AKO VYTVORIŤ ZOZNAM ÚLOH A VLASTNE DOKONČIŤ PRÁCU

Jedným z najúčinnejších spôsobov, ako znížiť stres a preťaženie, keď máte obavy z práce, je sadnúť si s perom a kúskom papiera a napísať všetky veci, ktoré musíte urobiť. Aký autor Dokončiť veci , David Allen volá zametanie mysle. Zbaví váš mozog kognitívneho preťaženia a keď uvidíte zoznam všetkých vecí, ktoré musíte urobiť, získate pocit pohodlia s vedomím, že to nie je také zlé, ako vám hovoril mozog.

Čitanie všetkých vecí, ktoré musíte urobiť, sa však nedostane do práce. Je to iba prvý krok.

Ak chcete mať skutočne prospech z vytvorenia zoznamu úloh, môžete urobiť niekoľko vecí, vďaka ktorým bude váš zoznam úloh oveľa efektívnejší.

1. Majte jasno v tom, čo musíte urobiť

Často sa pozerám na to, že robím zoznamy s napísanými úlohami ako Porozprávaj sa s Timom alebo Pripravte si prezentáciu . Problém s písaním takýchto úloh nie je jasný. Existuje niekoľko otázok, ktoré zostávajú nezodpovedané. Porozprávajte sa s Timom o čom? Aká prezentácia? Čo je potrebné pripraviť?

Keď napíšete úlohu, budete vedieť, čo chcete robiť; ale po víkende alebo niekoľkých dňoch sa to, čo chcete dosiahnuť, stalo bahnitým a nejasným. Oveľa lepšie je písať Porozprávajte sa s Timom o budúcotýždňovej ceste do Berlína alebo pripraviť osnovu na budúcotýždňovú prezentáciu predstavenstvu . Iste, napísanie ďalších slov môže trvať ešte pár sekúnd, ale neskôr, keď prídete túto úlohu, poďakujete sa.

Takéto písanie úloh dáva jasne najavo, čo chcete robiť . A keď si sadnete, aby ste začali svoju prácu, budete presne vedieť, čo je pri vykonávaní týchto úloh potrebné, aby ste sa mohli lepšie rozhodovať, na čom pracovať.Reklama

Ušetrí to tiež veľa času, pretože zrozumiteľnosť znamená, že budete môcť získať správne súbory a začať hneď, namiesto toho, aby ste sa museli pár minút snažiť spomenúť si, čo musíte urobiť.

2. Nedávajte úlohy náhodne

Je veľmi lákavé pridať dátum ku každej úlohe, ktorú napíšete - nechcete na to zabudnúť, však? - Problémom s náhodným zoznamovaním sa s každou úlohou, ktorú si zadáte do zoznamu úloh, je to, že ohromujúci denný zoznam úloh, ktoré nemusíte robiť v deň, ktorý ste si vybrali, a buď si naplánujete nové úlohy, alebo ich budete len ignorovať.

Namiesto toho sa staňte strategickejšími. Dátum úlohy stanovte, iba ak to chcete urobiť v ten deň. Denne som videl, ako robím zoznamy s dvadsiatimi až tridsiatimi úlohami, keď má človek deň za sebou stretnutia. Za týchto okolností neexistuje žiadny spôsob, ako sa úlohy dajú splniť.

Je v poriadku, ak si úlohu pripomenutia uložíte do svojho denného zoznamu úloh - niečo ako PRIPOMENUTIE : Skontrolujte projekt X - Je potrebné niečo robiť? Alebo vytvorte zoznam uskutočňovaných hovorov a majte jednu dennú úlohu, ktorá vám hovorí, aby ste si skontrolovali zoznam hovorov. Pracujte len na tom, aby bol váš denný zoznam úloh zvládnuteľný a realistický.

