15 stratégií pre efektívny zoznam úloh

15 stratégií pre efektívny zoznam úloh

Váš Horoskop Na Zajtra

Jednou z odvekých techník produktivity je klasický a efektívny zoznam úloh, a to z dobrého dôvodu. Je to jeden z najproduktívnejších spôsobov, ako môžete pre všetkých a pre všetkých urobiť niečo. Či už je to mentálny zoznam alebo niečo, čo si zapisujete, zoznam úloh je základným nástrojom produktivity.

Zároveň je to jeden z najviac neprehľadných nástrojov na zvýšenie produktivity. Mnoho ľudí to zdiskredituje z rôznych dôvodov a neveria, že zoznam úloh je dobrý. Ale argumentujem, že možno vy a ďalší ľudia nerobíte efektívne zoznam úloh, takže si tu prejdeme, ako to urobiť správne.



Prečo sa obťažovať efektívnym zoznamom úloh?

Používali ste ich nesprávne

Predtým, ako sa pustíte do stratégií, ako vytvoriť zoznam úloh, mali by ste vedieť, prečo by ste sa mali obťažovať s ich vytvorením. Prvým dôležitým bodom je, že veľa ľudí robí zoznamy nesprávnych.



Dve z najbežnejších chýb sú:

  • Ľudia používajú zoznamy na meranie toho, či sú produktívne alebo nie.
  • Na zoznam vložili príliš veľa položiek.

Je pochopiteľné, prečo to robíte vy alebo iní ľudia. Zoznam úloh je nástroj produktivity, takže má zmysel hromadiť úlohy. Mozog však takto nefunguje. Ak máte na zozname veľa úloh, máte pocit, že ste mučení, pretože zoznam nikdy nekončí.

Spočiatku to môže byť príjemné, že máte vždy niečo na práci, ale majte na pamäti, že máte toľko času len za deň. Je dôležité, aby ste viac hodnotili kvalitnú prácu ako samotné množstvo.



Z tej istej poznámky, ak ste niekým, kto má tendenciu usilovať sa o validáciu, zoznam úloh môže byť ťažký. Budú dni, keď vďaka životným udalostiam nedosiahnete všetko. To vytvára zbytočný tlak a posiela vás do stresového víru.

Pomáha vám zostať sústredeným

Pri zostavovaní efektívneho zoznamu úloh je hlavným cieľom týchto zoznamov zabezpečiť jasnosť a zameranie. Ak ste ich robili zle, mohli ste si všimnúť, že sa zameriavate na úlohu vo vašom zozname úloh a máte na to splnenie.



Môže to byť zatienené viacerými položkami na vašom zozname, ale vy sa zameriavate na úlohu v danom čase. Skutočne to uvidíte v praxi, keď uvažujete o zostavení kratšieho zoznamu úloh.

Rozumiem, že zoznam úloh nie je pre každého človeka, ale toto zameranie je užitočné pre ľudí, keď začínajú. Stále si nie ste istí svojimi cieľmi alebo cestou, ktorou sa chcete vydať. Možno budete mať tiež problém určiť ďalší krok, ktorým sa musíte dopracovať.

Zoznam úloh je sprievodca, na ktorý sa môžete kedykoľvek vrátiť. Ďalej budú postupy, ktoré spomeniem nižšie, zefektívnené pre vás.

15 stratégií pre zoznam efektívnych úloh

Začnete zisťovať, aký silný je zoznam úloh, keď zvážite rôzne stratégie, ktoré môžete zahrnúť do jedného. Toto je tvoj zoznam úloh, takže si vyberte z nižšie uvedených stratégií a nájdite, čo vám vyhovuje. Ak si nie ste istí, nebojte sa experimentovať a rozmixovať niekoľko kombinácií.

Pamätajte, že cesta k úspechu vedie jednou z mnohých rozvetvených ciest, takže metódy, ktoré použijete, sú len na vás.Reklama

1. Rozdeľte zoznam na dve časti

Prvou stratégiou je rozdelenie zoznamu na dve časti. Tieto dve časti sa nazývajú denníky a majú sa robiť.

Denníky sú každodenné úlohy, ktoré chcete viac rozvíjať. Napríklad, ak si chcete z ranného cvičenia zvyknúť, každodennou úlohou môže byť dodržiavanie 15-minútovej rutiny cvičenia alebo chodenie na hodinu.

Vaše úlohy sú každodenné úlohy, ktoré musíte v určitom okamihu splniť. Možno budete musieť pripraviť správu v práci alebo urobiť prezentáciu. Môžete to vložiť do stĺpca úloh.

