Time Management je zručnosť, ktorá odblokuje všetky ostatné schopnosti. Navyše, ak sa chcete lepšie presadiť, pomôže vám riadenie času. Ak chcete lepšiu rovnováhu medzi prácou alebo životom, odpoveďou je organizácia času. Ak sa chcete cítiť menej ohromení a mať viac pod kontrolou, odpoveďou je lepšie spravovanie času. Srdcom efektívnejšieho riadenia času je systém riadenia času a podpora, ktorá predstavuje súbor zoznamov. Tieto šablóny na správu času vám môžu pomôcť pri vytváraní týchto zoznamov.

Ak by váš najlepší priateľ používal váš systém riadenia času, čo by povedal?

Pri čítaní tohto článku pravdepodobne spadáte do jednej z 3 skupín;

• Tí v Denial - „Som tak zaneprázdnený, že neexistuje spôsob, ako by som dostal čas na zlepšenie svojho riadenia času.“
• Tí v Ignorance - „Môj systém riadenia času funguje už 15 rokov dobre.“
• Tí, ktorí to potrebujú - „Ak to pomôže, urobím to, pretože som si istý, že môžem urobiť nejaké vylepšenia.“

Tieto šablóny riadenia času, ktoré sú príťažlivé pre skupinu ‘Tí, ktorí to potrebujú’, pomôžu. Sú jednoduché, praktické a môžete ich ihneď použiť. Keby ste mali čas, vytvorili by ste podobné šablóny. Je to ťažké, keď ste v zákopoch.

Mojou vášňou je pomáhať ostatným a 14 rokov som bol vášnivým študentom a trénerom time managementu a chcel som sa podeliť o niečo, čo som sa naučil. Učil sa ťažko, takže nemusíte.

Ako používať každú zo 14 šablón riadenia času

Šablóny sú navrhnuté podľa toho, ako je potrebné ich použiť. Prvý je najťažší, Kľúčové oblasti s výsledkami (KRA) a potom sa postupne uľahčujú. Napríklad „Denný zoznam úloh“, „Zoznam projektov“ a „Týždenné hodnotenie“.

1. Kľúčové oblasti výsledkov Šablóna časového riadenia

Predstavte si futbalový tím, ktorý podporujete, alebo ak taký nemáte, tím, ktorý podporuje váš kamarát, alebo iba taký, o ktorom ste už počuli. Moja je Oxford United (narážka na jemné týranie!). Je pravdepodobné, že ligu vyhrá KPI (Key Performance Indicator) spoločnosti Oxford United. Tento tímový cieľ sa snaží dosiahnuť každý v tíme. Tento cieľ nie je určený pre jednotlivca. Oxford United by možno vyhral ligu, ale „zatiahol“ každý hráč? To je miesto, kde sú KRA dôležité. A Oblasť kľúčových výsledkov (KRA) je individuálny cieľ. Myšlienka je, že ak každý človek pracuje na dosiahnutí svojho KRA, tím by mal dosiahnuť svoj KPI. Keď sa vrátime k nášmu futbalovému tímu, brankárska KRA môže byť „čistým štítom“. KRA Útočníka má streliť jeden gól na zápas a KRA Obrancu vyhrať 80% z jeho počtu. Aká je tvoja KRA?

Akcia: Vyplňte svoju KRA pomocou šablóny riadenia času č. 1, aby ste teraz boli na výplatnej páske - KRA. Reklama

2. Denný zoznam úloh Šablóna časového riadenia

Táto šablóna riadenia času je najľahšie pochopiteľná, pretože si vyžaduje iba zoznam toho, čo budete každý deň robiť. Výzvou je, že mnoho ľudí píše každý deň zoznam úloh, a nie zoznam úloh. Každý deň mať zoznam úloh sa zameriava na myseľ. Ak nemáte zoznam úloh každý deň, zvyčajne sa stanú dve veci. Najprv budete uviaznutí vo svojej e-mailovej schránke, pretože nás to núti myslieť si, že pracujeme tvrdo a preto sme zaneprázdnení. Po druhé, niekto iný vyplní váš deň úlohami, ak ste si úlohy nevybrali sami. Tieto úlohy môžu mať formu e-mailov, požiadaviek šéfov alebo akcií, ktoré dostanete na schôdzi. „Majte plán každý deň, inak ho niekto bude mať“. Zoznam denných úloh je základom každého systému riadenia času. Túto šablónu používajte každý deň.

Akcia: Vyplňte zoznam toho, čo budete robiť zajtra, pomocou šablóny časového manažmentu č. 2, aby ste mali svoj plán - zoznam denných úloh.

