Keď si sadnete k čítaniu tohto článku, hádam ste už dnes aspoň raz zažili rušenie v práci, pravdepodobne viackrát.

Je pravdepodobné, že vás vyruší skôr, ako skutočne dočítate tento článok.

Jednoduchá pravda je, že všetci v práci čelíme rozptýleniu každý deň a zvyčajne každú hodinu môže niečo alebo niekto spôsobiť, že budete vyrušovaní.

Vďaka toľkému počtu stretnutí, ktorých sa môžu zúčastniť, konverzáciám alebo rozhovorom od spolupracovníkov, hovorom, e-mailom, sociálnymi oznámeniami a mnohými ďalšími prerušeniami, sa môže často javiť ako skutočná výzva zostať produktívny a robiť dôležité veci.

Rozptýlenie znižuje našu produktivitu a energiu.

Ovplyvňujú našu schopnosť sústrediť sa a držať sa projektov alebo úloh dostatočne dlho na to, aby sme ich videli.

Ak premýšľate o svojom pracovnom týždni, som si istý, že môžete uviesť 5 až 10 vecí alebo ľudí, ktorí v práci pôsobili rušivo.

Ale koľko z týchto rozptýlení si človek spôsobí sám a koľko je výsledkom vášho pracovného prostredia?

Obsah

1. Prečo by ste sa mali v práci zbaviť vyrušovania?
2. 7 bežných rušivých javov v práci (a ako s nimi bojovať)
3. Spodná čiara
4. Viac informácií o tom, ako sa sústrediť

Prečo by ste sa mali v práci zbaviť vyrušovania?

Takmer 3 zo 4 pracovníkov (70%) pripúšťajú, že sa v práci cítia roztržito, pričom 16% ľudí uvádza, že sú vyrušovaní takmer vždy.^[1]

Vplyv rozptýlenia pracoviska podľa správy zahŕňal:

• 54% uviedlo, že nepodávajú taký výkon, aký by mali
• 50% uviedlo, že sú výrazne menej produktívni
• 20% uviedlo, že nie sú schopní naplno využiť potenciál a napredovať vo svojej kariére

Rovnaký prieskum od spoločnosti Udemy uviedol hlavné výhody zníženia rozptýlenia pracoviska od opýtaných:

• 75% uviedlo, že toho stihnem viac a som produktívnejšia
• 57% uviedlo, že som motivovaný vydať zo seba maximum
• 51% uviedlo, že som si viac istý svojou schopnosťou robiť svoju prácu dobre
• 49% uviedlo, že som v práci šťastnejší
• 44% uviedlo, že dodávam kvalitnejšie práce

Medzi hlavné rušivé vplyvy, ktoré vo svojom prieskume označil Udemy for Business, patrili zhovorčiví spolupracovníci (uvádza 80% opýtaných pracovníkov) a hluk v kancelárii (70%).

Stretnutiam vinu za nízku produktivitu vyčítalo 60% respondentov, zatiaľ čo 58% uviedlo, že aj keď na vykonávanie svojej práce nepotrebujú sociálne médiá, nedokázali to zvládnuť cez pracovný deň bez kontroly platforiem ako Facebook, Twitter a Instagram.

7 bežných rušivých javov v práci (a ako s nimi bojovať)

Prieskum uskutočnený v roku 2016 medzi 2 000 personálnymi a personálnymi manažérmi v USA, ktorý uskutočnil CareerBuilder, ukázal, že hlavnými vinníkmi rozptýlenia boli smartphony (55%), internet (41%), klebety (37%), sociálne médiá (37%), pokles počtu spolupracovníkov o (27%), prestávky na fajčenie alebo občerstvenie (27%), e-mail (26%), stretnutia (24%) a hluční spolupracovníci (20%).^[dva]

Takmer tri štvrtiny zamestnávateľov, ktorí sa zúčastnili prieskumu CareerBuilder, uviedli, že z dôvodu rušenia na pracovisku sa stratili dve alebo viac hodín denne, pričom takmer polovica (43%) odhaduje, že stratili tri alebo viac hodín denne.

Prieskum 2 000 ľudí vykonaný službou finančného riadenia Think Money vo Veľkej Británii uviedol, že tretina zamestnancov je v práci vyrušovaná až na tri hodiny denne.^[3]

Takže si predstavte, či ste mali v práci menej rušivých vplyvov a dokázali ste sa lepšie sústrediť a dosiahnuť viac svojej najlepšej práce.

