6. augusta 1991 sa svet navždy zmenil, keď bol internet verejne dostupný. O necelých 30 rokov neskôr sa naše životy nenávratne zmenili. Teraz sa môžeme učiť, skúmať a komunikovať nepretržite, čo je úžasné a ako všetci vieme, môže to byť škodlivé pre našu produktivitu^[1]. To je dôvod, prečo otázka, Čo je plánovanie blokov? sa stalo dôležitým.

Aby bolo jasné, internet nie je iba rozptýlením života a hoci sa produktivita stala v posledných rokoch obrovským módnym slovom, je to iba miera pokroku: Robíte to, na čom záleží najviac? Aktívne sa posúvate k svojim cieľom?

Autor Neil Pasricha píše v Harvard Business Review^[dva]:

Keď bude náš svet rušnejší a naše telefóny pípavejšie, tým najskvostnejším zdrojom pre nás všetkých sa stáva pozornosť a tvorivý výstup. A ak si nenájdete čas, aby ste dali na svet niečo nové a krásne, potom sa vaša hodnota rýchlo znižuje.

Väčšina podnikateľov sa tohto sentimentu týka. Pasricha vyriešil svoje vlastné problémy s produktivitou ustanovením nedotknuteľných dní, ktoré ho chránia pred textami, telefónnymi hovormi, schôdzkami, upozorneniami alebo menovaniami akéhokoľvek druhu. Tvrdí, že tieto sústredené sedenia mu umožnili produkovať jeho najkreatívnejšiu a najprínosnejšiu prácu.

Páči sa mi Pasrichov prístup, ale nie vždy je to pre mňa reálne. Ako zakladateľ a generálny riaditeľ spoločnosti JotForm musím zvážiť rôzne denné rozhodnutia, od prijímania zamestnancov cez plány produktov až po finančné plánovanie. Mám podozrenie, že aj ostatní zakladatelia sa cítia rovnako. Napriek tomu verím v silu sústredenej práce, aj preto odporúčam blokové plánovanie.

Obsah

1. Čo je plánovanie blokov?
2. Ako používať blokovanie času na zvýšenie produktivity
3. Výhody plánovania blokov
4. Záverečné myšlienky
5. Ďalšie tipy na správu času

Čo je plánovanie blokov?

Podnikatelia sa často chvália svojim multitaskingom ako čestným odznakom. Po všetkom, začatie podnikania je pretiahnutím vojny medzi konkurenčnými prioritami.

Aj keď sa multitasking môže javiť ako efektívny, výskum ukazuje, že presun medzi úlohami môže znížiť produktivitu až o 40%. Prepínanie úloh ponecháva to, čo doktorka Sophie Leroy nazýva zvyškom pozornosti,^[3]čo znamená, že pri začatí ďalšej aktivity stále myslíme na predchádzajúcu aktivitu^[4].Reklama

Tu môže svietiť plánovanie blokov. Čo je to plánovanie blokov?

S konceptom plánovania blokov sa zvyčajne oboznámime na strednej škole. Pravdepodobne ste dostali rozpis s určitým počtom tried za deň, každý blokovaný podľa času v jednotlivých školských rokoch. Toto je základné plánovanie blokov.

Tiež sa nazýva blokovanie času, plánovanie bloku je prax prideľovania veľkého množstva času súvisiacim úlohám. Môžete napríklad určiť pondelok pre stretnutia a utorok pre stratégiu.Učitelia pri vytváraní plánov hodín často používajú blokové plánovanie.Existuje veľa rôznych prístupov, ku ktorým sa čoskoro dostaneme.

Najskôr je to dôvod, prečo je to dôležité. Obchod je v podstate riešenie problémov . Vytváranie stratégií, písanie kódu, vývoj produktov a všetko nespočetné množstvo aktivít, ktoré podnikatelia zvládajú zameraním na dopyt a minimálnym rozptýlením. Sú to vo svojej podstate tiež ľudské úlohy, ktoré AI ľahko nenahradí, čo znamená, že vaše podnikanie závisí od vašej schopnosti ísť do hĺbky.

Cal Newport, autor knihy Hlboká práca: Pravidlá úspechu v rozptýlenom svete , uviedol v rozhovore z roku 2017:

Zameranie je teraz miazgou tejto ekonomiky.

Podnikatelia používajú svoju myseľ na uskutočňovanie nápadov a vytváranie hodnôt, takže schopnosť sústrediť sa je takmer ako superveľmoc^[5].

Blokové plánovanie vám tiež môže pomôcť vytvoriť kvalitnejšiu prácu za kratší čas. Parkinsonov zákon tvrdí, že práca sa rozširuje tak, aby vyplnil čas potrebný na jej dokončenie,^[6], čo je dôvod, prečo môže stanovenie časových limitov vyfúknuť úlohu balónu.Reklama

Ako používať blokovanie času na zvýšenie produktivity

Každý máme iné rytmy a povinnosti. Personalizácia je kľúčom k úspešnému blokovaniu času a bude vyžadovať určité pokusy a omyly. Tu je postup, ako začať.

1. Posúďte svoj kalendár

Vyhodnotenie vášho súčasného harmonogramu môže byť prekvapivo ťažké, pretože len málo z nás dokáže presne odhadnúť, koľko času si vyžaduje úloha. Ak je to jednoduchšie, sledujte, ako vlastne trávite čas celý týždeň. Poznačte si každú aktivitu - dokonca 10 minút e-mailu a 15 minút sociálnych médií medzi jednotlivými stretnutiami.

Keď budete vedieť, ako ste trávili čas, bude jednoduchšie vedieť, čo si nechať a čo vyhodiť, keď začnete pripravovať nový rozvrh.

