Zápisnica je písomný záznam o zasadnutí predstavenstva, spoločnosti alebo organizačného stretnutia. Zápisnice zo schôdzí sa považujú za právny dokument, preto sa pri ich písaní snažte o jasnosť a konzistentnosť tónu.

Pretože zápisnice sú trvalým záznamom o stretnutí, nezabudnite ich pred odoslaním poriadne skontrolovať. Je dobré riadiť ich nadriadeným alebo ostrieľaným účastníkom, aby ste sa ubezpečili, že výroky a informácie sú zachytené presne.

Najlepší účastníci zápisnice sú opatrní poslucháči , rýchli typisti a sú dostatočne oboznámení s témami stretnutia a účastníkmi. Zapisovateľ musí mať dostatočné pevné uchopenie učiva, aby dokázal oddeliť dôležité body od šumu v rámci dlhých a vyčerpávajúcich diskusií. Dôležité je tiež to, že poznámkar by nemal súčasne viesť a robiť si poznámky. (Ak vás o to niekedy požiadajú, odmietnite.)

Nasleduje niekoľko podrobných rád, ako efektívne písať zápisnice zo schôdzky.

1. Vypracovať program

Spolupracujte s predsedom alebo predsedom správnej rady na vypracovaní podrobného programu.

Stretnutia sa konajú z nejakého dôvodu a je potrebné uviesť zoznam problémov, ktoré je potrebné vyriešiť a o ktorých sa bude rozhodovať, aby boli účastníci upozornení. Spolupracujte s organizátorom, aby ste pripravili program, ktorý každej téme priradí časy, aby sa schôdzka neustále hýbala a aby skupina mala dostatok času na zváženie všetkých položiek.

Program bude slúžiť ako osnova pre zápisnice zo schôdze. Z dôvodu kontinuity udržujte nadpisy minút v súlade s témami programu.

2. Postupujte podľa šablóny z predchádzajúcich zaznamenaných minút

Ak ste v predstavenstve alebo organizácii nováčikom a píšete zápisnice prvýkrát, požiadajte o prezretie minulých zápisníc zo schôdze, aby ste si mohli zachovať rovnaký formát.^[1].

Spravidla je názov organizácie alebo názov skupiny, ktorá sa stretáva, hore: Zasadnutie predstavenstva spoločnosti XYZ, s dátumom v ďalšom riadku. Po tomto dátume uveďte čas, kedy sa schôdzka objednala, a čas, kedy sa schôdza skončila. Napríklad:

Predstavenstvo spoločnosti Super Company, Inc.Reklama

Zápisnica z rokovania

Dátum: 20. mája 2019

Čas: 10:00 - 12:30 hod

Väčšina skupín, ktoré sa stretávajú, tak robí pravidelne, s ustanovenými bodmi programu na každom stretnutí. Niektoré skupiny obsahujú na konci minúty nadpis Ďalšie kroky, v ktorom sú uvedené projekty, na ktoré je potrebné nadviazať, a je im pridelená zodpovednosť.

Šablóna z bývalej schôdze tiež pomôže určiť, či skupina zaznamená, či bolo kvórum splnené, alebo nie, a ďalšie položky, ktoré sú špecifické pre zápisnicu zo schôdze organizácie.

3. Rekordná dochádzka

Vo väčšine správnych rád je tajomníkom správnej rady osoba zodpovedná za vyhotovenie zápisnice zo schôdze. Na organizačných stretnutiach môže byť zhotoviteľom zápisnice koordinátor projektu alebo asistent manažéra alebo výkonného riaditeľa. Mala by doraziť niekoľko minút pred začiatkom schôdze a predložiť prezenčnú listinu so menami a kontaktnými údajmi všetkých členov.

Účastníci stretnutia si budú musieť začiarknuť svoje mená a vykonať úpravy akýchkoľvek zmien svojich informácií. Pomôže to ako záložný dokument účastníkov a zabezpečí sa, že informácie sa dostanú na najaktuálnejšie e-mailové adresy.

