Správne a včas robiť veci je potrebné produktívne. Ako teda zistiť, ktoré úlohy sú nevyhnutné a ktoré môžu čakať? Odpoveď je v matici priorít, známej tiež ako Eisenhowerova matica.

Matica dostala svoje meno po Dwightovi Davidovi Eisenhowerovi.

Eisenhower bol generálom americkej armády a 34. prezidentom USA v rokoch 1953 až 1961. Ako päťhviezdičkový generál a najvyšší veliteľ americkej armády vypracoval stratégiu invázie spojencov do Európy.^[1]

Eisenhower musel zakaždým robiť ťažké rozhodnutia o tom, na ktoré úlohy sa má prioritne zamerať z mnohých, na ktoré sa musel denne sústrediť. Takže vymyslel slávnu Eisenhowerovu maticu alebo Maticu priorít.

Obsah

1. Aká je matica priorít?
2. Ako používať maticu prioritizácie
3. Záver
4. Ďalšie tipy na stanovenie priorít

Aká je matica priorít?

Matica priorít je nástroj na hodnotenie vašich úloh podľa naliehavosti. Pomáha vám spoznať kritické činnosti a úlohy, ktoré by ste mali obísť, a môže byť užitočný pri projektovom manažmente, malých firmách alebo osobných úlohách.

Eisenhower o matici slávne povedal:

Väčšina urgentných úloh nie je dôležitá a väčšina dôležitých úloh nie je urgentná.

Tento citát sa stal maximom pre Eisenhowera pri riadení svojho času.

V matici priorít sú štyri kvadranty, ktoré pomáhajú pri porovnávaní možností, čo treba urobiť ako prvé a posledné, čo vám umožňuje uprednostniť projekty a vytvoriť strategický plán^[2].

Reklama

Kvadranty sú:

• Urob
• Časový plán
• Delegát
• Eliminovať

Urob

Do je prvý kvadrant v Matici priorít a obsahuje dôležité činnosti. Teda tie úlohy, ktoré musíte urgentne vykonať - krízy, termíny a problémy, ktoré si vyžadujú vašu urgentnú pozornosť a sú vysoko relevantné pre vaše životné poslanie.

Ako viete, ktorá úloha spadá do tohto kvadrantu?

Začnite analýzou svojich priorít a potom zistite, či to spadá do kritérií „urobte to teraz“. Ak je úloha dosiahnuteľná do jedného dňa alebo do 24 až 48 hodín, je to urgentné.

Ďalším prístupom, ktorý môžete prijať pri určovaní priorít úloh v tejto kategórii, je osvojenie si princípu jesť žabu od Marka Twaina. Táto zásada odporúča, aby ste najnaliehavejšie činnosti robili hneď po prebudení.

Tu je praktický príklad.

Povedzme, že musíte pripraviť obsahovú stratégiu a poslať správu svojmu manažérovi. Je sobota a konečný termín na odoslanie je pondelok. Môžeme povedať, že činnosť je urgentná? Rozhodne!

Časový plán

Druhým kvadrantom matice priorít je Časový plán. Matica priorít klasifikuje úlohy v tejto kategórii ako dôležité, ale nie také urgentné.

Sú to dlhodobé ciele a úlohy bez okamžitého termínu. Medzi tieto úlohy patrí meditácia, denník, štúdium, čas strávený s rodinou a cvičenie.

Aktivity v tomto kvadrante si môžete naplánovať na ďalšie obdobie. Mali by ste napríklad cvičiť pre dobré zdravie, ale môžete si na to vyhradiť čas.Reklama

Naplánujte tieto činnosti tak, aby sa nepresúvali do kvadrantu Do alebo urgentné. Zaistite, aby ste na ich vykonanie mali dostatok času.

Delegát

Tretí kvadrant matice priorít je Delegát.

Tieto úlohy nie sú pre vás dôležité, ale pre ostatných sú veľmi urgentné. Tu vstupuje do hry tímová práca.

V tejto kategórii môžete technicky vykonávať úlohy, ale má to zmysel delegovať ich . Delegovanie úloh vám zabezpečí viac času na vykonávanie činností v prvých dvoch kvadrantoch.

Mali by ste tiež sledovať úlohy, ktoré ste delegovali. Ak nemáte systém sledovania delegovaných úloh, bude to predstavovať iba stratu času.

Eliminovať

Posledný kvadrant zdôrazňuje vašich zabijakov produktivity. Sú to úlohy, ktoré nie sú dôležité pre vaše ciele a nie sú urgentné. Jediným spôsobom, ako zvýšiť svoju produktivitu, je ich odstránenie.

Niekoľko príkladov je neustále sledovanie telefónu, sledovanie filmov alebo hranie videohier.

Môžu to byť tiež zlé návyky, ktoré musíte identifikovať a odstrániť zo svojho denného a týždenného rozvrhu.

Úspešní ľudia sa naučili, ako určovať priority a držať sa toho, čo je dôležité. Naučili sa nájsť pre danú úlohu lepšieho človeka alebo eliminovať menej významné úlohy.

Pozrime sa na dve inšpiratívne osobnosti, ktoré navrhli svoj systém stanovovania priorít.Reklama

Warren Buffet vyvinul model prioritizácie z dvoch zoznamov, aby určil, ktorá úloha si zaslúži jeho najväčšiu pozornosť. Záverom je obchádzanie vecí, ktoré sú dôležité a užitočné, ale ktoré nie sú prioritami.

