Vyžaduje si odhodlanie zostať sústredený a urobiť svoj týždeň produktívnym. Z prieskumu uskutočneného na Kalifornskej univerzite vyplynulo, že po rozptýlení od úlohy potrebujete na zaostrenie 30 minút^[1]. Ako môžeme vyplniť naše týždenné zoznamy úloh, keď nás už toľko pozornosti odvádza?

Od zavedenia nových technológií a popularizácie práce na diaľku môžete očakávať čoraz viac odvádzania pozornosti. Medzitým je možné zbaviť sa tlaku a bremena, keď zvládnete organizáciu svojich domácich prác, úloh a povinností týždennými zoznamami úloh.

Obsah

1. Čo je zoznam úloh?
2. Ako pripraviť týždenné zoznamy úloh
3. Ako uprednostniť zoznamy úloh
4. Záverečné myšlienky
5. Ďalšie tipy, ako postupovať

Čo je zoznam úloh?

Zoznam úloh je rozvrh, ktorý obsahuje rozpis toho, čo potrebujete a kedy to musíte urobiť. Podstatou zoznamu úloh je umožniť vám zjednodušiť si život a zlepšiť správu úloh.

Ako pripraviť týždenné zoznamy úloh

Postupujte podľa týchto krokov a pripravte sa na budúci týždeň s komplexným a jednoduchým zoznamom úloh.

1. Vyberte kanál

Je dôležité nájsť médium, ktoré vyhovuje vašim zoznamom úloh.Môžete použiť pero a tlačiteľný zoznam úlohalebo využite digitálne aplikácie na správu vašich týždenných zoznamov úloh. Výskum však naznačuje, že si informácie lepšie zapamätáte, keď budete písať ručne^[dva]. Napriek tomu nájdite, čo vás pomáha viac motivovať, a držte sa toho.

2. Vytvorte viac zoznamov

Vaše viaceré zoznamy by mali obsahovať:

• Hlavný zoznam
• Týždenný zoznam projektov
• HIT zoznam

Váš hlavný zoznam obsahuje všetky úlohy, ktoré chcete z dlhodobého hľadiska dosiahnuť. Napríklad absolvujte všetky kurzy Lifehacku, vyčistite vaňu atď. Váš zoznam projektov obsahuje všetky úlohy, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť v priebehu nasledujúcich siedmich dní. A potom váš veľmi pôsobivý zoznam alebo zoznam HIT obsahuje úlohy, ktorým sa musíte venovať do 24 hodín.

Každý večer identifikujte položky, ktoré musíte presunúť z týždenného zoznamu úloh na ďalší deň do zoznamu HIT.Reklama

3. Urobte to jednoduchým

Vaše týždenné zoznamy úloh by nemali byť zastrašujúce. Zoznam HIT môžete zjednodušiť zvýraznením úloh a povinností, ktoré chcete dnes dokončiť, a rozdelíte ich na dve časti. Desať položiek je ideálnych pre váš HIT zoznam.Akumulácia vašich položiek v zozname HIT tvorí váš týždenný li

Začnite svoj zoznam HIT dvoma alebo tromi dôležitými úlohami, ktoré musíte vykonať do 24 hodín. Takto nestrácate čas čistením vane namiesto dokončovania prezentácie, ktorá má prísť zajtra ráno.

4. Zlomte ciele

Namiesto toho, aby ste mali napríklad položku na knihe Kindle, môžete byť konkrétnejší tým, že urobíte lepšie zvládnuteľné svoje ciele. Takto vylúčite faktor strachu. Môžete mať niečo ako: napíšte osnovu knihy v pondelok, napíšte prvú kapitolu v utorok a ďalšiu kapitolu nasledujúci deň.

5. Uveďte podrobné informácie

Na dokončenie úlohy by ste mali podporiť každú položku vo svojom týždennom zozname úloh informáciami. Ak napríklad položka hovorí, že sa chcete zaregistrovať na kurz, mali by ste uviesť webovú stránku a názov kurzu. Takto si ušetríte čas na zháňanie informácií neskôr.

6. Čas každú položku

Na dokončenie všetkých úloh vo svojich týždenných zoznamoch úloh máte každý týždeň 10 080 minút. Je rozumné prideliť čas každej položke na vašom zozname. Napríklad: Napíšte úvod od 9:00 do 12:00, od 16:00 do 17:00 vyčistite vaňu, od 17:00 do 18:00 si môžete vyzdvihnúť potraviny v supermarkete. Po vypršaní času prejdete na ďalšiu položku.

7. Vytvorte prestávky

Po vyčistení vane si musíte pred odchodom trochu oddýchnuť. Môžete venovať 15 minút relaxácii mysle alebo príprave na ďalšiu úlohu.

8. Zviditeľnite ho a zverejnite

Zoznam úloh môžete zdieľať so svojím partnerom pre zodpovednosť.Tiež ich zverejnite vo svojich poznámkach alebo do digitálneho kalendára, do ktorého majú prístup všetci členovia tímu.

9. Pridelte čas na plánovanie

Príprava týždenných zoznamov úloh si vyžaduje určitý čas. Najlepším riešením je naplánovať si čas na vykonanie tejto úlohy. Zablokujte svoje piatkové popoludnie na organizovanie položiek vo vašich týždenných zoznamoch úloh.Reklama

10. Začnite čerstvou bridlicou

Nedovoľte, aby staré úlohy upchávali váš rozvrh. Zaistiťkaždý týždeň si môžete usporiadať úlohy pomocou nového zoznamu. Vyplňte si svoj HIT zoznam každý deň, aby ste neblokovali svoje týždenné zoznamy projektov so starými položkami.

Teraz nestačí pripraviť si týždenné zoznamy úloh; musíte zvládnuť, ako určovať priority v zozname, aby ste dosiahli maximálnu produktivitu.

