Schopnosť delegovať je jedným z charakteristických znakov úspešného vodcu. Delegácia je jednou z najlepších nástroje riadenia pre zvýšenie morálky zamestnancov, spokojnosti s prácou, dôvery medzi členmi tímu a manažérom a výsledku hospodárenia spoločnosti. Pomáha tiež pri riadení času.

Aj keď sa efektívne techniky delegovania neučia zriedka, dobrou správou je, že delegovanie je zručnosť, ktorú je možné získať.

Obsah

1. Čo je to delegácia?
2. Ako delegácia vylepšuje riadenie tímu?
3. Ako správne delegovať
4. Vedieť, čo by malo a nemalo byť delegované
   • Čo by malo byť delegované
   • Čo by nemalo byť delegované
5. Záver
6. Ďalšie tipy týkajúce sa delegovania úloh

Čo je to delegácia?

Delegovanie možno definovať ako akt splnomocnenia konať za iného.^[1]S touto udelenou mocou je človek, zvyčajne podriadený, schopný vykonávať konkrétne činnosti (obvykle poskytované manažérom alebo nadriadeným). Delegovanie je nástroj riadenia určený na zvýšenie efektívnosti organizácie.^[2]Umožňuje rozdeliť ciele organizácie na úlohy a prideliť ich členovi tímu, ktorý sa najlepšie hodí na výkon funkcie. Vďaka tomu sa hovorí, že väčšina podnikateľov a manažérov je v delegovaní povestne zlá. Ale prečo?

Ako už bolo uvedené, väčšina organizácií neučí svojich manažérov delegovať. Existuje však niekoľko ďalších dôvodov, prečo manažéri váhajú s delegovaním, vrátane:

Veria, že nikto nemôže robiť svoju prácu tak dobre, ako môžu

Manažéri musia delegovať úlohy, pretože ich zodpovednosťou je dohliadať na zamestnancov. Nemôžu a nemali by robiť všetku prácu sami. Úlohou vedúceho je viesť, motivovať a dohliadať na členov svojho tímu s cieľom dosiahnuť cieľ.

Myslia si, že niekoho trénovať trvá príliš veľa času

Súčasťou vedenia a motivácie členov tímu je školenie. Áno, zaškolenie zamestnanca na novú úlohu bude trvať nejaký čas, musíte to však považovať za investíciu. Predstavte si, že niekomu trvá denné trénovanie, aby zvládol úlohu, a že školenie trvá týždeň. To je ďalších päť hodín strávených vykonávaním úlohy. Avšak po prvých piatich dňoch, keď zamestnanec vykoná úlohu, budete mať voľno päť hodín týždenne, aby ste sa mohli venovať iným problémom.

V motivácii zamestnancov chýba dôvera

Ďalšou súčasťou práce manažéra je rozvíjať schopnosti jeho zamestnancov s cieľom identifikovať budúcich vodcov a objaviť ich silné a slabé stránky. Bez delegovania nikdy nebudete vedieť, akú úroveň motivácie majú vaši zamestnanci.

Chcú sa urobiť nepostrádateľnými

Ak sa obávate o to, aby ste sa stali nepostrádateľnými, nemali by ste byť. Vy sú nepostrádateľný. Získať dobrých manažérov a vodcov je notoricky ťažké, a preto sú pre organizácie prirodzene nepostrádateľní. Ak ste na vedúcej pozícii a bojíte sa o svoju prácu, naučte sa, ako byť lepším vodcom.

Radi si prácu robia sami

Aj keď veľa ľudí baví robiť svoju prácu sami, páči sa im tvorivý proces alebo len predstava, že môžu riadiť výsledok a uznať ho. To nie je práca manažéra.

Musíte byť ochotní vzdať sa kontroly, akceptovať, že iní ľudia majú rôzne (a niekedy lepšie) spôsoby, ako robiť veci, a akceptovať svoju úlohu facilitátora alebo dozorcu.Reklama

Majú zlý pocit z toho, že dajú viac práce preťaženému personálu

Pocit, že je váš personál preťažený alebo prepracovaný, je pre manažéra úplne bežné. Ak teda budete mať viac času na členov tímu, môžete mať pocit, že na nich iba pracujete. Ak sa to však urobí správne (o tom neskôr), delegácia môže zvýšiť ich motiváciu a spokojnosť s prácou.

