11 jednoduchých tipov na efektívnu správu e-mailov

11 jednoduchých tipov na efektívnu správu e-mailov

Koľko času každý deň tráviš správou svojich e-mailov? Hodina? 30 minút? Pár hodín? Možno pol dňa?

Aj keď je e-mail určený na uľahčenie komunikácie, mám podozrenie, že sa niekedy stáva kontraproduktívnym nástrojom, pretože trávime toľko času správou vašich e-mailov! Myslite napríklad na tieto prípady:

  • Stále si klikáte do svojej doručenej pošty, aj keď ste ju skontrolovali len pred 5 minútami?
  • Trávite každý deň veľa času správou svojich e-mailov, napríklad prehľadávaním starej pošty, triedením, organizovaním a mazaním starej pošty?
  • Robíte e-maily často prvoradou záležitosťou, než aby ste skutočne dokončili prácu?
  • Existujú dni, kedy trávite viac času v doručenej pošte než riadnou prácou?

Na konci dňa je e-mail iba nástrojom na dokončenie vašich úloh. Ďalej uvádzame 11 tipov na zlepšenie správy e-mailov:



1. Spracujte svoju poštu raz denne

Aj keď si poštu kontrolujem niekoľkokrát denne, aby som bol v obraze (pre prípad, že by sa mi niečo stalo, ako napríklad vypadnutie mojej webovej stránky, alebo ak by bola urgentná žiadosť), nespracovávam ich okamžite. Robím tak iba raz denne, buď na začiatku dňa, alebo večer.



Vyhraďte si denný časový úsek na spracovanie vašich e-mailov. Ak nedokončíte časový úsek, pokračujte nasledujúci deň. Uprednostnite tie dôležitejšie a ostatné pustite. (Pozri č. 2).

Ak sa nachádzate na pracovnej úrovni, kde vám chodí veľa časovo citlivých e-mailov, stále to môžete uplatniť v praxi. Nejde o to, aby vám e-mail neprestal bežať po celý život. Pamätajte, že je to nástroj, ktorý vám pomôže pri výkone vašej práce, a nie samotnej práce.Reklama



2. Uprednostnite 20% e-mailov; Odložte 80%

Nie všetky e-maily sú rovnaké. Milujem Pravidlo 80/20 pretože to platí pre každú jednu oblasť nášho života. Vrátane e-mailov. Pravidlom 80/20 je myšlienka, že 20% vstupov je zodpovedných za 80% výstupov v akejkoľvek situácii. Aby sme boli efektívni, mali by sme sa sústrediť na 20% vstupy, ktoré vedú k 80% výstupov. Rovnako by sme sa mali zamerať na 20% vysoko hodnotných e-mailov, ktoré vedú k maximálnemu výstupu.

Moje 20% e-maily sú tie, ktoré mi dávajú ďalší prielom v mojej práci. Môžu to byť mediálne požiadavky, spoty na pohovor, príležitosti na vytváranie sietí, obchodné príležitosti, príležitosti na reč a ďalšie veci, ktoré vedú k mojim 20% obchodným cieľom. Moje 20% e-mailové adresy zahŕňajú aj ľudí, ktorí investovali do mojej práce, napríklad moju 1 - 1 trénujúcich klientov , rozprávanie a čitatelia, ktorí si kúpili moje kurzy a produkty. V neposlednom rade sem spadajú aj korešpondencie s mojimi dobrými priateľmi. Všetko ostatné ide do 80% pošty.



Za tých 20% e-mailov im dávam značnú prioritu. Zvyčajne im odpovedám okamžite (najmä ak splnia pravidlo 1 minúty v 9. rade); ak nie, dostanem sa k nim za 1-3 dni. V prípade 80% pošty mi trvá odpovedanie dlhšie, niekedy dokonca ani neodpovedám (pozri bod 4).

3. Pripravte si priečinok Reply by XX Day

Poštu, ktorá vyžaduje vašu odpoveď, vložte do priečinka Odpovedať do XX dní, kde XX je deň v týždni. Každý týždeň som si vyhradil 3 dni na odpovedanie na e-maily - utorok, štvrtok a sobota. Týmto spôsobom nie som pod tlakom, aby som odpovedal okamžite, kedykoľvek dostanem poštu. Čítal som to, duševne to uznávam a premýšľam o tom, kým nebude čas na odpoveď (v priemere 3 - 8 dní od prijatia pošty).

