Počas rušného týždňa je posledné, čo vedúci alebo manažér chce, premrhaná hodina alebo dve, ktoré sedeli na neproduktívnom stretnutí.

Ak by som sa vás spýtal, aký by bol najefektívnejší spôsob neefektívnosti, určite by mnohí z vás povedali zlé stretnutia.

Stretnutia dnes spotrebujú viac pracovnej doby ako kedykoľvek predtým. Vedúci predstavitelia dnes trávia na stretnutiach zhruba polovicu týždňa.^[1]Podľa výskumu TED tretina toho času sa stráca na nezmyselné, zle vedené stretnutia .

Prieskum spoločnosti Clarizen uviedol, že pracovníci považujú schôdzky o statuse za stratu času a že takmer 50% respondentov by radšej išlo do DMV alebo sledovalo, ako farby sušia.^[dva]

V článku pre Harvard Business Review^[3]traja konzultanti z Bain referujú o výsledkoch cvičenia, v ktorom analyzovali výhľadové plány zamestnancov nemenovanej veľkej spoločnosti - a dospeli k záveru, že jedno týždenné stretnutie výkonného riaditeľa zaberalo 300 000 hodín ročne.

A táto suma, ako píšu autori, nezahŕňa pracovný čas strávený prípravou na stretnutia.

Koľko stretnutí ste sa zúčastnili, kde nebol jasný program alebo cieľ?

Koľkí z vás sedeli na stretnutiach, ktoré skákali od témy k téme a na konci stretnutia nebol jasný akčný plán?

Ak ste opustili schôdzky zmätenejšie, ako keď ste prišli, zdvihnite ruku.

Stretnutia nemusia byť niečím, čoho by sme sa obávali a vydržali. Nemusia to byť niečo, z čoho driftujeme dovnútra a von.

Musíme nájsť spôsoby, ako môžu byť stretnutia oveľa úmyselnejšie, energetickejšie a produktívnejšie, aby priniesli skutočné a hmatateľné výsledky.

Ako teda viesť tímové stretnutia produktívnejšie?

Tu je 10 spôsobov, ako môžu vedúci a manažéri začať viesť tímové stretnutia, ktoré sú produktívne a efektívne a sú prospešné pre všetkých zúčastnených:Reklama

1. Vytvorte každé stretnutie pozitívnym spôsobom

Ak chcete každého v miestnosti pozitívne naladiť a nabiť energiou na stretnutie, skvelým východiskovým bodom je prinútiť každého, aby sa podelil o niečo, v čom dosiahli pokrok alebo v čom sú nadšení.

To okamžite udáva tón a smer celého stretnutia.

Namiesto toho, aby ľudia boli v negatívnom myslení, pokiaľ ide o to, že sa musia stretnutia zúčastniť, pochádzajú z miesta pozitivity, prispenia a pozitivity.

2. Majte v miestnosti jasného vodcu

Bez ohľadu na účel stretnutia musí byť niekto v miestnosti poverený vedením a vedením stretnutia.

Táto osoba nastaví program schôdzky, zaistí, aby to neprechádzalo mimo témy, a zabezpečí, aby schôdza zostala v dohodnutom časovom rámci.

Často budú podávať správy o pokroku, objasnia, čo sa musí stať po stretnutí, a získajú od ľudí, ktorí sa na stretnutí zúčastnia, záväzok ohľadne ďalších krokov.

Ak nikto nepreberá kontrolu, môžu dominovať ľudia s najväčšími osobnosťami alebo najväčšími názormi a zabrániť tichším osobnostiam v prispievaní.

3. Majte v miestnosti tých správnych ľudí

Spomeňte si na posledné veľké stretnutie, na ktorom ste boli ... Bolo to stretnutie plné ľudí, ktorí tvorili čísla ‘, alebo bolo plné ľudí, ktorí prispievali a poskytovali informácie?

Hádam, že to bolo to druhé.

Ak chcete viesť skutočne produktívne stretnutie, venujte čas tomu, aby ste zvážili, kto bude zapojený.

Chcete, aby v miestnosti boli ľudia, ktorí pridajú hodnotu, ktorí sú aktívnymi prispievateľmi, majú základné vedomosti, sú osobami s rozhodovacími právomocami, sú činiteľmi činnými v akcii a ktorých sa výsledok stretnutia priamo dotkne.