Teraz, keď sme odpovedali na otázku, čo je to delegovanie, prejdime k druhej časti otázky:

Ako delegácia vylepšuje riadenie tímu?

Efektívne delegovanie je jednou z najdôležitejších manažérskych schopností, ktoré môžete mať. Výhody správneho delegovania idú hlbšie ako zvýšená produktivita. Tieto účinky možno vidieť v:

Väčšia dôvera medzi manažérom a zamestnancom

Keď dáte zamestnancovi oprávnenie a autonómiu na vykonanie úlohy, znamená to, že mu dôverujete, že to zvládne. Tiež sa v nich hovorí, že si myslíte, že sú dostatočne kompetentní na zvládnutie úlohy. Tento prejav dôvery vytvára dôveru medzi nadriadeným a podriadeným.

Zvýšenie spokojnosti s prácou

Delegovanie úloh alebo úloh na členov vášho tímu im umožňuje prevziať zodpovednosť a hrdosť na svoju prácu. Nikto nechce byť považovaný za ozubené koleso v stroji, ktoré by robilo prácu, ktorú by mohol robiť ktokoľvek. Ak im dáte zodpovednosť a autoritu za vykonanie práce, bude to trvať ešte dlho, kým im pomôžeme hrdiť sa svojou prácou.

Zvýšená motivácia

Delegovaním úloh na príslušných zamestnancov sa dostanú k výsledku. Toto je ich šanca zažiariť. Každý chce od šéfa pochvalu a vedomie, že výsledok, ktorý príde, bude vyhodnotený ako odraz jeho samého, je veľkou motiváciou.

Viac času na ďalšie dôležité činnosti

Rovnako ako kapitán lode, aj vodcovia hodnotia podmienky, plánujú kurz a riadia plavidlo. Môžu skočiť dovnútra, keď je muž dole, ale ich hlavnou úlohou je starať sa o celkový obraz. Nechajte svoju posádku trápiť sa s pádlovaním a vy sa len uistite, že ide správnym smerom.

Týmto spôsobom si môžete uvoľniť čas na účasť na dôležitejších činnostiach.

Rozvíjanie nových zručností vo vašich tímoch

Súčasťou práce každého manažéra je pomáhať vašim zamestnancom učiť sa a rásť. Ako zamestnanci zdokonaľujú a rozširujú svoje zručnosti, stávajú sa cennejšími pre spoločnosť a priemysel ako celok. Toto je súčasť ich kariérneho rozvoja. Vďaka tomu je váš tím tiež oveľa flexibilnejší.

Skvelý hodnotiaci nástroj

Ako manažér je súčasťou vašej práce identifikácia tých najlepších a tých, ktorí si zaslúžia povýšenie. Mali by ste tiež premýšľať o tom, kto by vás mal nahradiť, keď získate povýšenie. Delegovaním zodpovedností na svojich zamestnancov máte skvelú pozíciu, aby ste zistili, kto berie býka za rohy a kto iba minimálne.Reklama

Celkovo môžu pozitívne účinky delegovania pôsobiť synergicky na efektívnosť, produktivitu a ziskovosť organizácie.

Ako správne delegovať

Hovorili sme o tom, čo je delegácia a aké sú jej výhody, ale ako môžete byť efektívnym delegátom a využívať výhody, o ktorých sme diskutovali? Tu je niekoľko efektívnych techník delegovania, ktoré vám pomôžu začať.

1. Začnite od výsledku a posuňte sa dozadu

Pri delegovaní novej zodpovednosti na zamestnanca začnite vysvetlením, ako by mal výsledok vyzerať. Napríklad: Chystám sa ťa poveriť vedením X a účelom X je, aby bol ABC prevedený na DEF do dvoch týždňov a za menej ako 100 dolárov. Toto je spôsob, ako si stanoviť cieľ, bez toho, aby ste im povedali, ako ho musia dosiahnuť.

2. Dajte svojim zamestnancom autonómiu

Pre manažérov to môže byť ťažké, ale mali by ste sa pokúsiť ustúpiť a uvedomiť si, že existuje veľa rôznych spôsobov riešenia problému. Keď sa ich necháte domyslieť, ako na to, naučia sa to a často dôjde k lepšiemu výsledku.