Ako uprednostniť zoznamy úloh

Pomocou nasledujúcich techník maximalizujete svoju produktivitu prostredníctvom určovania priorít.

1. Použite metódu Getting Things Done (GTD)

David Allen, expert na produktivitu a autor, potvrdil, že môžete byť produktívni napriek tomu, že máte dlhý zoznam úloh. To, čo sa plánuje, je to, čo sa počíta. The Technika vybavovania vecí vám umožňuje zamerať sa na svoje najimpaktnejšie úlohy (MIT) namiesto počtu úloh.

2. Zamerajte sa iba na jednu úlohu

Ste si vedomí, ktorej úlohe je potrebné urgentne venovať pozornosť. Všetko, čo sa potrebujete, je zamerať sa na danú úlohu a jej termín splnenia skôr, ako sa pustíte do ďalšej.

Nie je to dlhý zoznam, ktorý zabíja, ale multitasking .

Ak sa rozhodnete nepoužívať viac vecí naraz, uvedomíte si, že v zložitých projektoch môžete dosiahnuť výrazný pokrok. Nielen to, ale aj vaša úroveň stresu sa zníži a viac radosti nájdete pri úlohách, ktoré dokončujete^[3].

3. Zhodnoťte svoj týždenný pokrok

Nie je ľahké zvoliť niekoľko dôležitých plánov na každý týždeň. Preto musíte každý víkend uvažovať o tom, čo fungovalo predchádzajúci týždeň a čo nie.Reklama

Kedykoľvek úlohu dokončíte, neoznačujte ju iba ako splnenú, ale označte ju ako pokrok.

V piatok večer, posúďte svoj zoznam pokroku, a preštuduj si každú položku. Ako by sa to dalo vylepšiť? Postupujte podľa tohto postupu každý týždeň.

4. Požiadajte o pomoc

Niekedy sa veci vymknú spod kontroly. Najlepšou stratégiou je požiadať o pomoc svojich spoluhráčov, manažérov alebo partnera zodpovedného za zodpovednosť.

Vyhnite sa otáľaniu s aktivitami, ktoré presahujú vaše možnosti.

5. Naučte sa povedať Nie

Niekedy sa cítite nútení súhlasiť s každou požiadavkou a radšej by ste obetovali všetky položky vo svojich týždenných zoznamoch úloh, aby ste povedali áno.

Povedz nie^[4]na veci, ktoré váš harmonogram a energia nemôžu pojať. Robte to, čo sa počíta pre dosiahnutie vašich dlhodobých cieľov.

Naučte sa, ako povedať nie pomocou tento článok .

6. Zamerajte sa na výsledky, nie na metódu

Zameranie na výsledky vám pomôže určiť, ako hodnotiť vaše výsledky. Ak sa zameriavate na metódy, môže byť pre vás ťažké povedať, či bola položka dosiahnutá.Reklama

Prístup zameraný na výsledky vám umožní označiť váš cieľ ako pokrok.

7. Podeľte sa o svoju stratégiu produktivity

Keď zdieľate to, na čom pracujete, so svojimi spoluhráčmi, pomôže vám to tešiť sa z maximálnej úrovne podpory. Keď navyše zrealizujete svoje ciele, podeľte sa o výsledky so svojím tímom a inšpirujte ich, aby urobili to isté.

8. Vyberte Témy pre váš týždeň

Ak máte rôzne úlohy, môžete týždenné zoznamy úloh rozdeliť do piatich dní s rôznymi pracovnými sekciami. Potom tieto úlohy plňte každý týždeň. Uistite sa, že svojich spoluhráčov nosíte pri každodennom sústredení.

Jack Dorsey^[5], Generálny riaditeľ spoločnosti Twitter, bol vysoko zameraný, keď vykonával 80 hodín práce týždenne v dvoch spoločnostiach. Výnimočne sa sústredil na plánovanie svojho dňa, a preto vytvoril tému pre svoj týždeň:

• Pondelok: venujte sa otázkam riadenia
• Utorok: Práce na výrobkoch
• Streda: Marketing, komunikácia a rast
• Štvrtok: Vývojári a partnerstvá
• Piatok: Firemná kultúra

Steve Jobs bol produktívny aj vďaka svojmu dôslednému plánu. V pondelok usporiadal výkonné stretnutia, zatiaľ čo stredy zasvätil reklame a marketingu.

9. Rešpektujte čas ostatných

Nikto nemá rád vyrušovanie, či už prostredníctvom stretnutí alebo e-mailov. Rešpektujte čas ostatných: žiadne texty, e-maily ani volanie na zbytočné stretnutia. Ak to urobíte, ostatní budú pravdepodobne rešpektovať váš čas a pomôžu vám vyhnúť sa zbytočnému vyrušovaniu.

Záverečné myšlienky

Týždenné zoznamy úloh môžu byť skvelým nástrojom na zaistenie zodpovednosti a plnenia úloh. Použite svoje zoznamy úloh na maximalizáciu času tým, že splníte menší súbor dôležitých úloh a urobíte maximum.

Precvičte si určovanie priorít tak, že najskôr splníte svoje najdôležitejšie úlohy a budete okamžite cítiť produktivitu. To vás bude motivovať, aby ste sa presadili do konca týždňa.Reklama

Ďalšie tipy, ako postupovať

• Ako vytvoriť zoznam úloh a vlastne dokončiť prácu
• 24 najlepších aplikácií so zoznamom úloh, vďaka ktorým budete v roku 2020 na dobrej ceste
• Ako v skutočnosti máte hotové veci so svojím zoznamom úloh

Odporúčaný fotografický kredit: Emma Matthews Výroba digitálneho obsahu cez unsplash.com

Odkaz