Ak každý týždeň strávite trochu času plánovaním týždňa podľa toho, čo máte v kalendári, pomôže vám to zefektívniť váš zoznam úloh. Potom môžete k svojim úlohám pridať dátumy. Ak máte v kancelárii pokojný deň bez stretnutí, pripravte si dlhší zoznam úloh. Ak nie ste na služobnej ceste, znížte počet úloh v zozname.

3. Udržujte svoj denný zoznam na viac ako desať úloh

Keď to navrhnem ľuďom, často sa mi smejú. Veria, že sú oveľa zaneprázdnenejší a musia mať na svojom zozname najmenej dvadsať úloh.Reklama

Problém tu je so všetkými rozptýleniami, núdzovými situáciami a prerušeniami, ktoré každý deň dostanete; Nechystáte tých dvadsať úloh splniť. Na konci dňa sa dostanete frustrovaní, pretože si preplánujete dvadsaťpäť až päťdesiat percent úloh, ktoré ste mali na zozname.

Namiesto toho na konci dňa venujte asi desať až pätnásť minút uprednostňovaniu nasledujúceho dňa. Vyberte zo zoznamu desať najdôležitejších úloh a nejakým spôsobom ich zvýrazniť. Mnoho správcov úloh má spôsob, ako označiť úlohy, a tak môžete pridať príznak k 10 úlohám, ktoré chcete splniť nasledujúci deň.

Nielenže sa tým sústredíte na to, čo je dôležité, ale tiež vás to núti vyberať si úlohy, ktoré budú mať najväčší pozitívny vplyv na váš deň.

Keď týmto spôsobom začnete uprednostňovať svoj zoznam úloh, prirodzene sa stanete sústredenejšími a strávite viac svojho drahocenného času úlohami, ktoré vás posunú vpred vo vašich projektoch a cieľoch.

4. Zoskupte podobné úlohy dohromady

Keď sa pozriete na svoj zoznam úloh, všimnete si, že veľa úloh má podobnú povahu.

Telefonovanie napríklad zákazníkom. Ak máte na svojom dennom zozname dve alebo tri úlohy, ktoré zahŕňajú volanie zákazníkom, zoskupte ich dohromady a robte ich súčasne. Naplánujte si zhruba tridsať minút na to, aby ste hovorili a robili ich jeden po druhom. Rovnako, ak máte úlohy spojené s e-mailom, zoskupte ich tiež. Uvidíte, že toho urobíte oveľa viac a vaša myseľ sa oveľa viac sústredí na prácu, ktorú robíte.Reklama

Pri celodennom prepínaní medzi rôznymi typmi práce môže byť chaotické. Pre vašu efektivitu a produktivitu je oveľa lepšie robiť podobné úlohy spoločne . Máte otvorené správne nástroje (aplikácie, e-mail po telefóne atď.) A ušetrí vám to veľa času.

5. Urobte svoj zoznam úloh motivujúcim

Keď píšete úlohy, ako je odpoveď na e-mail alebo telefonické hovory so zákazníkmi, neexistuje tam skutočná motivácia. Je to len pocit, akoby ste prechádzali rutinou práce. Ak je to možné, napíšte úlohy ako e-mailová schránka na nulu a zavolajte svojim zákazníkom, aby boli spokojní. Môže sa to zdať zjednodušujúce, ale zoznam úloh nemá často emocionálnu hodnotu. Je to iba zoznam práce.

Aby bol zoznam inšpiratívnejší, písať úlohy tak, aby vyvolali emocionálnu reakciu . Urobiť svojim zákazníkom radosť bude viac motivujúce ako to, že im iba zavoláte, pretože to je vaša práca alebo súťažiť sami so sebou, aby ste každý deň dostali e-mailovú schránku na nulu, dodáva úlohe trochu viac iskry.

Ďalším spôsobom, ako zvýšiť motiváciu svojho zoznamu úloh, je urobiť to aby bol denný zoznam krátky . Ako som už napísal vyššie, ak váš denný zoznam úloh nemá viac ako desať úloh, bude sa vám zdať dosiahnuteľný. Ak má na sebe dvadsať až tridsať úloh, bude sa cítiť jednoducho ohromujúci. Ďaleko lepšie je pozrieť sa na svoj denný zoznam a cítiť sa inšpirovaný, ako sa pozrieť na svoj zoznam a cítiť sa demotivovaní.

