Stretnutie jeden na jedného je rozhodujúcim a často podceňovaným nástrojom riadenia.

Je to nielen čestný spôsob spojenia so zamestnancami a zdieľania potrebných informácií s nimi, ale je to tiež vynikajúci spôsob ako počúvať ich spätnú väzbu.

Čo je ešte dôležitejšie - stretnutie na jednom stretnutí je príležitosťou formovať skúsenosti a vnímanie vášho zamestnanca ako šéfa vášho zamestnanca. V mnohých prípadoch sa to, čo si o vás a vašom štýle riadenia myslia, prejaví aj v ich názore na celú spoločnosť alebo organizáciu, ktorú zastupujete.

Usporiadanie efektívnych stretnutí jeden na jedného by malo byť pre vás ako manažéra alebo vedúceho tímu prioritou. 11 tipov uvedených v tomto článku vám pomôže vyťažiť z tohto rozhodujúceho času maximum.

1. Dostaňte sa do správneho zmýšľania

Správne stretnutie na jednom stretnutí začína už pred stretnutím, keď si pripravujete poznámky a svoj postoj k nim.

Vidieť stretnutie jedného na jednom ako nevítané rozptýlenie v rušnom dni vás nedostane ďaleko.

Namiesto toho si urobte chvíľku očistu mysle a zamerajte sa na osobu, s ktorou sa stretnete.

Začnite tým, že skontrolujete svoje poznámky z predchádzajúceho osobného stretnutia s daným zamestnancom, prezrite si ich najnovšie štatistiky výkonnosti, označte všetky sťažnosti alebo pochvaly, ktoré ste o nich dostali.

2. Urobte z stretnutí jedného na jedného pravidelnú vec

Frekvencia vašich individuálnych vzťahov do veľkej miery závisí od veľkosti vašej spoločnosti a vášho štýlu riadenia. Niektoré zdroje tvrdia, že takéto stretnutia by mali byť týždenné, zatiaľ čo iné tvrdia, že trik by stačil.

Dobrým nápadom je stanoviť nasledujúce opakujúce sa stretnutie na koniec každého aktuálneho stretnutia, aby si ho mohli obe strany naplánovať vopred.

Zamyslite sa nad frekvenciou a dĺžkou, ktoré by sa vám alebo vašim zamestnancom nezdali príliš, ale stále by stačili na to, aby ste udržali všetkých v kontakte a udržiavali nepretržitý kontakt.Reklama

Noví zamestnanci by mali mať individuálnych zamestnancov častejšie, najmenej raz za týždeň alebo dva týždne.

Vďaka opakovaným stretnutiam jeden na jedného je zdieľanie spätnej väzby rutinou a podporuje sa kultúra čestnosti. Okrem toho pravidelné osobné rozhovory umožňujú zamestnancom cítiť sa v spoločnosti pochopení, dôveryhodní a vážení - a tak sa zvyšuje ich vnútorná motivácia.

3. Stanovte časový limit pre stretnutia

Naplánujte si na tieto rozhovory dostatok času, ale tiež im neskracujte čas.Nikto sa nebude tešiť na stretnutia, ktoré stratia pozornosť a budú sa ťahať navždy.

Optimálna dĺžka každého sedenia závisí aj od frekvencie týchto stretnutí - napríklad ak sa stretávate každý týždeň, môže stačiť 30-minútové sedenie. Ak sa stretnete raz za štrnásť dní alebo mesiac, môže byť efektívnejších 60 minút.

Úspešní manažéri, ako napríklad Andy Grove, spoluzakladateľ a bývalý generálny riaditeľ spoločnosti Intel, odporúčali, aby si robili individuálne, ktoré trvajú najmenej jednu hodinu: ‘

Z mojej skúsenosti však vyplýva, že podriadený sa obmedzuje na jednoduché veci, ktoré sa dajú rýchlo zvládnuť.

4. Vytvorte zoznam tém, o ktorých sa dá diskutovať

Rozbehnúť rozhovor môže pomôcť všeobecný plán alebo štruktúra stretnutia, najmä na prvých stretnutiach. Za každých okolností sa však nemusíte držať plánu. Berte to skôr ako referenciu, ktorá vám môže pomôcť v prípade, že sa konverzácia zasekne alebo bude príliš ďaleko od témy.

Program schôdze môže byť tiež užitočný, ak je zamestnanec introvertný a pravdepodobne nebude hovoriť sám.

Môžete napríklad pripraviť tri až päť tém, ktoré vás zaujímajú najviac. Prípadne môžete mať pred sebou zoznam otázok, ale nezabudnite, že ste flexibilní - nemusíte sa pýtať na všetky, ak konverzácia plynie prirodzene.