S ohľadom na tieto prieskumy týkajúce sa rozptýlenia pracoviska som identifikoval hlavných 7 rozptýlení, ktorým momentálne pravdepodobne čelíte, a niektoré realizovateľné stratégie, ktoré vám pomôžu prekonať ich a zvýšiť tak vašu produktivitu a kreativitu:

1. Chatty spolupracovníci

Budovanie vzťahov so svojím tímom a kolegami v práci je nevyhnutné.

Denné rozhovory sú dôležité pre budovanie priateľskej kultúry a atmosféry spolupráce v kancelárii, ale je ľahké uviaznuť v nekonečných rozhovoroch a klebetách.Reklama

Ak sú vaše dvere vždy otvorené, je veľmi ľahké, aby niekto vystrčil hlavu do kancelárie a pýtal sa, čo vás zbaví produktívnej práce.

Ako sa sústrediť a zmierniť rozptýlenie

Ak máte problémy s vytrvalými rozhovormi alebo rozptýlením členov tímu, skúste s nimi viesť diskrétny rozhovor o tom, aký vplyv to má na váš deň.

Prípadne zatvorte dvere svojej kancelárie, ak ich máte. Ďalšou metódou, ktorú môžete použiť, ak sa chcete sústrediť a sústrediť, je nasadiť si slúchadlá (ak to vaša kancelária umožňuje).

2. Hluk kancelárie

Výskum, ktorý uskutočnili Kim a De Dearoví z univerzity v Sydney, ukázal, že 30 percent pracovníkov v kabínach a okolo 25 percent v kanceláriách bez priečok nie je spokojných s hladinou hluku v práci.^[4]

Výskum spoločnosti Ipsos a tímu Steelcase Workspace Futures ukazuje, že 85% ľudí nie je spokojných so svojím pracovným prostredím a nemôže sa sústrediť. Z opýtaných 95% uviedlo, že je pre nich dôležitá súkromná práca, ale iba 41% uviedlo, že tak môžu urobiť, a 31% muselo opustiť kanceláriu, aby dokončili prácu.^[5]

Dotazovaných bolo viac ako 10 000 pracovníkov v 14 krajinách a kľúčové zistenia tiež ukázali, že:

• Pracovníci úradu strácajú rozptýlením 86 minút denne
• Mnoho zamestnancov je nemotivovaných, neproduktívnych a nadmerne stresovaných
• Majú malú kapacitu tvorivo a konštruktívne myslieť a pracovať

Ak pracujete vo veľkej alebo malej kancelárii, som si istý, že ste už zažili, že kancelárie môžu byť skutočne hlasné, či už ide o rozhovory, telefonické hovory, hudbu alebo iné zvuky.

Ako sa sústrediť a zmierniť rozptýlenie

Ak máte kanceláriu, najjednoduchšie je zavrieť dvere, aby ste získali trochu súkromia a sústredený a tichý čas.

Ak máte spolupracovníkov, o ktorých viete, že vytvárajú veľa hluku, môžete sa k nim priblížiť a pokojne sa porozprávať o tom, ako ich konanie ovplyvňuje vašu schopnosť sústrediť sa? Musíte pracovať od stola?

Ak máte konkrétny projekt, musíte pracovať tam, kde potrebujete tichý, nepretržitý čas a preskúmať prácu z tichého priestoru vo vašej budove.

Alternatívy zahŕňajú prácu z domu (ak je to možné) alebo z iného miesta, napríklad v parku alebo kaviarni.

V kancelárii bude vždy hluk a väčšinou to bude znesiteľné, ale občas musíte zmeniť svoje prostredie, aby ste dosiahli najdôležitejšiu prácu.

3. Spotreba e-mailu

Podľa Tima Ferrissa potrebujeme t:

obmedziť spotrebu a produkciu e-mailov. Toto je najväčšie prerušenie v modernom svete.

Všetci vieme, aký rušivý môže byť e-mail.

Koľko e-mailov dostávate a odosielate v bežný deň?

Znie vám to povedome?

Pracujete na dôležitom projekte a dostanete upozornenie, že ste dostali e-mailovú správu.

Teraz máte dve možnosti.

Môžete prestať s tým, čo robíte, sústrediť sa a prečítať si e-mail, alebo môžete zostať pri práci a pozrieť si e-mail neskôr.Reklama

Mnoho ľudí takto prežíva celý svoj deň. Plne sa venujú práci na niečom dôležitom a potom sa zobrazí e-mailové upozornenie.

Zastavíte to, čo robíte, prepnete sa do svojej doručenej pošty a čítate e-mail. Často je to e-mail, ktorý je úplne irelevantný a nič neprispieva k vašim súčasným prioritám.

Tieto e-maily môžu vytvárať neustály pocit zaneprázdnenosti a na konci dňa často vyústia do nedokončených projektov.

To zase môže vytvárať pocit, že sme v skutočnosti skutočne nemali produktívny deň.