6. Vykonajte týždennú kontrolu

Pre každého, kto čítal knihu Davida Allena Dokončiť veci kniha, budete vedieť všetko o týždennej recenzii. Napriek tomu ma prekvapuje, koľko ľudí to preskočí. Ak chcete, aby bol váš zoznam úloh stále efektívny a aktuálny, je nevyhnutná týždenná kontrola.

Počas týždňa, keď sa ponáhľate okolo a robíte veci, vám budú chýbať. Sme ľudské bytosti a zabudneme zaškrtnúť úlohy, ktoré sme vykonali, pridáme úlohy citlivé na čas a nepridáme dátum a zabudneme pridať úlohy. Týždenná kontrola je miesto, kde sa na hodinu zastavíte a urobíte si veľký obraz o tom, čo musíte urobiť.Reklama

V ideálnom prípade by vaša týždenná kontrola mala byť vykonaná na mieste bez rozptýlenia, takže sa môžete sústrediť iba na prácu, ktorú musíte urobiť, a naplánovať si nasledujúci týždeň. Spojte všetky svoje úlohy - možno ste si úlohy zapísali do poznámkového bloku a nepridali ste si ich do zoznamu úloh - a vymažte úlohy, ktoré už nie sú potrebné alebo boli splnené.

Týždenná kontrola vám dáva úplnú kontrolu. Umožňuje vám zostať nad svojou prácou, rozhodovať o tom, čo treba urobiť ďalej a čo sa dá odložiť na neskôr. Je to najlepší spôsob, aký poznám začiatok týždňa s plánom a smerom a je to spôsob, ako sa ubezpečiť, že robíte správne veci a nenecháte sa chytiť drobnými úlohami, ktoré vás neposunú vpred vo vašich projektoch alebo cieľoch.

Spodný riadok

Pri správnom použití môže byť zoznam úloh motiváciou a hnacou silou, ktorá vás bude viesť k tomu, aby ste odviedli čo najlepšiu prácu a dosiahli úžasné veci. Neustále vás sústredí na dôležité veci a prestane vám chýbať úlohy, ktoré by sa inak mohli stratiť.

Zoznamy úloh vám tiež pomôžu znížiť stres a nadmernú záťaž, pretože namiesto toho, aby ste sa snažili pamätať si všetko, čo máte v hlave, ste externalizovali všetku prácu, ktorú musíte urobiť, uvoľnením priestoru vo svojej mysli na ďalšie tvorivé úsilie.

Zrekapitulujme si kľúčové body so sebou:

Píšte úlohy, aby bolo úplne jasné, čo musíte urobiť. Ak niekomu musíte volať, vložte do úlohy jeho telefónne číslo, aby ste šetrili čas hľadaním čísla.
Pridajte dátumy, ktoré majú zmysel a nie sú náhodné. Ak váš denný zoznam úloh obsahuje iba úlohy, ktoré sa musia v ten deň vykonať, budete sa oveľa viac sústrediť na správnu prácu.
V zozname úloh povoľte maximálne desať až dvanásť označených úloh denne. To neznamená, že robíte iba tieto úlohy. Ak máte na konci dňa čas a energiu, môžete vždy urobiť viac.
Zoskupte podobné úlohy, aby ste sa mohli sústrediť na typ práce, ktorú súčasne vykonávate. To pomáha vyhnúť sa riziká viacerých úloh .
Napíšte svoje úlohy, aby boli zmysluplné a motivujúce. Chcete sa pozrieť na svoj zoznam a mať motiváciu uviaznuť a robiť prácu.
Nenechajte si ujsť úplnú týždennú kontrolu. Toto je lepidlo, ktoré udržuje všetko pohromade a relevantné.