2. Hľadajte vzory

Po zdokumentovaní celého týždňa zoskupte úlohy do kategórií. Môžete napríklad zahrnúť nasledujúce kategórie:

• Administratívne
• Stretnutia
• Tvorivá práca
• Email
• Osobný čas.

Môžete tiež označiť úlohy podľa toho, ako sa pri tom cítite alebo ako ovplyvňujú vaše energetické hladiny na stupnici od 1 do 10. Robte pre seba všetko, čo má zmysel.

3. Usporiadajte svoje časové bloky

Experimentujte s rôznymi vzormi plánovania blokov. Napríklad jedno ráno môže vyzerať takto:

• 8:00 - 9:00: odpovedajte na e-maily
• 9:00 - 10:00: Spíšte marketingový návrh
• 10:00 - 11:00: Brainstormujte a naplánujte projekt klienta A.
• 11:00 - 12:00: Stretnite sa s klientom A a diskutujte o nápadoch

Ihneď po prebudení však môžete zistiť, že ste kreatívnejší. V takom prípade by ste chceli presunúť brainstorming a plánovanie na skorší slot. Ak je odpoveď na e-mail najlepšia, keď sa po obede cítite mierne letargicky, vložte to tam.Reklama

Prečítajte si svoje emócie a schopnosti po celý deň a využite možnosti, ktoré pre vás budú fungovať najlepšie.

Nakoniec je cieľom vyhnúť sa zmene mentálneho chodu počas celého dňa, týždňa a možno aj mesiaca. Uvedomujem si, že to nie je ľahké, najmä pre podnikateľov, ale môže to byť neuveriteľne cenné.

Celý deň strávený projektmi, ktoré sa vám nepáčia, napríklad administratívnou prácou alebo schôdzkami, sa môže javiť ako odstrašujúce, ale ich blokovanie do jedného dňa môže spôsobiť, že zvyšok vášho týždňa bude nekonečne produktívnejší a príjemnejší. Môžete slobodne čeliť všetkým podnikateľským výzvam, ktoré vám prúdia krv.

4. Vytvorte denné motívy

Ak ste niekým, kto sa musí sústrediť na veľa vecí počas jedného dňa alebo týždňa, môže byť pre vás výhodnejšie vytvárať témy pre každý deň namiesto toho, aby vám bránili v plnení jednotlivých úloh. Môžete napríklad nastaviť pondelok ako Brainstorming / plánovacie dni, utorok ako administratívne dni atď.

Ak sa vydáte touto cestou, navrhujem naplánovať si vždy aspoň jeden Rodinný deň. Zabezpečí vám uvoľnenie času pre dôležitých ľudí vo vašom živote a vášmu mozgu čas na odpočinok.

Výhody plánovania blokov

Keď odpoviete Čo je plánovanie blokov? a viete, ako ho správne používať, zistíte, že získate veľa výhod. Tu je len niekoľko z nich.

Bojová prokrastinácia

Ak máte nastavený svoj rozvrh a viete, že na vykonanie konkrétnej úlohy máte iba hodinu, bude podstatne jednoduchšie vyhnúť sa prokrastinácii.

Ďalšie informácie o tom, ako prestať odkladať, nájdete na webe tento článok .Reklama

Vytvorte odhady realistického času

Keď už nejaký čas pracujete s blokovaním času, dozviete sa, ktoré aktivity zaberajú najviac / najmenej času. Možno budete musieť upraviť svoj rozvrh počas prvého mesiaca alebo tak, aby ste to napravili, ale buďte trpezliví. Naďalej sa naučíte realisticky odhadovať, koľko času bude konkrétna úloha trvať.

Vyvíjajte viac zamerania a pozornosti

Keď váš plán nenecháva veľa priestoru na prechádzanie sociálnymi sieťami alebo chatovanie so spolupracovníkmi, zistíte, že váš mozog je viac oddaný venovať pozornosť k danej úlohe. Odpoviete na limity, ktoré ste si stanovili, a budete sa sústrediť na to, aby sa veci splnili.

Záverečné myšlienky

Väčšina zakladateľov túži po slobode. Školské rozvrhy, zamestnanie a sociálne normy nás napriek tomu podmieňujú prácou s tradičným rozvrhom a reaktívnym myslením. Skôr ako sa nazdáme, znovu sme vytvorili pracovný program, ktorý sa datuje do 19. storočia, a to aj v našich vlastných spoločnostiach. Blokové plánovanie nie je iba nástrojom na maximalizáciu produktivity; je to spôsob, ako získať späť svoj čas^[7].

Za 14 rokov v spoločnosti JotForm som si uvedomil, že obchodný rast znamená robiť viac vecí, ktoré majú najväčší vplyv. Nie vždy sa mi darí, ale snažím sa sústrediť svoj čas a energiu tam, kde to záleží, a viem, že zaneprázdnenosť nie je synonymom produktivity.

Ak sa cítite rovnako, vyskúšajte blokovanie času. Podeľte sa o svoje experimenty pri plánovaní s kolegami a členmi rodiny, aby porozumeli zmenám a mohli vás podporiť.

Nakoniec sa nebojte, že to napravíte okamžite. Možno bude potrebné, aby ste sa dostali pod kapotu svojho kalendára a trochu sa pohrávali. Nájdite to, čo vám vyhovuje, a potom ochráňte svoj nový rozvrh za každú cenu.

Ďalšie tipy na správu času

• Čo je Time Management a ako rozumne spravovať svoj čas
• 7 efektívnych tipov na správu času, ktoré maximalizujú vašu produktivitu
• Ako sa sústrediť a maximalizovať svoju produktivitu (konečný sprievodca)

Odporúčaný foto kredit: William Iven cez unsplash.com

Odkaz