Toto je efektívna stratégia, pretože šetrí všetok neporiadok, ku ktorému väčšina ľudí gravituje. Ako už bolo spomenuté, ľudia napĺňajú svoje zoznamy a väčšinou to sú úlohy, ktoré by ste aj tak robili, napríklad nakupovanie alebo odovzdávanie detí u kamaráta.

2. Stanovte limit pre položky

Ak sa vám zdá váš zoznam príliš rozdelený na dve časti, navrhnem pri zostavovaní týchto zoznamov stručnosť. Môžete nastaviť ľubovoľný počet položiek, ale kľúčové je, že máte na mysli stanovený limit. Niektorí ľudia ich nemajú viac ako sedem, zatiaľ čo iní sú len traja. Robte to, čo vám dáva pocit pohodlia.

Myšlienkou je obmedziť sa na najdôležitejšie úlohy, ktoré musíte v ten deň splniť. Samozrejme, sú tu aj ďalšie veci, ktoré budete počas dňa robiť, a to je v poriadku, ale chcete uprednostniť položky, ktoré máte na zozname úloh, pred dňom.

3. Použite kontrolné zoznamy pre zložité úlohy

Ak už tvoríte úzke zoznamy, ale dávate si náročnejšie úlohy, navrhujem túto úlohu rozdeliť. Či už budete musieť podniknúť úplné kroky, alebo zapisovať dôležité detaily, ktoré musia byť uvedené, je len na vás.

Či tak alebo onak, to vám umožní zabezpečiť, aby ste všetko stihli správne a aby vám nechýbali žiadne kľúčové podrobnosti alebo kroky.

4. Najprv sa vysporiadajte s MIT

MIT je najdôležitejšia úloha. Ďalším spôsobom, ako sa na to pozrieť, je najskôr vyriešiť najväčšiu a najstrašidelnejšiu úlohu[1]. Prečo to chcete urobiť, sa vracia k tomu, ako funguje náš mozog.

Možno sa budete cítiť nútení najskôr vykonať ľahšie úlohy, kým sa dostanete k úlohe väčšej, ale problém je v tom, že tieto úlohy - aj tie ľahké - vám odčerpávajú energiu. Navyše, ak máte za sebou skutočne veľkú úlohu, je pravdepodobné, že na ňu budete v priebehu dňa myslieť. To znamená, že míňate viac energie už len pri pomyslení na to.

To by nebol problém, keby sa táto veľká zastrašujúca úloha riešila prvá vec ráno.

5. Vytvorte zoznam Hotovo

Ďalším zaujímavým prístupom, ktorý je potrebné zvážiť, je vypracovanie zoznamu. Toto je zoznam úloh, ktoré ste dokončili zo zoznamu úloh. Mnoho ľudí považuje za uspokojivé iba vyčiarknuť položku zo svojho zoznamu a dokončiť ju, ale v závislosti na tom, čo do týchto zoznamov uvediete, môže byť inšpiratívny hotový zoznam.

Predstavte si, že ak ste niekto, kto do vašich zoznamov úloh umiestňuje nadpriemerne náročné úlohy, činnosti, ktorých dokončenie vyžaduje hodinu alebo dve. To vás môže inšpirovať k tomu, aby ste robili viac, ak si po pracovnom dni všimnete, koľko ste toho v priebehu dňa dosiahli prostredníctvom tohto zoznamu.Reklama

6. Urobte svoj zoznam ľahko viditeľným

Od farebného papiera až po vyvesenie na zjavné miesto, chcete, aby bol váš zoznam na mieste, kde ho môžete ľahko spozorovať. Nezabudnite, že tento zoznam nemusíte mať neustále pri sebe, pretože by to mohlo spôsobiť zbytočný stres. Ale nastavenie na jednu stranu je pekný nápad - pohľad nabok a vy presne viete, čo treba urobiť.

7. Pridajte k tomu herné prvky

Ak pero a papier nie sú vašou záležitosťou pri zostavovaní zoznamov úloh, existuje niekoľko aplikácií, ktoré vás môžu tiež sprevádzať. Krása zoznam aplikácií spočíva v tom, že existuje viac priestoru pre kreativitu a niektorí vývojári do nich začleňujú hry.

Napríklad Todoist má systém úspechov, kde jednotlivci získavajú odznaky, keď splnia viac úloh. K dispozícii je tiež Bounty Tasker, vďaka ktorému máte pocit, že vaše úlohy sú vo videohre vedľajšími úlohami.

8. Dajte si termíny

Práce sa rozširujú, aby vyplnili pridelený čas.

Je to stará filozofia, ktorá stále znie, ako sme produktívni. Povedzme napríklad, že ste poverení napísať správu a máte na to týždeň. Pravdepodobne budete na tom vytrvalo pracovať celý týždeň. Alebo ak ste prokrastinátor, odložíte to na noc predtým a dokončíte to.