3. Dajte im oprávnenie robiť to, čo požadujete

Toto je veľmi dôležité! Delegovanie zodpovednosti za úlohu bez toho, aby ste im dali oprávnenie potrebné na jej dokončenie, znamená v skutočnosti len to, že sa na zamestnanca vyhodí viac práce. Namiesto zvyšovania motivácie a spokojnosti s prácou vyvolávate nevôľu a hnev.

4. Spojte ich osobnosť a súbor schopností

Nedávajte introvertovi úlohu viesť schôdzku. Rovnako nedávajte extrovertovi zodpovednosť za účtovníctvo. Mali by ste mať dobrú predstavu o tom, kto sú vaši zamestnanci a aké zručnosti majú. Správnu úlohu delegujte na správnu osobu.

5. Zaistite, aby mali správne zdroje

Zaistite, aby ľudia, ktorých delegujete, mali dostatok času, peňazí, školení, zásob, pracovného priestoru a pomoci od ostatných, aby mohli prácu dokončiť. Ak to neurobia, potom zlyhanie nie je na nich, ale na vás.

6. Dohliadaj, nerob mikromanáž

Najlepším spôsobom, ako to urobiť, je vytvoriť si časovú os s pravidelnými kontrolami. To umožňuje autonómiu zamestnancov, pričom je stále braný na zodpovednosť za projekt vpred. Umožňuje tiež zamestnancovi klásť otázky a dostávať vstupy v pravidelne plánovaných intervaloch.

7. Vytvorte motivujúce prostredie

Najúspešnejší delegáti sú tí, ktorí vedia, kedy majú byť roztlieskavačkami alebo trénermi a kedy majú zakročiť alebo ustúpiť. Sú tam tiež oslavovať úspechy .

8. Buďte tolerantní k chybám

Nikdy nebudete mať inovácie bez podstúpenia rizika a bez podstúpenia rizika. Buďte tolerantní a používajte chyby ako učebný nástroj, nie ako niečo, čoho by ste sa mali báť.Reklama

Doteraz sme sa zaoberali tým, čo, prečo a ako pri delegovaní právomocí, ale ako sa rozhodneme, ktoré úlohy by mali byť delegované?

Vedieť, čo by malo a nemalo byť delegované

Na túto tému existuje niekoľko rôznych myšlienok, jedným názorom je, že aV určitom okamihu by malo byť všetko, čo možno delegovať; až na vzácnu výnimku.

Čo by malo byť delegované

Vykonajte audit pomocou šiestich T, aby ste určili, ktoré úlohy majú najväčší zmysel vykladať.^[3]

1. Drobné

Toto sú úlohy, ktoré sú také malé, že sa zdajú byť bezvýznamné ich zvládnuť, ale spočítajú sa. Nikdy nie sú dôležité ani urgentné, a aj keď vám to zaberie len pár minút, nakoniec vás odvedú z toku strategickejšej práce. Napríklad registrácia na konferenciu alebo udalosť, jej pridanie do kalendára a rezervácia hotela a letu - každá z týchto vecí sama osebe nemusí trvať veľa času, ale dohromady sa všetky spočítajú.

2. Zdĺhavé

Pomerne jednoduché úlohy pravdepodobne nie sú najlepším využitím vášho času. Veľmi priame úlohy môže (a mal by) zvládnuť ktokoľvek okrem vás.

Napríklad ručné zadanie zoznamu 100 položiek do tabuľky a jej farebné kódovanie alebo aktualizácia KPI vo vašej prezentácii sú všetko jednoduché úlohy, ktoré je možné odovzdať.

3. Časovo náročné

Jedná sa o úlohy, ktoré, aj keď môžu byť dôležité a dokonca trochu zložité, sú časovo náročné a nevyžadujú počiatočných 80% výskumu. Môžete ľahko vstúpiť, keď je úloha dokončená na 80%, a dať súhlas, dohľad alebo smer v ďalších krokoch.

