Nie ste to len vy: Sme všetci zaneprázdnení, ako sme bývali. Robiť akékoľvek úlohy efektívne z času na čas sa v dnešnej dobe cíti nemožné.

Či už ste pracujúca mama, študent vysokej školy alebo vlastník malého podniku, správa vášho času môže byť náročná. Ako si niekto nájde medzi hodinami, schôdzkami, schôdzkami s lekármi a školskými akciami mimo školy, niekto si čas na cvičenie alebo, nedajbože, zábavu?

Všetci máme 24 hodín za deň. Ako sa teda zdá, že niektorí ľudia plnia svoje úlohy, zatiaľ čo my ostatní sa potácame? Naučili sa, ako byť efektívne a časovo efektívne.

Obsah

1. Čo to znamená byť časovo efektívny?
2. Efektívne vs. efektívne
3. 6 spôsobov, ako byť efektívne časovo
4. Spodná čiara
5. Viac informácií o organizácii času

Čo to znamená byť časovo efektívny?

Merriam-Webster definuje efektívne ako: Schopné dosiahnuť požadované výsledky pri malom alebo žiadnom plytvaní (časom alebo materiálom).^[1]Čo však znamená byť skutočne efektívny v tom, ako trávite dni?

Mať čas efektívne znamená vyjednávať o každodenných okolnostiach a zároveň si zabezpečiť dostatok času na nedohodnutie, ako je spánok a starostlivosť o seba. Efektívnosť nemusí vždy znamenať, že si ráno sadnete za stôl, zosvetlíte zoznam úloh a odídete z kancelárie do 17. hodiny. Efektívnosť znamená robiť maximum, napriek vnútorným a vonkajším faktorom, nechať dostatok času starostlivosti o seba.

Pracovné dni začínam zapísaním svojich výstupov. Nevyhnutne som však uviaznutý na nečakanom stretnutí alebo výzve investora. Áno, pri práci som mohol zostať hore celú noc, aby som stihol svoje termíny - ale ak by som to urobil, bol by som na druhý deň príliš unavený na to, aby som niečo zvládol. To je efektívne, nie efektívne.

Aby som bol efektívny, mohol by som prácu rozdeliť s kolegom alebo dokončiť polovicu zadania a požiadať o predĺženie.

Keď žonglujete s prácou, rodičovstvom a spoločenským životom, musíte neustále optimalizovať svoje dni a držať sa zodpovednosti. Ale samozrejme, musíte byť stále rovnako efektívni.Reklama

Efektívne vs. efektívne

Zjednodušene povedané, byť efektívny je o dosiahnutí konkrétneho výsledku; byť efektívnym znamená dosiahnuť tento výsledok bez straty času alebo úsilia . Teoreticky musíte byť časovo efektívni, aby ste boli efektívni, ale nie vždy to tak je.

Pozerajte sa na to takto: Máte za sebou úlohu, ktorá by vám mala trvať hodinu. Ale medzi rozptýlením, ako je internet a chatovanie v kancelárii, vám táto úloha nakoniec trvá štyri hodiny. Splnili ste svoj konečný cieľ, takže ste boli efektívni, ale neboli ste efektívni, pretože to trvalo oveľa dlhšie, ako by malo.

Ak máte prácu, ktorá drží strechu nad hlavou a jedlo na stole, znamená to, že ste v práci dostatočne efektívni na to, aby ste dostali mesačnú výplatu. Vaša výplata však pravdepodobne neodráža to, koľko času strávite na sociálnych sieťach v jednotlivých výplatných obdobiach.

Výnimkou sú podnikatelia a živnostníci. Aby ľudia, ktorí vlastnia firmu, zarobili viac peňazí, musia byť efektívni a efektívni.

6 spôsobov, ako byť efektívne časovo

Efektívnosť je vedľajším produktom efektívnosti. Aj keď sa dá povedať, že väčšina podnikateľov je efektívna, vyžaduje si to prax.

Aj keď sa nesnažíte prevádzkovať ziskové podnikanie, stále môžete mať prospech z fungovania spôsobu, akým to robia úspešní obchodní lídri.

1. Stanovte merateľné ciele

Aj keď má každý podnikateľ svoju vlastnú metódu, odborníci na produktivitu navrhujú nastavenie SMART ciele . Konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a časovo závislé ciele podporujú efektívnosť aj účinnosť - nielen, že sa dajú reálne dosiahnuť, ale je možné kvantitatívne skontrolovať pokrok smerom k nim.^[dva].

Viac o cieľoch SMART sa dozviete v nasledujúcom videu:Reklama

Povedzme, že chcete zarobiť 100 000 dolárov za štvrťrok. Môžete nastaviť týždenné míľniky vo výške 8 000 dolárov, vďaka čomu bude cieľ lepšie zvládnuteľný a poskytne vám vankúš pre prípad, že jeden týždeň nedosiahnete cieľ.

Stanovenie cieľov vám pomôže byť efektívny z hľadiska času, pretože sústredí vašu energiu na to, čo chcete. To zase zlepšuje vašu schopnosť dosiahnuť tieto ciele.

2. Komunikujte podľa svojich podmienok

Či už je to plánovanie jedla alebo vývoj produktu, väčšina projektov vyžaduje tím. To však neznamená, že aktualizáciu musíte aktualizovať každých päť minút. Pracujúci profesionáli strácajú v priemere 21 minút denne jednoduchou nadmernou kontrolou svojich schránok^[3]. Počas štyroch pracovných týždňov, čo je takmer 7 hodín mesačne, by ste mohli vrátiť späť.