Mená všetkých účastníkov by mali byť uvedené priamo pod menom a dátumom schôdzky v podnadpise Súčasné. Uveďte mená a priezviská všetkých účastníkov spolu s titulom alebo príslušnosťou a oddeľte ich čiarkou alebo bodkočiarkou. Napríklad:

Prítomný: John Doe, prezident; Jane Smith, viceprezidentka; Jack Williams, tajomníkReklama

Ak sa člen rady nemohol zúčastniť schôdze, uveďte jeho meno za frázu: Skopírované do: V zozname účastníkov môžu byť aj iné označenia. Napríklad, ak je niekoľko účastníkov stretnutia členom personálu, zatiaľ čo všetci ostatní sú dobrovoľníci, môžete napísať (Zamestnanci) za každého člena personálu.

Spravidla sú účastníci abecedne zoradení podľa priezviska. V niektorých organizáciách je však osvedčeným postupom ako prvé uviesť vedenie rady. V takom prípade by bol najskôr uvedený predseda alebo spolupredsedovia, nasledovaný viceprezidentom, nasledovaným tajomníkom a potom pokladníkom. Potom by boli všetky ostatné mená účastníkov abecedne zoradené podľa priezviska.

Je tiež bežnou praxou poznamenať, či sa účastník pripojil k schôdzi prostredníctvom konferenčného hovoru. Toto je možné označiť napísaním telefonicky a uvedením zoznamu účastníkov, ktorí sa prihlásili.

4. Dohovor o pomenovaní

Prvýkrát, keď niekto na schôdzke vystúpi, bude obvykle uvedené jeho meno a často aj titul.

Napríklad predseda predstavenstva XYZ Roger McGowan zvolal schôdzu na objednávku. Až nabudúce prehovorí Roger McGowan, môžete ho jednoducho označiť ako Rogera. Ak sú na schôdzi dvaja Rogersi, oddeľte ich dvoma priezviskami: Roger M. vyzval na hlasovanie. Roger T. sa zdržal hlasovania.

5. Čo (a čo nie) zahrnúť

Podľa povahy stretnutia to mohlo trvať od jednej do niekoľkých hodín. Od účastníkov sa bude požadovať, aby skontrolovali a potom schválili zápisnicu zo schôdze. Preto nechcete, aby sa zápisnica rozšírila do zdĺhavého dokumentu.

Zachytenie všetkého, čo ľudia hovoria doslovne, je nielen zbytočné, ale aj nepríjemné pre recenzentov.

Pre každý bod programu v konečnom dôsledku chcete zosumarizovať iba relevantné body diskusie a všetky prijaté rozhodnutia. Po stretnutí si prečítajte poznámky, nezabudnite upraviť všetky kruhové alebo opakujúce sa argumenty a ponechajte iba príslušné body.

6. Udržujte neutrálny tón

Zápisnica je právny dokument. Používajú sa na vytvorenie historického záznamu činnosti organizácie. Je nevyhnutné udržiavať rovnomerné, profesionálny tón . Nikdy nedávajte do zápisnice zápalový jazyk, aj keď sa jazyk rokovania stane horúcim.

Chcete objektívne zaznamenať podstatu diskusie, čo znamená spomenúť kľúčové body, ktoré sú predmetom diskusie, bez toho, aby ste pripisovali vinu. Zamestnanci napríklad riešili otázky členov rady týkajúce sa profesionality dodávateľa.Reklama

Predstavte si advokáta, ktorý desať rokov sledoval zápisnicu a našiel dôkazy o možnom priestupku. Nechceli by ste, aby ozdoba v podobe farebnej príslovky alebo vtipu na zahmlenie akejkoľvek správy o tom, čo sa stalo.

7. Zaznamenajte hlasy

Hlavným účelom zápisnice je zaznamenať všetky hlasy, ktoré predstavenstvo alebo organizácia vezme. Dôkladné vedenie záznamov si vyžaduje zmienku o tom, ktorý účastník robí pohyb, čo stav uvádza doslovne a ktorý účastník daný pohyb sekunduje.

Napríklad viceprezidentka Cindy Jacobsenová navrhla, aby sa 50 percent, alebo 50 000 dolárov, použilo na výťažok z darov Nadácie ZZZ do štipendijného fondu CCC. Predseda Roger McGowan návrh podporil.

Aj táto tabuľka hlasovania by mala byť vyjadrená neutrálnym jazykom: Správna rada jednomyseľne hlasovala za zmenu charty nasledujúcim spôsobom. Alebo Rozhodnutie poskytnúť 1 000 dolárov na úsilie spojené s výsadbou stromov prešlo 4 na 1, pričom predseda správnej rady McGowan bol proti.

