viac vytvoríte, tým pravdepodobnejšie nájdete riešenie, ktoré bude mať najlepší dopad na tím.



3. Rozhodnite sa pre riešenie

Bez ohľadu na to, ktoré riešenie zvolíte jednotlivo alebo ako tím, nezabudnite pri implementácii tohto riešenia premýšľať o dopade na ostatných. Opýtajte sa na otázky ako:

  • Ako na túto zmenu zareagujú?
  • Budú musieť niečo meniť?
  • Koho potrebujeme informovať o tejto zmene?

4. Implementujte riešenie

V tejto fáze riešenia problému buďte pripravení na spätnú väzbu a naplánujte si to. Po zavedení riešenia požiadajte o spätnú väzbu o úspechu vykonanej zmeny.

5. Skontrolujte, opakujte a vylepšujte

Zmena by nemala byť jednorazová akcia. Venujte čas preskúmaniu výsledkov zmeny, aby ste sa ubezpečili, že priniesla požadovaný vplyv a dosiahla požadované výsledky.Reklama

V prípade potreby urobte zmeny, aby ste mohli implementáciu riešenia ešte vylepšiť.

4 techniky na podporu riešenia problémov

Každý jednotlivec alebo tím bude mať odlišné potreby a môže potrebovať inú techniku, aby povzbudil každý z krokov riešenia problémov. Vyskúšajte niektorý z nich na stimuláciu procesu.

Hlasovanie 1-2-4 All Approach +

1-2-4-All je dobrý prístup k riešeniu problémov, ktorý môže fungovať bez ohľadu na to, aká veľká je skupina. Zúčastňujú sa ho všetci a rýchlo môžete vygenerovať obrovské množstvo nápadov.

O nápadoch a riešeniach sa rýchlo diskutuje a organizuje sa. Na tomto prístupe je skvelé to, že účastníci majú svoje vlastné nápady, takže pri implementácii riešení nemusíte mať viac práce na získanie buy-inu.

Ako facilitátor musíte skupine najskôr položiť otázku vysvetľujúcu problém alebo situáciu. Napríklad, aké kroky alebo nápady by ste odporučili na vyriešenie nedostatku tichých pracovných priestorov spoločnosti?

1

Keď bude otázka jasne viditeľná, skupina potom strávi 5 minút premýšľaním o otázke individuálne. Môžu si zapisovať svoje myšlienky a nápady na príspevok.

dva

Teraz požiadajte účastníkov, aby našli jedného alebo dvoch ďalších ľudí, s ktorými môžu prediskutovať svoje nápady a myšlienky. Požiadajte skupinu, aby sa pohybovala a hľadala partnera, ktorý by im pomohol spojiť sa s novými ľuďmi.

Požiadajte páry, aby venovali 5 minút diskusii o svojich spoločných nápadoch a myšlienkach.

4

Ďalej dajte skupinu do skupín po dvoch alebo troch pároch, aby ste vytvorili skupiny po 4-6. Každá skupina by nemala byť väčšia ako šesť, pretože šanca, že každý bude môcť hovoriť, sa zníži.

Požiadajte skupinu, aby prediskutovala jeden zaujímavý nápad, ktorý počuli v predchádzajúcich kolách, a každý člen skupiny zdieľa po jednom.

Skupina potom musí zvoliť preferované riešenie problému. O tomto sa nemusí hlasovať, iba o tom, ktorý skupine najviac rezonoval.Reklama

Potom požiadajte o tri kroky, ktoré by mohli byť podniknuté na implementáciu tejto zmeny.

Všetky

Dajte opäť všetkých dohromady ako skupinu a položte otvorené otázky typu Čo je to za jednu vec, o ktorej ste diskutovali, ktorá pre vás vynikla? alebo Je niečo, čo teraz po týchto diskusiách vidíte inak?

Na konci relácie budete mať k dispozícii rôzne prístupy k riešeniu problému a celá skupina prispeje k budúcim riešeniam a vylepšeniam.

The Lightning Decision Jam

Lightning Decision Jam je skvelý spôsob, ako spoločne vyriešiť problémy a dohodnúť sa na jednom riešení alebo experimente, ktorý chcete ihneď vyskúšať. Podporuje tímové rozhodovanie, ale zároveň môže jednotlivec získať svoje nápady a spätnú väzbu.[1]

Ak ako tím máte konkrétnu oblasť, v ktorej sa chcete zdokonaliť, napríklad kancelárske prostredie, je tento prístup vynikajúcim riešením na začlenenie do krokov na riešenie problémov.

Prístup sa riadi jednoduchou slučkou.

Poznamenajte si - nalepte to na stenu - hlasujte - uprednostnite

Táto technika pomocou lepiacich poznámok identifikuje hlavné problémy, podporuje ich riešenia a otvára skupinu pre diskusiu. Umožňuje každému členovi tímu hrať aktívnu úlohu pri identifikácii problémov a spôsobov ich riešenia.

Mapovanie mysle

Myšlienkové mapovanie je fantastický nástroj vizuálneho myslenia, ktorý vám umožňuje uviesť problémy do života budovaním spojení a vizualizáciou vzťahov, z ktorých sa problém skladá.