Pri vyplňovaní miestnosti buďte opatrní, pokiaľ to nevyhnutne nemusíte, ľuďmi, ktorých motiváciou byť tam buď je status, alebo strach, že o niečo prídete.

Zamerajte sa na to, aby sa do konferenčnej miestnosti dostali ľudia, ktorí prinesú produktívny prínos, a nie pasívni okoloidúci.Reklama

Ak máte autonómiu na organizovanie svojich stretnutí, ako sa vám páči, zamerajte sa na to, aby poskytovali najproduktívnejšie výsledky.

4. Využite jedinečné silné stránky ľudí na rôznych stretnutiach

Nie každý vo vašej spoločnosti alebo vo vašom tíme je vhodný na každé stretnutie.

Skvelým tipom na vytváranie produktívnych stretnutí je objasniť, na ktorých stretnutiach by členovia tímu mali a nemali byť súčasťou.

Nerozmýšľajte len nad tým, že zaplníte celú miestnosť, buďte selektívni v pozývaní ľudí, o ktorých viete, že budú mať najväčší prínos.

Všetci máme rôzne silné stránky. Niektorí členovia vášho tímu budú skvelí v brainstormingových stretnutiach, zatiaľ čo iní môžu byť vystresovaní pri pomyslení na účasť.

To isté platí pre schôdzky o procese a stave.

Pokiaľ ide o dosiahnutie čo najväčšieho vplyvu stretnutia, je dôležité zvážiť, akú energiu v miestnosti chcete mať a kto môže schôdzke priniesť tú správnu hodnotu.

Ak máte jasno v tom, zaistite v miestnosti správnych ľudí.

Počas svojej podnikovej kariéry som viedol brainstorming, stratégie a stretnutia o stave. Vedel som, že rôzni členovia tímu prinesú na konkrétne stretnutia rôzne zručnosti.

Jedna z mojich vyšších riaditeliek bola viac strategická ako kreatívna, takže by som sa mal ubezpečiť, že bola na prvom mieste v mojom hárku tímu pre strategické stretnutia. Ale bránil som jej pred brainstormingovými stretnutiami v prospech ostatných členov tímu.

Ďalšia členka tímu bola skvelým strategickým plánovačom, takže som sa ubezpečil, že bude sedieť na brainstormingu aj na strategických stretnutiach. Počas brainstormingových stretnutí bola jej hodnotou premýšľanie o pláne a akčných krokoch potrebných na uskutočnenie kreatívnych nápadov.

Vedenie produktívnych stretnutí často spočíva v tom, aby ste boli dirigentom skvelého orchestra. Ak v miestnosti nemáte správne doplnkové nástroje a umelcov, ktorí navzájom spolupracujú a pracujú v harmónii, výsledkom môže byť veľký neporiadok. Ak však spojíte správnych interpretov, výsledky môžu byť magické a inšpiratívne.

5. Ukončite stretnutia jasnými krokmi a zodpovednosťou

Spomeňte si na posledné stretnutie, na ktorom ste boli. Je pravdepodobné, že tu bolo veľa skvelých rozhovorov, cenných vstupov a postrehov.Reklama

Čo sa však stalo na konci stretnutia? Išli ste všetci svojou cestou, alebo boli stanovené jasné kroky a zodpovednosti?

Na konci každého stretnutia si stojí za to vyhradiť si čas, aby sa všetci podelili o svoj najväčší prehľad.

To posilňuje príspevok a spoluprácu a zaisťuje, aby všetci odišli zo stretnutia s jasným pohľadom na hodnotu stretnutia.

Aby sa to ešte viac posilnilo, je zodpovednosťou vedúceho stretnutia, aby jasne stanovil kroky, osobné zodpovednosti a časové rámce pre prijatie opatrení na kľúčové prvky stretnutia.

6. Vytvorte jasný účel stretnutia

Zostať na dobrej ceste je jednou z najťažších výziev pre uskutočnenie efektívneho a produktívneho stretnutia. Dôvodom je to, že veľa stretnutí je naplánovaných bez jasného účelu alebo dokonca programu.

Niektoré stretnutia sa konajú jednoducho preto, lebo sa niekto mohol rozhodnúť, že budete mať týždenné stretnutie o stave.