Väčšina správnych rád sa snaží dosiahnuť jednomyseľné hlasovanie. S cieľom pomôcť rade dosiahnuť súdržnejšie výsledky sa člen rady môže niekedy zdržať hlasovania: Návrh prešiel 17 proti 1, jeden sa zdržal hlasovania.

8. Spárujte si poznámky po stretnutí

Po schôdzke si prečítajte svoje poznámky, zatiaľ čo všetky diskusie zostávajú čerstvé, a urobte potrebné revízie. Potom pripravte zápisnicu zo schôdzky na minimum, aby ste poskytli krátke zhrnutie diskusie, ktorá sumarizuje argumenty vznesené za a proti rozhodnutiu.

Ľudia často hovoria hovorovo alebo idiómami, napríklad takto: Toto nefunguje ani v loptovom parku alebo začínate znieť ako pokazená platňa. Aj keď vás možno bude lákať udržiavať presný jazyk v priebehu niekoľkých minút, aby ste dofarbili, odolajte.

Ak sú súčasťou schôdzky aj nejaké prezentácie, nezahŕňajte do zápisnice informácie z programu Powerpoint. Budete však chcieť zaznamenať kľúčové body z diskusie po prezentácii.

9. Korektúry s opatrnosťou

Uistite sa, že ste všetky mená napísali správne, vložili správny dátum stretnutia a aby bola vaša zápisnica zreteľne prečítaná.

Pri prvom použití vyhláste skratky. Pamätajte, že poznámky môžu byť skontrolované inými, pre ktorých sú akronymy neznáme. Zostaňte konzistentní v nadpisoch, interpunkcii a formátovaní. Zápisnica by mala byť vyleštená a profesionálna.Reklama

10. Distribuujte široko

Po schválení pošlite e-mailom zápisnice celej penzie - nielen účastníkom - na kontrolu. Vaša zápisnica pomôže, aby tí, ktorí chýbali, boli informovaní o dôležitých činoch a rozhodnutiach.

Na začiatku nasledujúcej schôdze vyzvite na schválenie zápisnice. Poznačte si všetky revízie. Pokúste sa vypracovať dohodnuté zmeny na schôdzi, aby ste nestrávili veľa času revíziami.

Požiadajte o návrh na schválenie zápisnice so schválenými zmenami. Keď účastník ponúkne návrh, požiadajte o ďalšiu osobu na schôdzi, aby návrh poslala ďalej. Hovoria: Všetci schválení. Vždy sa opýtajte, či existuje niekto, kto s tým nesúhlasí. Za predpokladu, že nie, potom povedzte: Zápisnica z nášho posledného stretnutia je schválená po vykonaní dohodnutých zmien.

11. Pečlivo pilníkujte

Keďže zápisnice sú právnym dokumentom, pri ich ukladaní buďte opatrní. Skontrolujte, či je názov súboru dokumentu v súlade s názvami súborov, ktoré boli predtým uložené.

Členovia organizácie môžu niekedy chcieť skontrolovať posledné minúty. Vedzte, kde je zápisnica uložená!

Jedno upozornenie

V dnešnej dobe špičkových technológií si môžete položiť otázku: Nebolo by jednoduchšie zaznamenať stretnutie? Závisí to od protokolov organizácie, ale pravdepodobne nie.

Nezabudnite sa opýtať, aké sú pravidlá v organizácii, v ktorej robíte zápisnice. Pamätajte, že zápisnica je záznamom toho, čo sa na schôdzi urobilo, a nie toho, čo sa na schôdzi povedalo.

Zápisnica odráža rozhodnutia, nie diskusie. Napriek ich názvu nie sú zápisnice prepisom z minúty na minútu.

Spodná čiara

Stať sa odborníkom na zapisovanie minút vyžaduje bystrý sluch, ochotu učiť sa a určité cviky, ale dodržiavaním týchto tipov sa čoskoro stanete zručnými.

Ďalšie tipy na produktívne stretnutia

• 5 alternatív k stretnutiam, ktoré strácajú čas
• 15 tajomstiev prebiehajúcich stretnutí ako najlepšie svetové inovatívne spoločnosti
• 12 tajomstiev superproduktívneho stretnutia, ktoré by ste mali vedieť

Odporúčaný fotografický kredit: Christina@wocintechchat.com cez unsplash.com Reklama

Odkaz