Môžete použiť myšlienkovú mapu na rýchle rozšírenie problému a poskytnúť si úplný obraz o príčinách problému a tiež riešeniach.[2].

Reklama

Riešenie problémov s myšlienkovými mapami (výukový program) - zameranie

Cieľom myšlienkovej mapy je zjednodušiť problém a prepojiť príčiny a riešenia problému.

Ak chcete vytvoriť myšlienkovú mapu, musíte najskôr vytvoriť ústrednú tému (úroveň 1). V takom prípade to je problém.

Ďalej vytvorte prepojené témy (úroveň 2), ktoré umiestnite okolo, a jednoduchým riadkom sa pripojte k hlavnej ústrednej téme.

Ak je ústrednou témou Klient vždy mení názor na poslednú chvíľu, mohli by ste mať prepojené témy ako:

  • Ako často sa to stáva?
  • Prečo to robia?
  • Čo žiadajú?
  • Ako o to požiadajú?
  • Aký to má dopad?

Pridanie týchto prepojených tém vám umožní začať zisťovať hlavné príčiny problému, pretože môžete začať vidieť úplný obraz toho, čo je potrebné vyriešiť. Keď budete šťastní, že ste pokryli šírku problému a jeho problémy, môžete začať uvažovať o tom, ako to napravíte pomocou krokov na riešenie problémov.

Teraz začnite pridávať podtémy (úroveň 3), ktoré odkazujú na každú z tém úrovne 2. Od tohto miesta môžete začať s rozsiahlymi riešeniami a nápadmi, ktoré vám pomôžu problém vyriešiť.

Pri každej z prepojených tém (úroveň 2) začnite uvažovať o tom, ako im môžete zabrániť, zmierniť ich alebo vylepšiť. Pretože sú to iba nápady na papieri, napíšte si všetko, čo vás napadne, aj keď si myslíte, že s tým klient nikdy nebude súhlasiť!

Čím viac budete písať, tým viac nápadov budete mať, kým nenájdete jeden alebo dva, ktoré by mohli vyriešiť hlavný problém.

Keď vám dôjdu nápady, urobte krok späť a zvýraznite svoje obľúbené riešenia, ktoré môžete ďalej napredovať a realizovať.

5 dôvodov prečo

Päť dôvodov, prečo môže znieť trochu kontroverzne, by ste to nemali skúšať bez toho, aby ste tím vopred pripravili.

Otázka, prečo je skvelý spôsob, ako ísť hlboko do koreňa problému, aby jednotlivec alebo tím skutočne premýšľali o príčine. Keď vznikne problém, často máme vopred vytvorené predstavy o tom, prečo k tomuto problému došlo, ktoré zvyčajne vychádzajú z našich skúseností alebo viery.Reklama

Začnite popisom problému a potom sa facilitátor môže opýtať Prečo? päť alebo viac času, kým sa dostanete k podstate problému. Spočiatku je ťažké sa stále pýtať prečo, ale je to uspokojivé, keď sa dostanete ku koreňu problému[3].

The 5 Whys

Ako facilitátor, aj keď základným prístupom je pýtať sa prečo, musíte byť opatrní, aby ste účastníka neviedli po jednej trase.

Aby ste tomu pomohli, môžete použiť myšlienkovú mapu s problémom v strede. Potom sa opýtajte otázky, ktoré povedú k vzniku viacerých sekundárnych tém okolo ústredného problému. Toto vizuálne znázornenie problému vám pomôže zistiť, prečo sú otázky okolo neho užitočnejšie.

Len čo sa dostanete k podstate problému, nezabudnite mať jasno v krokoch týkajúcich sa vykonania opravy, ktorá ho vyrieši.

Prečítajte si viac informácií o tom, ako používať týchto päť dôvodov tu .

Spodný riadok

Ak chcete opraviť problém, musíte byť najskôr v pozícii, v ktorej mu úplne rozumiete. Existuje mnoho spôsobov, ako problém interpretovať nesprávne, a najlepším spôsobom, ako mu porozumieť, je rozhovor s tímom alebo s jednotlivcami, ktorí ho prežívajú.

Po dosiahnutí súladu môžete začať pracovať na riešeniach, ktoré budú mať najväčší vplyv prostredníctvom efektívnych krokov na riešenie problémov.

V prípade závažnejších alebo zložitejších problémov je často vhodné rozdeliť riešenie na menšie akcie alebo vylepšenia.

Vyskúšajte tieto vylepšenia v krátkych iteráciách a potom pokračujte v konverzáciách, aby ste skontrolovali a vylepšili riešenie. Implementácia všetkých týchto krokov vám pomôže prekonať problémy a zakaždým nájsť užitočné riešenia.

Ďalšie tipy na riešenie problémov

Odporúčaný fotografický kredit: Vy X Ventures cez unsplash.com Reklama

Odkaz

[1] ^ Planéta UX: Lightning Decision Jam: Workshop to Solution Any Problem
[2] ^ Zameranie: Riešenie problémov s myšlienkovými mapami (návod)
[3] ^ Expertné riadenie programu: The 5 Whys

Kalórií