3. Zoznam projektov Šablóna časového riadenia

Len veľmi málo ľudí má zoznam projektov „živý a dýchajúci“. Niektoré taký majú, ale bol napísaný raz a odvtedy nebol aktualizovaný. Zoznam projektov je prostriedkom na zistenie, čo sú veľké veci. To, čo bude mať najväčší pozitívny dopad na naše KRA. Jedná sa o spojenie medzi zoznamom úloh denne a dôvodom, prečo ste na výplatnej páske, čo sú oblasti s kľúčovými výsledkami. Zoznam projektov má transparentnosť veľkých a dôležitých vecí. Výskum nám hovorí, že každý človek má v súčasnej dobe 50 až 70 projektov na cestách (doma aj v práci). Táto šablóna si žiada iba 14.

Akcia: Vyplňte zoznam projektov, na ktorých pracujete, pomocou šablóny časového manažmentu č. 3, aby ste mali prehľad o „veľkých veciach“ - zozname projektov.

4. Stretnutia Šablóna časového riadenia

Stretnutia sú nevyhnutným zlom každého znalostného pracovníka. Nemôžeme sa im dostať preč. Zdá sa, že sú miestom, kde sa strácajú hodiny a nič sa nedosahuje. Jedným z hlavných dôvodov je to, že akcie nie sú zachytené alebo nie sú zachytené dostatočne dobre na to, aby sa mohlo stať niečo podstatné. Platné ciele sú samozrejme aj splnenie cieľov, správni účastníci, zameranie atď. Táto šablóna začína získavaním akcií. Je to preto, lebo keď budú mať ľudia zachytené jasné činy, nebudú mať priestor na to, aby sa krútili slovami: „Myslel som, že to robí“, „Alebo čo znamenala táto akcia?“ Alebo „Činy som dostal až včera. Stretnutie pred 2 týždňami ‘.

Akcia: Vyplňte šablónu na správu času č. 4, aby ste zvýšili pravdepodobnosť dokončenia akcií - Akce schůzky.

5. Čakanie na zoznam Šablóna časového riadenia

Delegujete ľuďom. Ľudia vyššie. Ľudia nižšie. Ľudia na stranu. Ako sledujete, o koho a do kedy ste boli požiadaní? Zoznam čakateľov vám pomôže udržať si prehľad. Táto šablóna poskytuje miesto, kde môžete zaparkovať, o čo ste požiadali, aby ste danú osobu neprenasledovali a aby bola jasná, keď chcete, aby bola úloha dokončená. A aby ste samozrejme nezabudli. Kľúčom k úspešnému čakaniu na zoznam je jeho hodnotenie. Môže to byť každý deň, zatiaľ čo je to nová súčasť vášho systému riadenia času. „Ďalej po ceste“ to môže byť až na začiatku a na konci týždňa, keď budete s používaním tejto šablóny spokojní.Reklama

Akcia: Vyplňte Šablónu čakania na použitie pomocou šablóny na správu času # 5, aby ste mali kontrolu nad tým, čo ste delegovali - Čakanie na zoznam.

6. Zoznam rozptýlenia Šablóna časového riadenia

Jednou z najväčších výziev riadenia času, najmä v kancelárii s otvoreným priestorom, je zahájenie úlohy a jej dokončenie. Učiaci sa na našom výcvikový kurz časového manažmentu povedz nám, že to je dôvod, prečo majú pocit, že nič neurobia. Jedným z dôvodov je to, že znalostní pracovníci musia žonglovať s toľkými loptičkami. Čiastočne je to preto, že my odkladať pretože sa nám „nepáči úloha“. Hlavne je to preto, že nemajú štruktúrovaný spôsob riešenia putujúcich myšlienok. „Distrakčný zoznam“ je jednoduchá šablóna, ktorú by ste nechali na stole. Potom, ako sa sústredíte na jednu úlohu, a potom vám prídu na myseľ, zapíšete si ich a vytiahnete ich z hlavy, čo vám umožní vrátiť sa k úlohe, ktorú máte v rukách. Viac ako 50% času sa pridá k úlohe tak, že sa nezačne a nedokončí naraz. Túto šablónu si vytlačte a ponechajte ju na stole alebo ju nechajte otvorenú na obrazovke.

Akcia: Vyplňte šablónu pre správu času č. 6 Distraction List, aby ste sa mohli sústrediť na dokončenie jednej úlohy od začiatku do konca - Distraction List.

7. Týždenné ciele Šablóna časového riadenia

Predstavte si, že predajný tím nemá žiadny predajný cieľ, alebo že futbalový tím Oxford United bude každú sobotu hrať „len tak naoko“. Rovnako je to s riadením času. Pravdepodobne máte ciele (KPI a KRA) pre rok alebo štvrťrok. Tieto šablóny vás vyzývajú, aby ste si stanovili ciele na tento týždeň. Na začiatku týždňa sa tieto šablóny pýtajú: „Ak by ste sa mali na tento týždeň pozrieť spätne, čo by vás potešilo, keby ste dosiahli?“. Keď si napíšeme ciele na tento týždeň, pomôže nám to sústrediť sa na to dôležité, pretože sa „zasekneme v zákopoch“ e-mailov, telefonátov a stretnutí. V ideálnom prípade by týždenné ciele mali pozitívny vplyv na prioritné projekty, ktoré zase majú dopad na vaše KRA, čo má dopad na KPI. Ak sa to stane, máte oceľový reťazec článkov, ktoré bežia priamo v časovom manažmente a udržujú ho prepojený a silný.