Niekoľko nápadov na otázky, ktoré pravdepodobne prinesú dôkladné odpovede:

• V ktorej časti dňa sa cítiš najproduktívnejšie? Máte pocit, že na zlepšenie svojej pohody a produktivity potrebujete iný pracovný čas?
• Aké sú tvoje posledné úspechy, na ktoré si hrdý?
• Máte nejaké návrhy, ktoré by nám mohli pomôcť lepšie pracovať ako tím?
• Je v tíme niekto, s kým sa vám ťažko pracuje? Mohli by ste vysvetliť prečo?
• Ktoré z vašich úloh vás stále zaujímajú a inšpirujú? Existuje spôsob, ako urobiť svoje každodenné úlohy pútavejšími?
• Aké sú hlavné prekážky vo vašom súčasnom projekte? Môžem nejako pomôcť pohnúť s tým ďalej?
• Čo vás vo vašej práci alebo kancelárskom prostredí všeobecne znepokojuje? Cítili ste sa tu niekedy podhodnotený?
• Máte pocit, že sa v práci dosť učíte? O ktorých oblastiach by ste sa chceli dozvedieť viac?
• Čo môžem urobiť, aby som zlepšil svoj štýl riadenia alebo aby som ťa lepšie podporoval?
• Na ktorých projektoch alebo úlohách by ste mali záujem pracovať ďalej?

Typ Pro: Reklama

Bývalý generálny riaditeľ spoločnosti Google Eric Schmidt začínal svoje osobné stretnutia porovnávaním svojich zoznamov s tými, ktoré mali jeho zamestnanci pripraviť pred stretnutím.^[1]Položky nájdené v oboch zoznamoch dostali prioritu, pretože to boli pravdepodobne najpálčivejšie problémy.

5. Nechajte to ležať a zmeňte nastavenie

Ak máte v úmysle viesť so svojím zamestnancom úprimný, uvoľnený a úprimný rozhovor, myslite nielen na svoje slová a reč tela, ale aj na atmosféru na stretnutí.

Vaším cieľom je byť profesionálny a produktívny, ale nie nevyhnutne nepríjemný alebo zastaraný.

Najskôr si nájdite miesto na oddych pre súkromný rozhovor. Útulný nábytok, teplé farby, kancelárske rastliny alebo dokonca iný pohľad z okna má potenciál podnietiť nové nápady a návrhy. Nemusíte sa však ani len držať konferenčnej miestnosti - čo tak vyraziť na prechádzku alebo si dať kávu v neďalekej kaviarni?

CEO softvéru na sledovanie produktivity DeskTime, Artis Rozentals je presvedčený, že stretnutia jeden na jedného by sa mali konať mimo obvyklých obmedzení úradu:

Našiel som príležitosť ísť na dlhší jeden na jeden obed s každým členom môjho tímu a diskutovať o všetkom v neformálnej atmosfére.

Dodáva, že neformálnosť neznamená, že stretnutie sa uskutoční bez prípravy.

Pred stretnutím vypracujem aktuálne otázky a údaje a zdieľam ich s príslušným zamestnancom, aby sme obaja prišli pripravení a plodne sa rozprávali.

6. Zamerajte sa na zamestnanca

Zamestnanec by mal byť hlavným zameraním konverzácií jeden na jedného. Slávny americký podnikateľ a autor Ben Horowitz odporúča, aby manažér hovoril iba 10% času , a zvyšok rozhovoru je ponechaný na člena tímu.

Pamätajte - ako človek v mocenskej pozícii by ste mali odložiť svoje ego stranou a podporovať svojho zamestnanca, ako môžete.

V ideálnom prípade bude rozhovor prirodzene prebiehať okolo toho, na čom mu bude záležať. Ak nie, položte otvorené otázky, ktoré by im mohli pomôcť vypracovať si pozíciu a vyjadriť spätnú väzbu (pozri tip č. 4).Reklama

7. Počúvaj, ako to myslíš vážne

Vašou úlohou nie je iba nechať zamestnanca rozprávať. Je to tiež aktívne počúvať. To znamená, že neposlúchaš len preto, aby si bol zdvorilý. V skutočnosti sa snažíte pochopiť a zapamätať si všetko, čo sa zdieľa.

Niektoré techniky aktívneho počúvania:

• Buďte otvorení, sebavedomí a počúvajte osobu bez toho, aby ste vyvodzovali jednostranné závery.
• Ukážte zamestnancovi, ktorému venujete pozornosť, a občas zhrňte, čo hovorí.
• Skontrolujte, či ste niektorým tvrdeniam porozumeli správne, aby ste predišli nedorozumeniam (napríklad „Rozumel som správne, že by ste chceli, aby sa k tomuto projektu pripojil marketingový tím, aby ste predišli ďalším oneskoreniam?“).
• Buďte vnímaví na všetko, čo počujete - dokonca aj na kritiku vašej spoločnosti alebo vášho vlastného výkonu.

8. Zdieľajte príslušné informácie

Už sme spomínali, že zamestnávateľ by mal menej rozprávať a viac počúvať. Ak však máte niečo dôležité povedať a týka sa to osobne alebo profesionálne tohto zamestnanca, je čas povedať to na jednom stretnutí.