4. Učiteľní

Tieto úlohy, aj keď sa spočiatku javia ako komplikované, je možné ich preložiť do systému a odovzdať ďalej, pričom stále poskytujete kontroly kvality a konečné schválenie.

Napríklad výučba jedného z vašich priamych prehľadov, ako navrhnúť balík prezentácií pre mesačné stretnutie všetkých účastníkov, a dokonca aj to, ako byť tým, kto bude dodávať tieto informácie tímu, môže byť dobrým spôsobom, ako si uvoľniť čas.

5. Strašné At

Úlohy, ktoré spadajú do oblasti, kde sa cítite nevybavený, by sa mali všeobecne odovzdať niekomu, kto má v tejto oblasti silné stránky. Napríklad, ak si nie ste istí, ako usporiadať vizuálny dizajn týchto snímok z PowerPointu pre tímovú schôdzku, pravdepodobne bude môcť vstúpiť niekto z vášho tímu.Reklama

6. Časovo citlivé

Jedná sa o úlohy, ktoré sú citlivé na čas, ale konkurujú iným prioritám. Nie je dostatok času na to, aby ste ich vykonali naraz. Preto delegujete dôležitú a časovo citlivú úlohu, ktorú je možné vykonať paralelne s vašimi ostatnými termínmi založenými na projektoch.

Napríklad nechať svoj iPad v lietadle po lete a pracovať na jeho obnovení skôr, ako úplne zmizne na letisku, stratený a nájdený v priepasti každodenným volaním zákazníckeho servisu, môže trvať veľa času a môže byť delegovaný na podriadeného.

Čo by nemalo byť delegované

Na rozdiel od vyššie uvedeného existujú niektoré úlohy, ktoré by nikdy nemali byť delegované a mali by vždy zostať zodpovednosťou manažéra. Niektoré z nich zahŕňajú:

Vízia spoločnosti a vyhlásenia o poslaní

Tie hrajú dôležitú úlohu v reputácii spoločnosti a mali by sa brať čo najvážnejšie. Preto zodpovednosť za ich vytváranie by mal vždy ležať s manažérom alebo iným vedúcim spoločnosti.

Rozhodnutia o prijatí do zamestnania

Príliš veľa manažérov sa pri prijímaní zamestnancov spolieha na externé agentúry. Aj keď sú súbory zručností dôležité, hodnotenie toho, ako sa zamestnanec hodí do podnikovej kultúry, je rovnako dôležité, a najlepšie sa to deje tvárou v tvár.

Nastupujúci zamestnanci

Pre manažérov je dôležité, aby sa aktívne podieľali na tom, aby sa noví zamestnanci cítili vítaní. Mali by byť vždy k dispozícii a prístupné novým zamestnancom.

Disciplína

Rozdelenie disciplinárnych povinností na administratívneho asistenta alebo HR je často znakom slabých manažérskych schopností. Manažéri si môžu všeobecne získať viac rešpektu od zamestnancov tým, že si to vybavia sami.

Recenzie výkonnosti

Povinnosť zamestnancov, aby si robili vlastné kontroly a iba sa od nich odhlásili, predstavuje medvediu službu pre všetkých zúčastnených. Manažéri by mali byť osobne zapojení do tohto procesu, aby z neho vyťažili maximum.

Záver

Na prvý pohľad sa delegovanie môže javiť ako väčší problém, ako by stálo za to. Ak je však vykonaná správne, rozsah, šírka a kvalita práce priniesli viac, než aby vyrovnali prípadné nepríjemnosti.

Budete ohromení, čo sa stane, keď si zariadite pracovné zaťaženie, aby ste sa mohli sústrediť iba na úlohy s najvyššími prioritami, zatiaľ čo ostatní pracujú na zmysluplných a náročných úlohách.Reklama

Implementáciou postupov, o ktorých sme tu hovorili, budete môcť správnym spôsobom delegovať správne projekty na správnych ľudí, a to je recept na úspech.

Ďalšie tipy týkajúce sa delegovania úloh

• Ako efektívne delegovať úlohy (podrobný sprievodca)
• Delegovanie práce: Čo delegovať a čo nie?
• Dôležitosť delegovania vedenia (a ako správne delegovať)

Odporúčaný fotografický kredit: CoWomen cez unsplash.com

Odkaz