Pohotovostný plán neznie ako to, o čom by ste diskutovali s priateľmi pri koláči a káve, ale je to nevyhnutná súčasť všetkých skutočných plánov, ktoré pripravíte. Možno budete potrebovať jeden (alebo viac) pre svoje podnikanie, školský projekt alebo dokonca rodinnú dovolenku. Najväčším problémom pri príprave pohotovostného plánu je, že si ľudia často nie sú istí, čo doň zahrnúť. Tu je užitočný sprievodca, ktorý vám pomôže vytvoriť komplexný sprievodca.

Obsah

1. Čo je pohotovostný plán?
2. Čo sa stane, ak nemáte pohotovostný plán?
3. Čo ak je pohotovostný plán zlý?
4. Ako vám môže pomôcť pohotovostný plán?
5. Ako napísať dobrý pohotovostný plán?
   • 1. Identifikujte sa
   • 2. Stanovte priority
   • 3. Plán
   • 4. Vykonať
   • 5. Preskúmanie
   • Niekoľko konkrétnych príkladov, ktoré uvedú veci na pravú mieru:

Čo je pohotovostný plán?

Pohotovostný plán je súbor opatrení, ktoré podniknete, keď sa stane niečo neočakávané. Berte to ako záložný plán alebo plán B. Mal by obsahovať pokyny, ktorými sa môžete riadiť, keď pôvodný plán nevyjde z dôvodu zmien situácie.

Pohotovostný plán vás pripraví na riešenie akýchkoľvek budúcich problémov, s ktorými sa môžete stretnúť, a poskytne vám akúsi únikovú cestu z akejkoľvek nehody.^[1]

Čo sa stane, ak nemáte pohotovostný plán?

Ak sa s vašim Plánom A niečo neočakávane pokazí, alebo ak vás nehody prinútia zmeniť svoj súčasný plán, je pravdepodobné, že v ňom budete panikať. Najmä ak nie ste dobre pripravení na riešenie nepredvídaných udalostí, pravdepodobne nebudete môcť myslieť dosť na to, aby ste v danom okamihu prišli s riešením, ktoré potrebujete. Nebudete vedieť, čo máte robiť.

Čo je horšie, kým nebudete schopní dostať situáciu pod kontrolu, podnikanie sa nemôže vrátiť do normálu. Budete musieť vyriešiť problém a vytvoriť nové plány.Reklama

Čo ak je pohotovostný plán zlý?

Nemyslite si, že vytvorenie pohotovostného plánu je jednoduchá úloha. Pohotovostný plán by mal byť komplexný, čo si vyžaduje dôkladné zváženie. V opačnom prípade to nie je užitočné.

Môžete byť napríklad pripravení na nesprávny druh nehôd. A keď váš plán nevyjde podľa očakávaní, nebudete mať dostatočnú organizáciu na zvládnutie krízy. To znamená, že budete podliehať panike.

Ako vám môže pomôcť pohotovostný plán?

Napríklad pohotovostný plán umožňuje rýchle a efektívne riešenie nehôd.^[dva]V obchodnom scenári vám môže dokonca pomôcť ušetriť čas a náklady na opravu situácie.

Pohotovostný plán tiež pomáha minimalizovať negatívne dôsledky alebo straty spôsobené neočakávanou udalosťou. Vedie vás, aby ste začali riešiť situáciu hneď, ako sa niečo pokazí, a udržia vás v bezpečí.

Pripravený pohotovostný plán je koniec koncov upokojujúci, pretože sa nebudete musieť starať o to, aby ste nové plány pripravili v zhone.Reklama

Možno si myslíte, že nehody sú nepravdepodobné. Možno si myslíte, že váš plán A je dokonalý. Mali by ste však mať na pamäti, že budúcnosť je neistá, kým sa nestane súčasnosťou, a že my ako ľudské bytosti nemôžeme kontrolovať 100% toho, čo sa stane. Nechcete ľutovať, že ste nemali pohotovostný plán, keď je neskoro!

Ako napísať dobrý pohotovostný plán?