S e-mailom musia byť opatrní najmä podnikatelia. Napríklad správy investorov si môžu zaslúžiť rýchlu odpoveď. Záleží na tom, ako rýchlo ste si prečítali e-mail s pozdravom pre zamestnancov, na ktorý ste boli skopírovaný?

Ak zamestnanec niečo okamžite potrebuje, požiadajte ho, aby vám zavolal, alebo sa zastavte vo vašej kancelárii. Stanovte si čas a venujte mu jednu alebo dve hodiny týždenne česanie cez celú doručenú poštu aby ste nepremeškali niečo zásadné.

3. Predvolene Trust

Aj keď nepracujete s tímom, stále ste závislí od ostatných. Keď sme s manželkou pridali práčovňu na poschodí v našom dome, musel som dôverovať dodávateľom, že budú robiť svoju prácu. Musel som svojej manželke dôverovať, že odpoviem všetkým tým, kde to chceš? otázky, ktoré sa nevyhnutne vyskytli.

Keby som predvolene nedôveroval, spomalil by som projekt a možno by som ho aj úplne zrušil.

Naučte sa dôverovať ostatným rovnako, ako by ste dôverovali svojmu romantickému partnerovi. Majte jasno vo svojich zámeroch. Zaistite, aby sa vaše činy zhodovali s vašimi slovami, a predpokladajte, že aj ostatní.Reklama

Buďte úprimní v tom, ako komunikujete. Najdôležitejšie je akceptovať, že ostatní sú jedineční jedinci. Nie všetci pracujú alebo komunikujú rovnakým spôsobom, a to je v poriadku.

4. Robte pravidelné prestávky

Čím viac času projektu venujete, tým rýchlejšie ho dosiahnete, je to tak? Nie nevyhnutne.

Výskum naznačuje, že najproduktívnejší a časovo najefektívnejší pracovníci skutočne robia najviac prestávok. Štúdia skupiny Draugiem ukázala, že ideálny pracovný rytmus je v skutočnosti 52 minút, po ktorých nasleduje 17-minútová prestávka^[4]. Aj keď sa štúdia nezaoberala inými druhmi práce, ide o spravodlivú stávku, ktorá podporuje efektívnosť v celom rozsahu.

Nastavte časovač, ktorý vám pripomenie, aby ste si každú hodinu robili prestávku. Ak sú pre vašu úlohu vhodnejšie kratšie intervaly, vyskúšajte Technika paradajka . Pracujte 25 minút, potom nasledujúcich päť urobte niečo iné^[5]. Nielenže toho urobíte viac, ale budete aj menej stresovaní pri zavádzaní.

5. Využite svoje zdroje

Nie je to tak dávno, čo som musel na svojom dvore vyrúbať nejaké stromy, aby som chránil svoj dom. Mohol som vytiahnuť pílu z luku a ďalšiu hodinu som strávil pomalým prerezávaním kufra, ale neurobil som to, pretože v garáži som sedel motorovú pílu. Akonáhle som to odpálil, práca na strome trvala asi desať minút, takže mi zostával čas na ďalšie úlohy.

Rovnaký prístup uplatňujte aj v práci. Ak potrebujete preniesť informácie medzi viacerými oknami prehľadávača v počítači, môžete neustále klikať tam a späť medzi viacerými kartami. Alebo môžete pripojiť náhradný monitor uložený v úložisku, čo vám pomôže pracovať rýchlejšie a robiť menej chýb.

6. Vedieť, kedy povedať nie

Malé projekty majú zlý zvyk balónovať do väčších. Ak ste sa rozhodli len kosiť dvor, toho sa držte. Nehovorte si (ani nedávajte nikomu inému), aby ste tiež zastrihli kríky a vytrhali burinu.

Spravte si, čo chcete, a choďte ďalej. Je to efektívne aj časovo efektívne.Reklama

Čo ak ide o pracovný projekt? Možno nebudete môcť povedať nie priamo svojmu šéfovi, ale môžete navrhnúť alternatívy. Ak sa obávate, že je úloha stratou času, vyhodte iný nápad.

Ak skutočne nemáte čas na kalendár, požiadajte ho, aby vám pomohol určiť prioritu vášho zoznamu projektov. Pochopte to správne a váš šéf vám možno poďakuje za úsporu času spoločnosti.

Úplné pochopenie riadenia času je kľúčom k poznaniu, kedy povedať nie a kedy by niečo mohlo mať zmysel pre časovú investíciu.

Získajte viac informácií o umení povedať nie pomocou tento článok.

Spodná čiara

Kľúčové je plánovanie. Či už ste podnikateľom ako ja, alebo rodičom doma, máte prácu. Samotná práca sa môže líšiť, ale hodnota času a efektívnosti nie. Ak chcete uspieť - a máte čas na to, aby ste si vyhradili čas - premyslite si, ako si deň rozmyslíte.

Múdra práca je lepšia ako tvrdá práca. Naučiť sa dôverovať iným je dôležitejšie ako výsledok, ktorý vyzerá presne tak, ako ste mali na mysli. Účinnosť a efektívnosť sa môžu líšiť, ale obe sa znižujú na dve veci: mať plán a otočiť sa podľa potreby.

Viac informácií o organizácii času

• 20 rýchlych tipov na správu času na zvýšenie vašej produktivity
• 10 praktických spôsobov, ako vylepšiť svoje schopnosti riadenia času
• Ako byť produktívny v práci: 9 základných pravidiel

Odporúčaný foto kredit: Alex Presa cez unsplash.com

Odkaz