4. Uvedomte si, že nemusíte odpovedať na každý e-mail

Napriek tomu, čo si myslíte, nemusíte odpovedať na každú poštu. Niekedy nie je možné považovať odpoveď po uplynutí určitého časového obdobia aj za odpoveď sama o sebe.

Dostávam veľké množstvo poštových správ od čitateľov a istý čas som odpovedal na všetky správy, ktoré mi prišli. Nič to pre mňa neurobilo. Celý deň by som trávil len odpovedaním na poštu a na konci dňa som bol vyčerpaný a nemohol som robiť žiadnu skutočnú prácu. A zaujímavé je, že skoro všetka správa, na ktorú odpoviem, nikdy nedostane spätnú odpoveď žiadneho druhu (ani potvrdenie alebo poďakovanie), aj keď zverejňujem následné otázky, ktoré im majú pomôcť. Mám podozrenie, že polovica pošty sa neprečíta a druhá polovica je pošta, ktorú ľudia posielajú na impulz a na odpovediach vlastne nezáleží. Či tak alebo onak, uvedomil som si, že je oveľa efektívnejšie využívať čas na úlohy s vyššou hodnotou, ako je napríklad práca na vysoko hodnotných a obsahovo bohatých produktoch, podpora mojich koučovacích klientov 1-1, nové projekty a písanie nových článkov.Reklama

Nestresujte sa príliš odpovedaním na každú jednu poštu. Odpovedzte, ak to pomôže, ale ak náklady na odpoveď neprevážia výhody, potom by sa vám to nemalo oplatiť robiť si starosti. Nechajte to tak a veci sa časom vyriešia.

5. Ak často posielate podobné odpovede, vytvorte odpovede na šablóny

Ak si pozriete odoslaný priečinok, pravdepodobne nájdete trend vo veciach, na ktoré odpovedáte. E-mail, ktorý dostávam na svoje stránky, je zvyčajne možné zaradiť do jednej z mála kategórií (1) spätná väzba / poďakovanie e-mailom (2) 1-1 koučing (3) žiadosti o hodnotenie kníh / produktov (4) hovorené otázky (5) ostatné . Pre položky (1) a (2) používam šablóny, ktoré som napísal vopred a ktoré používam vo svojich odpovediach. Keď odpoviem, upravím ich podľa toho, aby zodpovedali potrebám pôvodnej pošty. To mi ušetrilo obrovské množstvo času v porovnaní s minulosťou, keď som písal e-maily úplne od začiatku.

6. Prečítajte si iba relevantné e-maily

Prihlásil som sa na odber niekoľkých bulletinov - napríklad o fitnes, svojpomoci, blogoch a podnikaní, ale neprečítam si všetky e-maily, ktoré posielajú. Neodstraňujem ich ani ja, pretože viem, že majú cenné informácie. Namiesto toho som nastavil gmail, aby ich automaticky archivoval na rôzne štítky (priečinky). E-maily blogov sa archivujú do priečinka blogov, e-maily týkajúce sa fitnes sa archivujú do priečinka zdravie a fitnes atď. Odteraz mám asi 30 priečinkov. Čítam ich iba vtedy, keď chcem získať viac informácií o tejto téme.

Nemusíte čítať každú doručenú poštu. Vyberte a vyberte, čo je pre vás relevantné.

7. Zoraďte svoje e-maily do kategórií

Priečinky (alebo štítky, ak používate Gmail) sú tu, aby vám pomohli usporiadať e-maily.

