Môj manžel práve teraz plánuje konferenciu a zároveň začínam organizovať jednodňovú akciu. Obaja sa cítime byť dosť odradení, a preto som si myslel, že by mohlo byť užitočné pre nás - aj pre ostatných - zjednodušiť postup na desať jednoduchých krokov.

1. Určite dôvod

Sadnite si so svojimi partnermi (ak ich máte) a porozprávajte sa o konečnom cieli konferencie. Je to na generovanie výnosov? Zabezpečiť nových klientov? Získať reklamu? Pri prechádzaní zvyškom zoznamu majte na pamäti tento cieľ.Reklama

2. Vytvorte si svoj zoznam želaní

Ako by vyzerala vaša konferencia v ideálnom svete? Zapisujte si podrobnosti, ako napríklad miesto, rečníci, počet a kvalita účastníkov, jedlo a zábavné aktivity.

3. Návrh rozpočtu

Ako zaplatíte za svoju akciu? Preskúmajte všetky zdroje, ktoré môžete použiť zadarmo (napríklad darovaný priestor), a to, čo môžete účastníkom účtovať, aby pokryli náklady a ešte dosiahli zisk (ak je to cieľom). Vytvorte tabuľku rozpočtu, ktorá obsahuje hlavné nákladové položky vášho zoznamu želaní - prenájom miesta, personál, reproduktory, jedlo, značenie, audio / vizuálne vybavenie, tlačené materiály, reklamné predmety a zábavné doplnky. Nezabudnite zahrnúť náklady na marketing podujatia, napríklad na webovú stránku, a vytvoriť 10 až 15 percentný vankúš pre prípad, že by došlo k prekročeniu výdavkov.

4. Vyberte si prakticky

Cena bude samozrejme faktorom pri výbere miesta konania vašej akcie a poskytovaných služieb, ale bude to rovnako aj pri účasti. Chcete zvoliť miesto, ktoré je v rovnakom meste s mnohými účastníkmi alebo v jeho blízkosti.Reklama

Váš ideálny rečník môže byť Donald Trump, ale reálne asi budete musieť ísť s menej nákladnou možnosťou. Stredisko je určite príťažlivé, ale má dostatok konferenčných a osobných miestností a budú si účastníci užívať miestne prostredie natoľko, aby zaplatili prémiu?

Zvážte hlasovanie účastníkov z minulých udalostí, ako je tá vaša, aby ste pochopili, čo je najdôležitejšie pri účasti na takejto konferencii, a vykonajte výber na základe tejto spätnej väzby.

5. Spolupráca s predajcami

Čo najskôr začnite spolupracovať s poskytovateľmi služieb pre položky v tabuľke rozpočtu. Pochopte, čo sa v každom prípade poskytne, a pozorne si prečítajte zmluvy a storno podmienky (napríklad musíte vedieť, či hotel poskytne A / V vybavenie a podporu vo svojich zasadacích miestnostiach, alebo či si to musíte vziať so sebou) . Ak potrebujete konkrétneho predajcu, odporúčam vám poradiť sa s kanceláriou Convention and Visitors Bureau vo vašom cieľovom meste.Reklama

6. Nájdite rečníkov

Oslovte svoju sieť, aby ste našli rečníka, ktorý vám najlepšie pomôže dosiahnuť ciele konferencie a je v rámci vášho rozpočtu (nežiadajte a nečakajte, že sa profesionálni rečníci objavia zadarmo). Prezrite si ukážkové videá a porozprávajte sa s ľuďmi, ktorí tento reproduktor už počuli. Pri komunikácii s rečníkom jej poskytnite dostatok podrobností, aby mohla prispôsobiť svoje poznámky vášmu publiku, a uistite sa, že ste pripravení na cesty a iné potreby.

7. Nastavte program

Navrhnite podrobný harmonogram konferencie, ktorá sa začína skoro (rozumne je 8:00) a končí skoro (16:00). Naplánujte si zmes formálnych rečníkov, workshopov pre malé skupiny a voľného času na vytváranie sietí. Naplánujte si, aby ste svojich účastníkov kŕmili každých pár hodín, a to buď plným jedlom, alebo občerstvením. Po dokončení denného programu zvážte usporiadanie večere v neďalekej reštaurácii alebo miestnu zábavu, napríklad prehliadku.

8. Propagujte svoje podujatie

Vytvorte logo a farebnú schému svojej udalosti a zobrazte ju na webovej stránke udalosti s online registráciou. Zhromaždite svoje jednotky a šírte ich ďalej prostredníctvom e-mailov a príspevkov hostí v online médiách zameraných na vaše publikum. Ak je to vhodné, využite miestne webové stránky so zoznamom udalostí. Zvážte ponúkanie zliav organizáciám, ktoré vysielajú viac ako jedného účastníka.Reklama

9. Naplánujte si Deň bez stresu

Aktívne komunikujte s účastníkmi a predajcami vopred, aby vedeli, kde majú byť a čo môžu očakávať. Získajte ich kontaktné informácie a uistite sa, že majú tie vaše. Pred začatím konferencie prehliadnite zariadenie, aby ste sa ubezpečili, že je váš personál na mieste a všetko je v poriadku. Keď sa situácia bude zhoršovať a faktúry budú prichádzať, kontrolujte ich riadok po riadku, aby ste mohli spory riešiť na mieste.

10. Zhodnoťte svoju udalosť

Teraz, keď ste pripravení venovať sa plánovaniu udalostí na plný úväzok, pozrime sa, čo sa môžete naučiť nabudúce. Požiadajte svojich účastníkov, aby vyplnili papierový alebo elektronický hodnotiaci formulár a hľadali spoločné prvky spätnej väzby.

(Fotografický kredit: na seminári cez Shutterstock) Reklama