Ako sa sústrediť a zmierniť rozptýlenie

Blokovanie času

Vyhraďte si konkrétne množstvo neprerušovaného času na prácu na projekte alebo úlohe. Zaviažte sa, že si počas tejto doby nebudete prezerať e-maily (ani neodpovedať na telefónne hovory).

Na základe Timovej rady som sa rozhodol skontrolovať e-mail iba dvakrát denne. Už teraz má obrovský vplyv. Tu je to, čo navrhujem:

Pracujte v režime offline

Prepnite počítač alebo notebook do režimu offline a nechajte e-mailové správy hromadiť v doručenej pošte, kým nebudete pripravení na ne odpovedať.

Namiesto prezerania a odpovedania na e-maily jeden po druhom ich nechajte hromadiť a potom si vyhraďte sústredený čas na spracovanie a odpovedanie na e-maily.

Hromadné odpovedanie na e-maily bude trvať menej času ako ich postupné zodpovedanie a umožní vám sústrediť sa na aktuálny projekt bez toho, aby vás to rušilo.

Kontrolujte e-maily v určitých časoch každý deň

Túto metódu zaviedlo niekoľko mojich klientov zameraných na koučovanie podnikateľov a pomohla im uvoľniť čas a sústrediť sa.

Vaše pracovné podmienky sa budú líšiť, takže je dôležité nájsť proces, ktorý bude vyhovovať vám aj ostatným členom vášho tímu.

Jednou z metód je nechať si skontrolovať e-maily dvakrát denne, inou možno trikrát denne - ráno, cez obed a hodinu pred odchodom, aby ste sa uistili, že ste všetci stihnutí.

Ak sa rozhodnete implementovať túto techniku, bolo by rozumné vytvoriť správu mimo kancelárie.

Prvú vec nekontrolujte

Môže byť ťažké implementovať túto techniku ​​v závislosti od vašich okolností, ale ak môžete, budete produktívnejší. Tu je dôvod.

Namiesto toho, aby ste si najskôr skontrolovali e-mail, radšej strávte tento vzácny čas, keď ste viac nabití energiou a sústredení, pri práci na jednej alebo dvoch najväčších prioritách dňa.

4. Používanie smartfónov (a ďalších zariadení)

Neustále sledovanie telefónu prerušuje tok práce a sústredenie.Reklama

Podľa posledných výskumov spoločnosti Deloitte priemerný človek kontroluje svoj smartphone 47-krát denne.^[6]

Ak využívate priemerne 47-krát denne a pracujete 8-hodinový pracovný deň, znamená to, že svoj telefón možno kontrolujete takmer 6-krát každú hodinu.

To niekoho dosť rozptyľuje.

Všetci vieme, že smartfóny a ďalšie zariadenia nás často vyrušujú a odvracajú našu pozornosť od projektu alebo úlohy, na ktorej pracujeme.

Je ľahké často si oddýchnuť od našich dôležitých úloh a skontrolovať si telefóny, hodinky a ďalšie pomôcky.

Ako sa sústrediť a zmierniť rozptýlenie

Premiestnite telefón inde

Je veľmi lákavé skontrolovať naše telefóny, aj keď pracujeme na dôležitom projekte.

Riešenie? Vložte telefón do zásuvky alebo ho vysuňte z dĺžky paže, aby vás nelákalo rýchlo sa pozrieť.

Vypnite upozornenia

Vypnite všetky upozornenia, ktoré nevyžadujú okamžitú pozornosť, najmä upozornenia na sociálnych sieťach. To zahŕňa e-mail, ak ho máte nastavený aj v telefóne.

Ak na niektorých upozorneniach skutočne záleží, stíšte ich a skryte na uzamknutej obrazovke.

5. Sociálne médiá

Koľko času trávite v práci na sociálnych sieťach? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Zoznam aplikácií a webových stránok, ktoré sa spájajú, aby si získali toľko pozornosti, je takmer nekonečný.

Tam je neustále k dispozícii informačný prúd, od našich priateľov a kolegov, z noviniek, z našich spoločností. Niektorí z vašich kolegov pravdepodobne práve teraz čítajú tento článok a kontrolujú svoje sociálne médiá.

V rozhovore TED od Cal Newporta, autora Hlboká práca , povedal ísť na sociálne médiá je ako ísť do kasína .

Očakávate, že získate lajky, a z toho vyjdete. Vráťte sa späť do myslenia, odmenu dostanem nabudúce. Odmenu dostanem nabudúce. Odmenu dostanem nabudúce. A vy len sedíte a čakáte, až príde upozornenie, aby ste sa mohli vrátiť späť.

