Bez ohľadu na to, v čom podnikáte, je pravdepodobné, že strávite aspoň nejaký čas schôdzkami. Vaše schôdzky môžu byť veľké skupinové stretnutia, individuálne stretnutia alebo dokonca pracovné pohovory. Možno dokonca preskakujete osobný aspekt stretnutia a konáte konferenčné hovory alebo používate Skype. Bez ohľadu na to, aký typ schôdzky ste naplánovali, tieto tipy vám môžu pomôcť zdokonaliť sa v nastavovaní schopností schôdzky.

1. Stanovte si programy vopred. Vedieť, čo plánujete na schôdzke dosiahnuť, vám môže pomôcť rozhodnúť sa, ako dlho plánujete pri danom stretnutí zostať - za predpokladu, že budete môcť dodržiavať svoj program. Môže byť ťažké presvedčiť ostatných ľudí, aby zostali na správnej ceste, ale nikto v skutočnosti nechce stráviť celý deň pri jedinom stretnutí. Navyše, dokončenie dohodnutej agendy je skutočne jediný spôsob, ako si byť istí, že vaše stretnutie sa skončí.
2. Ponúknite možnosti času a dátumu schôdzky. Namiesto zdĺhavého telefonovania alebo e-mailu si vyberte dva alebo tri termíny, ktoré vám vyhovujú, a predstavte ich druhej polovici svojho termínu. Ak máte do činenia s väčšou skupinou, je takmer zaručené, že aspoň jedna z možností niekomu nebude fungovať, a viac možností je oveľa rýchlejší spôsob, ako dosiahnuť konsenzus.
3. Vyhýbajte sa efektným softvérovým aplikáciám. Aj keď je tam nejaký veľmi nenápadný softvér na nastavenie schôdzok, snažte sa vyhnúť používaniu niečoho neobvyklého. Výnimkou z tohto pravidla sú večierky alebo veľmi veľké schôdze. Všeobecne platí, že používanie týchto aplikácií zaberie viac času, ako by stáli za to - pre nových používateľov existuje krivka učenia sa a odpoveď na e-mail môže trvať dvojnásobne dlho, keď musíte navštíviť web, aby ste odpovedali. Ak sa však snažíte koordinovať veľké skupiny ľudí, namiesto aplikácie veľkého množstva e-mailov môže aplikácia poskytnúť centrálne umiestnenie.
4. Uistite sa, že skutočne potrebujete stretnutie. Je určených veľa stretnutí pre jednoduché veci, ako je napríklad odovzdanie dokumentu na schválenie. Pokiaľ tento dokument nie je dostatočne krátky na to, aby sa mohol počas stretnutia úplne preskúmať, mohlo by byť výhodnejšie dokument odložiť a vrátiť sa neskôr, aby som odpovedal na otázky a zvládol proces schvaľovania. Predtým, ako si skutočne dohodnete schôdzku, zamyslite sa, či by sa s danou záležitosťou nedalo vybaviť rýchlejšie.
5. Minimalizujte čas cesty. Jedným z dôvodov, prečo schôdzky v našich kalendároch trávia toľko času, je nutnosť cestovania. Musíme cestovať do kancelárií klientov, kaviarní alebo kamkoľvek, kde sa sakra stretneme. Tento záväzok môžeme minimalizovať tým, že navrhneme, aby sme sa stretli na vlastných miestach, stretli sme sa na polceste alebo osobne stretnutie vynechali. Možnosti, ako sú telefónne hovory alebo videokonferencie, často dokážu zvládnuť všetky požiadavky daného termínu, pre ktorý ste sa chystali jazdiť autom cez mesto.
6. Naplánujte si čas na prípravu a zhrnutie. Keď si nastavujete schôdzku, premýšľajte, čo možno budete musieť urobiť, aby ste sa na ňu pripravili - prečítajte si správu, pripravte prezentáciu alebo si vyžehlite tričko - a naplánujte si čas na každú z týchto aktivít pred skutočným vymenovaním. Oplatí sa tiež naplánovať si pätnásťminútovú prípravnú reláciu tesne pred vašim vymenovaním, aby ste získali ďalšie podrobnosti o poslednej chvíli. To isté platí aj potom: po stretnutí môžete mať splnené určité následné úlohy. Plánovanie najmenej pár minút po schôdzke zaručuje, že budete mať čas skontrolovať, či sú vaše poznámky úplné a či sa do vášho kalendára dostanú aspoň akékoľvek ďalšie kroky (pokiaľ to potom nemôžete urobiť).
7. Oddeľte osobné a obchodné stretnutia. Mnoho z nás sa snaží načítať všetky naše schôdzky mimo kancelárie do jedného dňa. Ignorujúc problém, čo sa stane, ak sa oneskorí len jeden, máte problém so snahou prepínať prevodové stupne medzi prezentáciou, ktorú ste práve poskytli klientovi, a strelou, ktorú vám čaká lekár. Tento druh mentálneho prepnutia môže iba sťažiť zvládnutie vašich neskorších stretnutí. Skúste si naplánovať svoje osobné a pracovné stretnutia na rôzne dni.
8. Udržujte svoje plánovače schôdzok aktuálne. Ak nie ste jedinou osobou, ktorá plánuje vaše schôdzky, je nevyhnutné udržiavať ostatných v obraze. V opačnom prípade vás vaša polovička môže čakať na rodinnej večeri v rovnakom čase, keď dokončujete veľký projekt. Z tohto dôvodu sa mi páčia zdieľané kalendáre, napríklad Kalendár Google, ale existujú spôsoby, ako zdieľať takmer každý typ kalendára, ak ste odkázaní na svoj vlastný systém. Medzi plánovače schôdzok môžu patriť váš manažér, váš blízky pracovník, administratívny asistent (váš alebo oddelenia) a celá rada ďalších ľudí.
9. Obmedziť pozvaných. Možno nebudete potrebovať celú prítomnú spoločnosť, aby ste dostali správu o pokroku. Namiesto toho sa rozhodnite, kto v skutočnosti musí byť vo vašej schôdzke. Neskôr môžete kedykoľvek poslať hromadný e-mail, ak sa ľudia cítia vynechaní. Predtým som bol v situáciách, keď sa vyššie podniky cítili vynechané, ak ste ich nepriviedli pri každom jednom ustanovujúcom termíne. Najlepšie sa zdá byť prezentovanie stretnutia ako niečo, čo by nebolo hodnotným využitím ich času.
10. Potvrďte všetko! Potvrďte, kedy a kde je schôdza, čo pokrýva program, dokonca aj to, ako sa tam dostať. Všetko, čo skutočne potrebujete, je krátky e-mail deň alebo dva pred termínom, v ktorom je tento termín popísaný. Ak je všetko v poriadku, musíte odpovedať na jednoduché áno.