V zásade existuje 5 krokov:^[3]

Teraz ich prejdeme jeden po druhom:

1. Identifikujte sa

Pretože pohotovostný plán súvisí s tým, čo je neočakávané, musíte sa najskôr pokúsiť predvídať riziká:^[4] Reklama

• Čo by sa mohlo pokaziť?
• Ako pravdepodobné by to bolo?
• Aký je vplyv a dôsledky nepredvídanej udalosti?
• Aká by mala byť vaša reakcia alebo riešenie?
• Ako sa na to môžete pripraviť vopred?

2. Stanovte priority

Pomocou toho, čo ste si napísali v kroku 1, zoraďte svoje riziká podľa ich možného vplyvu a pravdepodobnosti. Čím je pravdepodobnejšie riziko a čím závažnejší bude dopad, tým vyššia by mala byť.

Podľa situácie sa musíte rozhodnúť, koľko vážite jednotlivých rizík.

3. Plán

Ďalším krokom je vytvorenie skutočného pohotovostného plánu. Nezabudnite na zdroje, ktoré máte k dispozícii, a navrhnite riešenia rizík, ktoré chcete v pláne pokryť. Buďte realistickí vo svojich potrebách: možno sa s niektorými problémami bude treba vyrovnať skôr ako pred inými, alebo budete musieť podniknúť kroky v určitom časovom rámci atď.

Je tiež dôležité dať jasné a jednoduché pokyny, aby ste nezabudli na to, čo ste napísali o mesiace neskôr, alebo aby im niekto nerozumel.^[5]

4. Vykonať

Ak váš pohotovostný plán zahŕňa ďalších ľudí, povedzme, vašich kolegov alebo členov rodiny, porozprávajte sa s nimi. Povedzte im, čo majú robiť, keď sa stanú určité veci.^[6]Pripravte ich.Reklama

Ak váš plán obsahuje kroky na prípravu na budúce nehody, vykonajte ich. To vám môže pomôcť znížiť riziká, ktoré vám môžu hroziť pri stanovovaní cieľov.

5. Preskúmanie

Zmeny sa dejú stále. Aby bol váš pohotovostný plán praktický, mali by ste ho skontrolovať a pravidelne ho upravovať. Vyhodnoťte položky vo svojom pláne. Niektoré riziká sa časom môžu stať viac alebo menej pravdepodobnými alebo môžu mať rôzne výsledky. Naučte sa dobre svoju situáciu a podľa toho aktualizujte svoje riešenia.

Ak sa váš plán týka veľkých rizík, ako sú prírodné katastrofy alebo zlyhania serverov, vykonávanie cvičení je veľmi užitočné na identifikáciu slabých stránok plánu a na zaistenie toho, aby boli zúčastnení ľudia pripravení konať podľa plánu, keď majú do.

Niekoľko konkrétnych príkladov, ktoré uvedú veci na pravú mieru:

Príklad 1: Pohotovostný plán pre výstavu v prírode

• Potenciálne riziko: Dážď
• Dotknutá osoba: Vystavovatelia, návštevníci, organizátori a členovia posádky
• Akcia 1: Zabezpečte exponáty
  • Kto prijme opatrenie: Členovia posádky na mieste
  • Príprava: Dažďové kryty pre stánky vystavovateľov, vystavovatelia e-mailom s predpoveďou počasia 3 dni vopred
• Akcia 2: Zaviesť návštevníkov do chránených oblastí
  • Kto prijme opatrenie: Členovia posádky na mieste, ochranka
  • Príprava: Vyznačené oblasti označte ako zákaz státia, nepremokavé bundy pre posádku

Príklad 2: Pohotovostný plán na prednes prejavu veľkej skupine publika (spolupracovníci) Reklama

• Potenciálne riziko: Projektor alebo počítač nepracujú
• Koho sa to dotkne: Ja
• Akcia: Keď hovorím, napíšte na tabuľu obrysy a kľúčové body
  • Kto bude konať: Ja
  • Príprava: Poznámky v tlačenej podobe, 3 farebné značky, vytlačené podklady

Odporúčaný foto kredit: Flaticon cez flaticon.com

Odkaz