Najskôr použite relevantný systém pomenovaní podľa toho, čo robíte. Ak sú v súčasnosti vašimi najväčšími prioritami napríklad (1) napísanie knihy a (2) chudnutie, pomenujte svoje priečinky takto.Reklama

Po druhé, použite štruktúru hierarchie. priečinky prvej úrovne sú určené pre veľké kategórie a priečinky druhej úrovne sú určené pre podkategórie atď. Napríklad mám správcu ako priečinok prvej úrovne a zálohy, účtovníctvo, účty atď. Ako priečinky druhej úrovne. Ak je to potrebné, mám priečinky tretej úrovne, aby som ich mohol ďalej segmentovať. Gmail má doplnok, ktorý vám umožňuje používať rôzne štítky úrovní (Nastavenia> Laboratóriá> Vnorené štítky)

Používanie filtrov (# 8) na automatické usporiadanie pošty do priečinkov robí zázraky.

8. Použite filtre

Filtre sú nástroje, ktoré vám pomôžu automaticky triediť poštu, keď sa dostane do vašej pošty. Pre filter sú potrebné dve základné veci - (1) Výraz, na ktorý je potrebné dávať pozor. (2) Ak sa daný výraz zhoduje, musí sa vykonať akcia. Odteraz má môj Gmail nastavených asi 20 rôznych filtrov pre rôzne e-mailové adresy, názvy predmetov, hlavný text a čo nie. Podľa toho, o aký filter ide, sa pošta automaticky roztriedi do príslušného priečinka / archivuje. To minimalizuje množstvo administratívnych opatrení, ktoré musím urobiť.

Tu je môj videonávod zdieľajúci, ako nastavím svoje e-mailové filtre na dosiahnutie nuly doručenej pošty: 3 jednoduché tipy na dosiahnutie nulovej doručenej pošty pomocou e-mailových filtrov [videonávod]

9. Pri odpovedi použite pravidlo 1 minúty

Ak odpoveď trvá do 1 minúty, okamžite na ňu odpovedzte a archivujte ju. Nenechajte to od vekov sedieť v poštovej schránke. Bude si vyžadovať ešte väčšie úsilie, nechať to pohybovať sa okolo vašej mysle a neustále pripomínať, že musíte odpovedať. Pri odpovedaní nezabudnite dodržať 1-minútový časový rámec, aby to nezabralo viac času, ako je potrebné. To mi pomáha vyčistiť veľkú dávku pošty v krátkom čase.

10. Stanovte limit času, ktorý strávite v doručenej pošte

Nad rámec pravidla 1 minúty obmedzte celkový čas, ktorý strávite v doručenej pošte. Keď nabudúce skontrolujete poštu, čas sám . Zistite, ako dlho trvá spracovanie, čítanie, odpovedanie a triedenie vašej pošty. Potom si položte otázku, koľko z toho času je strávených dobre. Je veľká šanca, že väčšina z toho neslúžila absolútne žiadnemu účelu.Reklama

Občas dostanete znepokojivo dlhé e-maily. Pri týchto e-mailoch prehľadajte, či sú pre vás niečo relevantné, a potom ich zodpovedajúcim spôsobom spracujte. V prípade potreby odpovedzte (a použite pravidlo 1 minúty); archivujte ho, ak neplánujete odpovedať. Ak sa chystáte odpovedať, necítite potrebu vracať sa k zdĺhavému e-mailu len preto, že daná osoba napísala dlhý e-mail. Posledná vec, ktorú chcete, je e-mailová výmena esejí, ktorá neúmyselne spôsobí, že spadnete do čiernej diery e-mailu. Prihláste sa do svojej doručenej pošty, urobte, čo musíte urobiť, a ihneď potom vypadnite.

11. (Bezohľadne) Odhláste sa od vecí, ktoré nečítate

Pri svojej plavbe po webe sa pravdepodobne prihlásite na spravodlivý podiel informačných bulletinov a budete sa živiť impulzmi, o ktoré potom stratíte záujem. Ak zistíte, že opakovane mazáte poštu z vašich odberov, je to narážka, ktorú by ste mali okamžite zrušiť.

Získajte verziu tohto článku v manifeste: [Manifesto] 11 tipov na efektívnu správu e-mailov

Pôvodný článok: 11 jednoduchých tipov na efektívnu správu e-mailov | Osobná dokonalosť

Odporúčaný fotografický kredit: Podnikateľka čerpajúca e-mailovú obálku cez shutterstock.com