Čo však v prípade, že ste dostali tú istú úlohu a na jej dokončenie ste vyhradili iba hodinu? Pravdepodobne správu dostanete hotovú, ale uprednostníte hlavné a dôležité body a zvýrazníte ich namiesto toho, aby ste ich vyplnili zbytočnými chumáčmi.

Ide o to, že s vašimi cieľmi a položkami v zozname úloh to chcete mať termíny . Pokiaľ ide o zoznamy úloh, môj návrh je dať si deň na dokončenie úloh, ktoré sa tam nachádzajú. To je dostatočný tlak a motivácia, aby ste na nich tvrdo pracovali.

9. Pridajte úlohy, keď sú čerstvé

Ďalšou stratégiou je zadávať si úlohy, aj keď pracujete na niečom inom. Pamätajte, že to nie je nič, čo musíte urobiť práve teraz, ale toto môže pomôcť ľuďom, ktorí ťažko premýšľajú, na čo sa ďalej zamerať.

Postupuje sa to rovnako, ako keď niečo zaujímavé počujete a zapíšete si to. Je rozumné to urobiť, pretože vám ušetrí námahu, že sa budete musieť venovať tejto myšlienke, a nie sa sústrediť na danú úlohu. Ušetrí vás to, že si nebudete musieť pripomínať, o čo ide, ak ste typ, ktorý si na konci dňa napíše zoznam úloh nasledujúci deň.

10. Pohodlne upravujte svoj zoznam úloh

Ďalšou dobrou stratégiou v závislosti od vášho celkového zmýšľania je pozrieť sa na zoznam úloh a urobiť v ňom zmeny. Ak si precvičujete predchádzajúcu stratégiu, je možné, že váš zoznam úloh bude zdĺhavý a nastavujete nerealistické očakávania, že to všetko dokončíte.

Tým, že si dáte príležitosť zrevidovať zoznam úloh, umožníte si rozložiť svoje úlohy a nie ich zhlukovať. Pomáha to vášmu mysleniu, pretože zoznamom nie ste ohromení.

11. Píšte úlohy, nie ciele

Mali by ste mať samostatné zoznamy svojich úloh a cieľov. Cieľom nie je vôbec zaradiť ciele na zoznam úloh.

Aj keď vám úlohy môžu pomôcť viesť k dosiahnutiu vašich cieľov, ciele sú väčšie túžby a nie niečo, čo môžete v priebehu dňa dosiahnuť. Napríklad naučiť sa rozprávať francúzsky je cieľ; Môžete to však rozdeliť do úlohy tak, že poviete 15 minút čítať francúzsky obsah alebo si pozriete film vo francúzštine.Reklama

Toto sa vzťahuje aj na ciele , tiež. Môžete ich považovať za míľniky. Keď sa vrátim k príkladu hovorenia po francúzsky, cieľom môže byť, prediskutovať moje obľúbené jedlá s niekým po francúzsky. Je to požadovaný výsledok, ktorý hľadáte vo svojej praxi.

12. Stručné zoznamy úloh

Stručný znamená skratku, ktorú možno skenovať, takže si môžete rýchlo prezrieť zoznam a vedieť, čo je potrebné urobiť. Môžete to urobiť tak, že sa sústredíte na kľúčové slová konkrétnych úloh a nepretiahnete ich. Napríklad povedzte, že vaša garáž je neporiadok a chcete ju vyčistiť. Namiesto toho, aby ste písali zdĺhavú vetu, držte ju stručnú a na 30 minút napíšte niečo ako čistú garáž. alebo jednoducho vyčistiť garáž.

Vďaka tejto stratégii trávite menej času písaním úlohy pri zostavovaní zoznamu úloh. Ďalej sa spoliehate na spúšťacie slová, vďaka ktorým si vaša myseľ vybaví konkrétne podrobnosti týkajúce sa tejto úlohy.

13. Máte viac zoznamov

Ako už bolo spomenuté vyššie, je dobré mať samostatné zoznamy pre rôzne veci, napríklad mať samostatný zoznam pre ciele, úlohy, každodenné úlohy a úlohy. Ďalším spôsobom, ako sa na to môžete pozrieť, je mať systém, v ktorom konzultujete z troch zoznamov.

Ide o tieto zoznamy:

Hlavný zoznam

To je miesto, kde sú akékoľvek vaše dlhodobé ciele, napríklad sťahovanie sa do nového domu, zbavenie sa dlhov alebo budovanie firmy. To sú veci, ktorých splnenie bude trvať rok alebo viac.