Pripravujete nový projekt alebo stratégiu, o ktorej by mal zamestnanec vedieť? Testujete nejaké nové taktiky riadenia a chceli by ste, aby boli na palube? Chystajú sa nové zmeny obzvlášť na spoločnosť alebo váš tím?

Nezabudnite udržiavať každého zamestnanca v obraze, aby ste sa vyhli klebetám ​​a dezinformáciám v kancelárii. Ak im oznámite tieto správy osobne, budú sa tiež cítiť viac cenení a vážení.

9. Zapisujte si poznámky

S najväčšou pravdepodobnosťou máte na starosti viac ako jedného alebo dvoch zamestnancov, takže by ste sa nemali spoliehať na to, že vaša pamäť zaznamená všetky dôležité body, ktoré každý člen tímu vyzdvihne.

Počas schôdzky sa však neodporúča písať poznámky. Prečo?

Otvorený notebook sa dá ľahko interpretovať ako roztržitý a konverzácia ho veľmi nezaujíma.

Takže budete musieť robiť si poznámky po starom - tak, že si ich zapíšete do zošita, denníka alebo kúska papiera.

Robenie poznámok umožní členovi vášho tímu vidieť, že sa schôdzke aktívne venujete a že stanovené body budú zohľadnené. Inými slovami - že to nie je len strata času.

10. Odíďte s úlohou alebo so sebou

Rovnako ako všetko ostatné súvisiace s podnikaním, aj stretnutia jeden na jedného by mali mať účel a dosiahnuteľný výsledok. Inými slovami, uistite sa, že vy, váš zamestnanec alebo v ideálnom prípade obaja, odchádzate s úlohami alebo úlohami, ktoré majú byť splnené.Reklama

Ak to chcete umocniť, pošlite po e-maile rýchly e-mail s omladením hlavných vecí, ktoré ste prešli. Takto zabezpečíte, že ste obaja na jednej stránke a viete o ďalších krokoch, ktoré by každá strana mala urobiť.

Súhrnný e-mail vám zaberie ešte pár minút času, ale z dlhodobého hľadiska sa nepochybne vyplatí.

11. Nezabudnite na seba so svojimi vzdialenými pracovníkmi

V súčasnosti čoraz viac manažérov pracuje s tímom, ktorý čiastočne (alebo úplne) pozostáva zo vzdialených pracovníkov. Ak ste jedným z nich, vedzte toto:

Stretnutia jeden na jedného sú ešte dôležitejšie, pokiaľ ide o váš vzdialený tím.

Prečo? Pretože každý deň v kancelárii môžete cítiť sentiment vášho interného tímu. Zároveň nemusíte mať ani tušenie o tom, ako sa cítia vaši externí alebo vzdialení zamestnanci.

Výkonný riaditeľ pre tlač na požiadanie Tlačové , Davis Siksnans, riadi spoločnosť s 500 zamestnancami na dvoch kontinentoch. Okrem toho, že má štvrťročné stretnutia pre všetkých zamestnancov, vyžaduje, aby manažéri mali pravidelné osobné stretnutia s každým zo svojich členov tímu,^[2]okrem polročných preskúmaní výkonnosti.

Poukazuje na:

Je to skvelý spôsob, ako ukázať, že manažérom záleží na výkone a dobrých životných podmienkach zamestnanca. Prídu témy, ktoré by sa inak v pravidelnej diskusii nedali, napríklad hudba, ktorá sa hrá v kancelárii.

Santa Lice-Kruze, riaditeľka HR v Printful Latvia, súhlasí s Davisom a inzeruje:

Konverzácie musia byť postavené na základe transparentnosti a vzájomnej dôvery. Je čas sa opýtať, ako sa tomu človeku darí, ohľadom jeho rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom, zdraviu, činnostiam mimo práce atď. Určite sa musíte opýtať, či a ako môžete s čímkoľvek pomôcť.

Pozerajte sa so svojimi zamestnancami do očí

Ako manažér musíte byť dôslední vo všetkom, čo robíte - a stretnutia jeden na jedného nie sú výnimkou. Nemusia sa konať každý deň alebo dokonca každý týždeň, musíte sa im však vždy zaviazať.Reklama

Pamätajte - vaším hlavným cieľom je podpora výkonnosti vašich zamestnancov. Pravidelný osobný rozhovor s každým z ľudí, ktorí sa vám hlásia, vám pomôže vidieť zvýšenie angažovanosti zamestnancov. A to pravdepodobne povedie k zlepšeniu firemnej kultúry a vyššej produktivite celej spoločnosti.

Viac tipov na vedenie

• 5 typov vedenia, ktoré vám pomôžu vybudovať vysoko výkonný tím
• Zvládnite týchto 10 manažérskych schopností, aby ste sa stali silným lídrom
• Vedenie vs manažment: Je jeden lepší ako druhý?
• 15 najlepších kníh o vodcovstve, ktoré si musí každý vodca prečítať, aby dosiahol úspech

Odporúčaný fotografický kredit: rawpixel cez unsplash.com

Odkaz