Ak sa budete venovať takýmto stretnutiam, bez toho, aby ste jasne pochopili, o čo konkrétne na stretnutí ide, aký je jeho program alebo aké sú priority stretnutia, môžete mať pocit, že stretnutie je stratou času.

Keď budete mať jasno v tom, aký je účel stretnutia, budete viac zaangažovaní, viete, čo si vopred pripraviť, a viete, aké sú požadované výsledky stretnutia.

7. Držte schôdzu v stoji

V článku v časopise Journal of Applied Psychology autori zistili, že sedenie na schôdzkach trvalo o 34% dlhšie ako na stretnutiach.^[4]

Ak zistíte, že vaše schôdzky nie sú také produktívne, ako by ste chceli, zmeňte to a postavte všetkých účastníkov.

8. Urobte stretnutia kratšími

Ak máte jasný účel a program stretnutia, mali by ste mať predstavu o tom, ako dlho by stretnutie malo trvať.

Mnoho stretnutí, ktoré som v minulosti zažil, malo pozvánku do kalendára nastavenú na 45 minút alebo 60 minút. Niektoré schôdzky sa skončili skôr, ale pretože bol časový rámec stanovený na určený čas, schôdza pokračovala bez skutočného dôvodu.

Začnite nastavovať stretnutia s kratším časovým obdobím, napríklad 30 minút alebo 40 minút, a uvidíte, či budú stretnutia produktívnejšie a efektívnejšie.Reklama

Čím dlhšie bude stretnutie trvať, naša pozornosť a energetická úroveň môžu začať klesať.

9. Začiatok a koniec včas

Nikto nechce čakať na začiatok schôdzí a musí byť preplánovaný, ak dôjde k prekročeniu schôdzí.

Ak organizujete schôdzky, ktoré sa začínajú včas a končia včas, účastníci vedia, čo môžu čakať, a vedia, že sa včas dostavia.

Ak sa členovia tímu rozhodnú neprísť včas, môže byť rozumné uskutočniť s touto osobou samostatné stretnutie, aby bolo zrejmé, že očakávate, že prídu včas.

10. Zmeňte prostredie

Ak zistíte, že schôdzky pomaly ustávajú alebo sú zastarané, môže byť čas zmeniť svoje prostredie.

Niektoré z mojich najproduktívnejších stretnutí som mal jednoducho tak, že som odišiel z kancelárie a odišiel som na inšpiratívne miesto alebo som mal schôdzku alebo dve v miestnom parku.

Spodný riadok

Stretnutia nezaniknú. Sú nevyhnutnou a nevyhnutnou súčasťou podnikového a obchodného života.

Ale aby sme zaistili, že nie sú len stratou času a sú efektívnym spôsobom spolupráce a práce na uskutočňovaní a dosahovaní hlavných cieľov a projektov, musíme stretnutia pripraviť tak, aby boli hodnotné, produktívne a priniesli hmatateľné výsledky.

Musíme sa naučiť, ako viesť tímové stretnutia produktívne a efektívne.

Ak budete konať podľa tipov a stratégií, ktoré som uviedol, ako viesť tímové stretnutia najproduktívnejším spôsobom, zaistíte, aby ste maximalizovali sily a duševnú energiu všetkých v miestnosti.

Vaše stretnutia už nebudú niečím, čoho sa vy a váš tím bojíte alebo sa im snažíte vyhnúť. Namiesto toho sa stretnutia stanú spôsobom, ako sa znova spojiť, stať sa kreatívnym, rozhodnúť sa o stratégii, získať podporu, oslavovať pokrok a generovať produktívny impulz.

Viac zdrojov o produktivite pracoviska

• 15 tajomstiev prebiehajúcich stretnutí ako najlepšie svetové inovatívne spoločnosti
• Bojujete s produktivitou na pracovisku? 12 tipov, ako urobiť viac
• Starostlivé umenie delegovania
• Ako byť produktívnejší: 4 drobné vylepšenia, ktoré 10-krát zvýšia vašu produktivitu
• 12 tajomstiev superproduktívneho stretnutia, ktoré by ste mali vedieť

Odporúčaný fotografický kredit: Tvorcovia kampaní cez unsplash.com

Odkaz