Za štyridsať rokov práce som sa vždy sťažoval na dlhé, nudné a neproduktívne stretnutia, takže vstúpte do klubu! Áno, stretnutia v starom štýle majú negatívny vplyv na morálku, produktivitu a motiváciu.^[1]

(Warren Buffett) nedovolí, aby sa jeho kalendár zaplnil zbytočnými stretnutiami. - Bill Gates

Prečo teda nemôžu byť stretnutia kratšie, produktívnejšie a rovnomerné, dovolím si tvrdiť, že zábavné?

Dobrou správou je, že mnoho spoločností je teraz v čele riadenia svojich stretnutí.

Tu je 12 tajomstiev produktívneho stretnutia. Ak ste manažérom alebo vedúcim tímu, môžete ich implementovať. Ak ste členom tímu, môžete kedykoľvek navrhnúť, aby sa stretnutia skutočne stali superproduktívnymi.

1. Čas nie je skutočným problémom

Väčšina ľudí sa sťažuje, že nemajú dostatok času a stretnutia ich môžu pripraviť o túto vzácnu komoditu. Ďalším spôsobom, ako sa na to pozerať, je sústrediť sa na hladinu energie, ktorú máte.

Plánujte v prestávkach, aby sa úroveň produktivity udržiavala na maximálnej úrovni.Reklama

Spravujte svoju energiu, nie svoj čas. - Tony Schwartz

2. Urobte stretnutia kratšími

Stanovenie časového limitu na 10 alebo 15 minút môže skutočne pomôcť. Niektorí manažéri skutočne dostanú časovač, ktorý zhasne po dokončení schôdzky. Nie je náhodou, že rozhovory TED majú maximálny limit 18 minút.

Dôvodom je, že všetky výskumy ukazujú, že naša pozornosť sa postupne zhoršuje, ak stretnutia alebo rozhovory trvajú dlhšie. Štúdie vykonané na Texaskej kresťanskej univerzite ukazujú, že študenti si po kratších hodinách pamätajú viac informácií.^[2]

3. Naplánujte si schôdzky iba v prípade potreby

Väčšina spoločností má stanovený čas a deň na stretnutia. To znamená, že produktivita sa spomaľuje, a to len z dôvodu stanoveného harmonogramu.

Je oveľa lepšie stretnúť sa, keď treba veci dokončiť, urobiť rozhodnutia a dokončiť body činnosti.

4. Zoznámte sa so státím alebo niekde inde

TOveľmi zaujímavý výskumukazuje, že sedenie zvyšuje územné problémy.^[3]

Ľudia sa cítia príjemne a tiež si chcú uplatniť svoje postavenie alebo autoritu.To sa tak ľahko nestane, keď sa postavíte. Reklama

Účastníci sa cítia menej v pohode a chcú mať veci hotové rýchlejšie. Existujú aj iné inovatívne spôsoby stretnutí.

Ale nech ste kdekoľvek, buďte inovatívni vo svojom priestore. Vyskúšajte schôdzku na stojato, alebo nechajte stoly a choďte do parku. Vypadnite zo svojho každodenného prostredia. - Richard Branson

5. Naplánujte si agendu vopred

Krátke stretnutie si stále vyžaduje program, ktorý by sa podľa možnosti mal rozposlať pred zasadnutím. Pomáha ľuďom pripraviť sa a sústrediť sa na problémy, o ktorých je potrebné diskutovať.

Tu je Ako zostaviť program schôdzky zabijakov, ktorý je jednoduchý a efektívny .

6. Vytvorte zónu pre smartphone

Spýtajte sa ľudí na ich kolegov, ktorí používajú smartphony alebo tablety počas stretnutí. Väčšina z nich sa protiví, pretože to preukazuje nedostatok rešpektu a tiež ukazuje, že plná účasť je nerovnomerná alebo absentuje.^[4]

Je oveľa lepšie vytvoriť z oblasti stretnutí zónu bez chytrých telefónov a povzbudiť ľudí, aby nechali telefóny vonku v košíku a priloženom príspevku. Biely dom to už robí.

7. Obmedzte počet účastníkov

Toto je jedno z odporúčaní spomenutých v príspevku Kristen Gil „Start-Up Speed“.^[5]Je viceprezidentkou pre obchodné operácie v spoločnosti Google.Reklama

Ak účastníkov obmedzíte na tých, ktorí sa priamo zúčastňujú na projekte alebo postupe, ostatným to ponechá viac času, aby mohli pokračovať v práci.

8. Stretnutie spustite ako hodinky

Predsedanie schôdzi je skutočne šikovná úloha. V ideálnom prípade musíte urobiť niektoré alebo všetky z nasledujúcich krokov:

• Uveďte účel stretnutia, napr. - Dnes sa stretávame, aby sme dokončili návštevu audítorov.
• Udržujte intervencie mimo témy mimo programu. Môžu byť umiestnené na „parkovisku“, ak je čas na konci.
• Povzbudzujte všetkých, aby sa zapojili.
• Odrádzajte od predvádzania.
• Držte sa prideleného času.

9. Vezmite preč akčné body

Osoba, ktorá vedie schôdzu, musí v krátkom čase udržať celú vec na dobrej ceste.

V praxi to znamená, že ľudia majú na konci zoznam akčných bodov, ktoré sú označené štítkom DRI (Directly Responsible Individual).^[6]

10. Poskytnite čas prepravy

Pred stretnutím sa uistite, že je naplánovaný dostatok času, aby sa tam ľudia mohli dostať skutočne včas.

Povolenie desiatich minút pred a po ďalších zásnubách pomáha ľuďom dať dohromady svoj čin a naplánovať si svoju neprítomnosť, aj keď je to veľmi krátke.

O rozhodnutiach sa vedie záznam, ktorý je možné zaslať e-mailom ako pripomienku všetkým účastníkom.Reklama

11. Náčrt výstupov a plán ďalšieho stretnutia

Za predpokladu, že akčné body prinesú potrebné výsledky, je vždy dobré načrtnúť, čo by sa malo týkať nasledujúce stretnutie.

Nemusí to byť vytesané do kameňa, ale malo by to zodpovedať obchodným a marketingovým plánom. Pomáha tiež zdôrazniť dlhodobé ciele.

12. Podporujte školenie o stretávacích schopnostiach

Delegovanie niektorých úloh na schôdzach pred schôdzou aj počas nej je skvelý spôsob, ako pristupovať k nácviku zručností pri stretnutí.

Rozhodnite, kto bude zodpovedný za zaznamenávanie akčných bodov, načasovania a programov. Toto je možné vykonať striedaním, takže za priebeh schôdzky budete mať naďalej celkovú zodpovednosť. Aby ste vám pomohli efektívne písať zápisnice zo schôdzky, pozrite si tieto tipy: Ako písať skvelé minúty zo schôdzky, aby sa v preklade nič nestratilo

Viac informácií o produktivite pri práci

• Ako byť produktívny v práci: 9 základných pravidiel
• 6 jednoduchých návykov pri práci, ktoré okamžite zvýšia vašu produktivitu
• Technika Pomodoro: Je pre vás to pravé na zvýšenie produktivity?
• Ako môže vzorec produktivity motivovať zamestnancov k efektívnej práci

Odporúčaný fotografický kredit: Unsplash cez unsplash.com

Odkaz