Mark Ford, obchodný poradca, pracovník marketingu, milionár, ktorý si sám vytvoril, a autor navrhol svoju stratégiu:

Začnite pracovať na najdôležitejšej priorite, dajte si pauzu, dopracujte sa k druhej najdôležitejšej úlohe, dajte si pauzu a potom do popoludnia vyriešte menej dôležité činnosti a všetky úlohy, ktoré dostal od iných osôb.^[3]

Ako používať maticu prioritizácie

Používanie Matice priorít môže byť zložité, ak ste v nej nováčikom, ale vykonaním niekoľkých jednoduchých krokov sa naučíte využívať ju najlepším možným spôsobom.

1. Uveďte a ohodnoťte svoje priority

Zvýraznite všetky úlohy, ktoré musíte za deň vykonať. Potom ich klasifikujtes váženými kritériamina základe naliehavosti a dôležitosti.

Identifikujte každú činnosť, ktorá si vyžaduje rýchle konanie. Mám na mysli úlohu, ktorú ak tento deň nedokončíte, môže mať vážny následok. Ak napríklad nezadáte svoju obsahovú stratégiu, ostatní autori obsahu nebudú môcť pracovať. To znamená, že musíte skontrolovať závislosti s vysokou prioritou.

2. Definujte hodnotu

Ďalším krokom je preskúmať dôležitosť a posúdiť, ktoré z nich majú najväčší vplyv na vaše podnikanie alebo organizáciu. Ako základné pravidlo môžete skontrolovať, ktoré úlohy majú vyššiu prioritu pred ostatnými. Napríklad predtým, ako sa postaráte o akúkoľvek internú prácu, musíte sa postarať o požiadavky klienta.

Hodnotu môžete tiež odhadnúť preskúmaním toho, ako úloha ovplyvňuje ľudí a zákazníkov v organizácii. Stručne povedané, čím väčší dopad má úloha na ľudí alebo organizáciu, tým vyššia je priorita.

3. Zúčastnite sa najnáročnejšej úlohy

Prokrastinácia nie je príznakom lenivosti, ale vyhýbaniu sa. Pravdou je, že sa obvykle vyhnete úlohám, ktoré nechcete robiť. Bývalý generálny riaditeľ spoločnosti Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, raz povedal, že najobávanejšej úlohy sa ujme najskôr, keď sa dostane do kancelárie.

Brian Tracy nazval tieto úlohy žabami, ktoré musíte jesť. Odstráni sa tým nepríjemná hrôza, ktorá na vás bude vyvíjať tlak, keď odkladáte potrebné úlohy^[4]. Tu môže pomôcť Matica priorít; okamžite zjesť žaby.Reklama

Ak potrebujete pomoc s prekonaním otáľania, vyskúšajte tento článok .

4. Vedzte, čo je pre vás dôležité

Pokiaľ sa nachádzate v tomto vesmíre, vždy sa stretnete s rôznymi voľbami, ktoré môžu byť v rozpore s vašimi cieľmi. Napríklad fantastická propagácia, ktorá si vyžaduje nadmerné cestovanie, vás izoluje od dôležitých vzťahov. Ak si nie ste vedomí priority, môžete to prijať, hoci vaša rodina je vaša priorita.

Preto má zmysel určiť, čo je pre vás dôležité, a pripraviť sa na to, aby ste tieto dôležité veci nekompromitovali pre okamžité potešenie alebo zisk.

Yogi Berra to označil takto:

Ak nepoznáte svoj cieľ, môžete skončiť niekde inde.

5. Stanovte si pravidelný žiadny pracovný čas

Generálna riaditeľka YouTube Susan Wojcicki stanovila pravidlo, že nebude kontrolovať svoje e-maily medzi 18. a 21. hodinou. Podľa správy CNN Business bola prvou ženou, ktorá požiadala o materskú dovolenku, keď Google práve začal. Uprednostňuje čas na večeru so svojou rodinou napriek tomu, že je výkonnou riaditeľkou YouTube^[5].

Je možné si mimo práce skrátiť čas na naše vzťahy a záujmy?

Samozrejme, a preto si musíte určiť svoj čas bez práce. Tento prístup vám umožní obnoviť vaše energetické úrovne pre ďalšiu úlohu. Budete tiež v najlepšej pozícii na prehliadku, pretože sa nenachádzate vo svojej zvyčajnej pracovnej zóne.

6. Vedieť, kedy prestať

Niekedy môžete dosiahnuť všetko, čo je na vašom zozname. Po stanovení priority pracovného zaťaženia a vyhodnotení odhadov odstráňte zostávajúce úlohy zo zoznamu priorít a zamerajte sa na najnaliehavejšie a najdôležitejšie úlohy.

Záver

Nestačí byť úspešný v práci. Zaistite si, aby ste si našli čas na svoju rodinu a dôležitý vzťah vo vašom živote.Reklama

Začiatok a hľadanie času môžu byť zložité, ale pri niektorých praktikách používania Matice priorít zistíte, že ste produktívnejší a dokážete lepšie rozdeliť čas medzi veci, ktoré sú pre vás dôležité.

Ďalšie tipy na stanovenie priorít

• Ako správne určiť priority za 10 minút a pracovať 10x rýchlejšie
• Späť k základom: Stanovenie priorít
• Ako uprednostniť prácu, keď sa všetko zdá dôležité

Odporúčaný fotografický kredit: William Iven cez unsplash.com

Odkaz