Ako sa sústrediť a zmierniť rozptýlenie

Rovnako ako použitie vášho smartphonu a e-mail sa pokúste nastaviť konkrétne časové rámce alebo parametre, keď budete kontrolovať sociálne médiá.

Skontrolujte, či sú vypnuté všetky upozornenia, keď musíte venovať sústredený a produktívny čas konkrétnej úlohe alebo projektu.

V tomto článku sa dozviete viac: 9 krokov k odpojeniu od sociálnych médií a opätovnému spojeniu so životom

6. Stretnutia

Počas rušného týždňa je posledné, čo vedúci alebo manažér chce, premrhaná hodina alebo dve, ktoré sedeli na neproduktívnom stretnutí.

Ak by som sa vás spýtal, aký by bol najefektívnejší spôsob neefektívnosti, určite by mnohí z vás povedali zlé stretnutia.Reklama

Stretnutia dnes spotrebujú viac pracovnej doby ako kedykoľvek predtým. Väčšina zamestnancov sa zúčastňuje 62 stretnutí mesačne, ale polovica z nich sa považuje za stratu času.

Celkovo sa priemerne mesiac strávi na neproduktívnych stretnutiach 31 hodín, pričom 91% zamestnancov je vinných za snívanie, zatiaľ čo 39% pripustilo, že zaspalo.^[7]

Ako sa sústrediť a zmierniť rozptýlenie

Aby boli stretnutia produktívne a hodnotné, je nevyhnutné, aby každé stretnutie malo jasný program a vodcu.

Viac o tom, ako mať produktívne stretnutie, som napísal v článku: Ako viesť tímové stretnutia čo najproduktívnejším spôsobom

7. Multitasking

Každý musíme občas zvládnuť viac úloh, ale čím menej toho urobíme, tým lepšie.

Multi-tasking znižuje produktivitu a kreativitu. V článku pre Harvard Business Review Peter Bregman poznamenáva, že naša produktivita klesá o 40%, keď sa pokúsime sústrediť na niekoľko vecí naraz.^[8].

Podľa Glorie Markovej trvá návrat k pôvodnej úlohe po prerušení v priemere asi 25 minút (presnejšie 23 minút a 15 sekúnd).^[9]

Spomalí nás multitasking a znižuje zameranie, energiu a produktivitu. Náš mozog jednoducho nedokáže efektívne zvládnuť prácu na úlohách súčasne.

Ako sa sústrediť a zmierniť rozptýlenie

Pracujte v časových blokoch. Minimalizuje množstvo rozptýlenia, ktoré sa kladie na naše čoraz viac prepojené životy. Chráni nás nielen pred rozptýlením druhých, ale aj pred rozptýlením, ktoré si sami spôsobíme.

Časovým blokovaním je vyčlenenie zámerného množstva času na konkrétne projekty alebo úlohy a vynaloženie úmyselného úsilia tak, aby sa pozornosť nenechala rozptýliť rozptyľovaním alebo príhovormi ostatných.

Po uplynutí tohto časového úseku si urobte plánovanú prestávku a potom začnite ďalší blok zameraného času. Každý blok zameraného času je venovaný jednej úlohe / projektu alebo množine podobných úloh.

Na blokovanie času používam metódu 60-60-30:

Pracujte 50 minút a urobte si 10-minútovú prestávku. Pracujte ďalších 50 minút a dajte si ďalších 10 minút prestávku. Potom si dajte 30 minút na dobitie, čo môže znamenať obed, prechádzku atď.

Použi Technika paradajka ktoré vám pomôžu pracovať v časových blokoch.

Spodná čiara

Rozptýlenie pracoviska nikdy nezmizne. Aby sme mohli efektívne využívať čas a zvýšiť produktivitu a kreativitu, je nevyhnutné pochopiť, čo nás rozptyľuje, a vytvoriť systémy, ktoré to zastavia.

Som si istý, že sa môžete identifikovať aspoň s jedným z rušivých prvkov zvýraznených v tomto článku.

Dúfajme, že niektoré z tímov vám pomôžu prekonať rušivé vplyvy v práci a zvýšia vašu efektivitu a produktivitu.

Viac informácií o tom, ako sa sústrediť

• Ako prestať vykonávať viac úloh naraz a stať sa produktívnejším
• Ako byť produktívny v práci: 9 základných pravidiel
• 10 najchytrejších softvérov na zvýšenie produktivity pre zlepšenie výkonu práce
• 30 najlepších kníh o produktivite, ktoré by ste si mali prečítať, aby ste zvýšili svoju produktivitu

Odporúčaný foto kredit: Systém správy návštevníkov Proxyclick cez unsplash.com

Odkaz