Týždenný zoznam projektov

To sú veci, ktoré chcete stihnúť do konca týždňa. To sú veci, ktoré ihlu pomaly posunú k niektorým položkám v hlavnom zozname. Z predchádzajúceho príkladu by to mohol byť výskum zameraný na získanie podnikateľského úveru, domový lov alebo zriadenie sporiaceho účtu.

Zoznam s veľkým dosahom

A nakoniec sú to úlohy, ktoré je dnes potrebné splniť. Nezáleží na tom, či súvisia s predchádzajúcimi dvoma zoznamami alebo nie. Na toto sú umiestnené úlohy s vysokou prioritou. Príkladom môže byť volanie konkrétnym ľuďom alebo práca na projekte alebo správa, ktorá bude čoskoro k dispozícii.

Keď budete mať tieto zoznamy k dispozícii, budete často odkazovať na týždenný zoznam projektov a na zoznamy, ktoré majú veľký vplyv, a určujete, či sa má týždenná úloha presunúť do tohto zoznamu.

Keď to urobíte, začnete si všimnúť, ako veľmi ovplyvňuje váš každodenný život ciele, ktoré sú uvedené na tomto hlavnom zozname. To môže byť inšpiratívne, pretože to, čo robíte, vás aktívne približuje k vašim cieľom.Reklama

14. Nezvyšujte ťažkosti, kým nie ste pripravení

Niektoré zo spomenutých stratégií sa na prvý pohľad môžu zdať ľahké, ale vyžadujú veľa duševnej sily. Motivácia je neobvyklá vec a náš mozog je prepojený s určitým spôsobom. Ak hľadáte skutočnú zmenu a niečo, čo sa drží, najlepším princípom je, aby boli veci spočiatku jednoduché a ľahké.

Môže to byť ťahanie, ale často si neuvedomujete, ako môžu tieto kroky dieťaťa hrať rozhodujúcu úlohu vo vás, keď môžete začať behať a prenasledovať svoje sny. Nehanbite sa, ak musíte pre seba začať s jednoduchými úlohami. Dobrým začiatkom je dokonca aj návrat k každodenným úlohám, ktoré aj tak robíte, ako je sprchovanie, pranie alebo nakupovanie jedla.

Ak tieto položky najskôr umiestnite do zoznamu, budete mať pocit, že ste prežili produktívny deň. Odtiaľ sa môžete postaviť pred zložitejšie úlohy. Začlenite cvičebnú rutinu alebo strávte polhodinu nad úlohou, ktorá pre vás niečo znamená.

Cieľom je uľahčiť si rutinu, aby ste sa necítili ohromení.

15. Zmerajte si čas

Poslednou stratégiou, ktorá vám môže pomôcť, je meranie času. Ako dlho trvá dokončenie konkrétnej úlohy? Nemusíte ísť po konkrétnostiach, ale urobte si čas, aby ste si načasovali čas v priebehu týždňa a získali priemerný čas strávený touto úlohou.

Prečo je to dôležité? Tieto informácie je možné rozdeliť dvoma spôsobmi.

Prvým spôsobom je použiť ho ako značku na zvýšenie účinnosti. V závislosti od úlohy môžete nájsť nové spôsoby, ako dosiahnuť rovnaké výsledky za kratší čas.

Umožňuje vám tiež vedieť, čo môžete v daný deň urobiť. Ak viete, že absolvovanie celej rannej rutiny vám trvá asi hodinu, budete si viac vedomí toho, ako sa touto rutinou budete pohybovať.

Ďalej, ak viete, aké úlohy budete nasledujúci deň robiť, môžete si lepšie spravovať čas, pretože zhruba viete, koľko času vám bude trvať, kým sa všetko splní.

Záverečné myšlienky

Vytvorenie efektívneho zoznamu úloh nie je také ľahké, ako sa zdá. Existuje mnoho druhov jedinečných stratégií, ktoré je možné vyskúšať, niektoré sú náročnejšie ako iné. Ak ste však motivovaní používať tento nástroj produktivity na uľahčenie svojho života, bude to jednoduchšie. Všetko, čo musíte urobiť, je neustále vyvíjať úsilie a experimentovať a v prípade potreby prehodnotiť. Začnite teda so svojimi zoznamami úloh ešte dnes.

Ďalšie tipy na používanie efektívneho zoznamu úloh

Odporúčaný fotografický kredit: Emma Matthews Výroba digitálneho obsahu cez unsplash.com

Odkaz

[1] ^ Business Insider: Výskumy potvrdzujú, že ak chcete byť skutočne produktívni, mali by ste sa najskôr zaoberať náročnejšími úlohami

Kalórií