Akcia: Dokončite svoje týždenné ciele pre tento týždeň, aby ste pomocou šablóny na správu času # 7 - Týždenné ciele určili, čo chcete dosiahnuť.

8. Týždenné hodnotenie Šablóna časového riadenia

Na začiatku týždňa ste dokončili šablónu „Týždenné ciele“ so 7 vecami, ktoré chcete v danom týždni dosiahnuť. Na konci týždňa má zmysel vidieť, ako sa vám darilo. Šablóna Týždenné hodnotenie sa pýta, či ste dosiahli tieto týždenné ciele pomocou jednoduchého nástroja s názvom „PMI“ - pozitívne, mínus a zaujímavé. Na konci týždňa napíšete 3 veci, ktoré boli v týždni pozitívne, 3 veci, ktoré boli v týždni mínusové alebo nie tak dobré, a 3 veci, ktoré boli v týždni zaujímavé. Napríklad „P: Skvelé stretnutie s novým klientom ABC“, „M: Dosiahol som iba 4 zo 7 cieľov“ a „Ja: Dvaja z môjho tímu ochoreli“. Posledné políčko vás požiada o vykonanie jednorazovej akcie riadenia po vyhodnotení vášho týždňa, napr. 'Budem harmonogram do môjho denníka 1 hodina týždenne pre projekt XYZ. “

Akcia: Vyplňte Týždenné hodnotenie, aby ste vedeli, či ste dosiahli svoje Týždenné ciele, a to pomocou šablóny časového riadenia č. 8 - Týždenné hodnotenie. Reklama

9. Mesačné ciele Šablóna časového riadenia

Podobné ako „Týždenné ciele“. Táto šablóna vás vyzve, aby ste napísali veľké veci, ktoré chcete v danom mesiaci dosiahnuť.

10. Mesačné hodnotenie Šablóna časového riadenia

Šablóna riadenia času „Mesačné hodnotenie“ vás žiada o vyhodnotenie cieľov, ktoré ste napísali v šablóne „Mesačné ciele“.

11. Ročné ciele Šablóna časového riadenia

Šablóna „Ročné ciele“ dopĺňa sériu cieľov; Týždenne, mesačne a potom ročne. Výzvou pri stanovovaní ročných cieľov je dosiahnuť ich veľkosť, aby boli zárukou toho, že budú ročným cieľom, avšak nie príliš veľkým, aby mohli byť „životnými cieľmi“. V týchto šablónach sa nehovorí o životných cieľoch.

12. Výročné hodnotenie Šablóna časového riadenia

„Výročné hodnotenie“, ktoré je ukončené v januári, je o ohliadnutí sa za minulým rokom. Identifikácia toho, čo fungovalo, čo nefungovalo, a poučenie, ktoré sme získali pri písaní ročných cieľov pre budúci rok.

13. Niekedy možno zoznam Šablóna časového riadenia

Táto šablóna je nevyhnutná na dosiahnutie jedného z kľúčových prístupov efektívneho manažéra času. Myšlienku najlepšie vystihuje fráza „Najúspešnejší ľudia sú tí, ktorí majú vyprázdnené hlavy“. Zoznam úloh denne a zoznam projektov sú skvelými šablónami na správu našich okamžitých a veľkých úloh. Zoznam Some Day May Be List je miestom, kam môžete dať všetky veci, ktoré chcete robiť, ale teraz to nie je ani tak urgentné, ani dôležité. Príklady môžu byť napríklad: „Založenie všetkých domácich dokladov“, „Získanie dôchodku“, „Napísať a plán dedenia pre spoločnosť “.

Akcia: Vyplňte zoznam Some Day Maybe List, aby ste mali kam dať „všetko ostatné“ pomocou šablóny na správu času # 13 - Some Day Maybe List.

14. Riadenie času projektu Šablóna

Priemerný pracovník so znalosťami riadi projekty a ak sú k sebe úprimní, majú skúsenosti s riadením projektov samy. Možno počuli o veľkých IT projektoch riadených pomocou Ganttov diagram alebo kvalifikácie ako Prince2 . Túžia však po niečom jednoduchom, čo by im dalo kontrolu bez toho, aby boli príliš ťažkopádne na použitie. Táto šablóna jednej stránky vám pomôže lepšie spravovať vaše dôležité projekty tým, že sa lepšie pripravíte a vyhnúť sa hlavným dôvodom, prečo projekty zlyhávajú .Reklama

Akcia: Vyplňte Šablónu riadenia času projektu č. 14, aby ste sa lepšie pripravili na dôležité projekty a udržiavali ich na správnej ceste - Šablóna projektu.

Stiahnite si a použite tieto šablóny riadenia času

Stiahnite si týchto 14 šablón riadenia času na použitie s perom a papierom .

Stiahnite si týchto 14 šablón na správu času a dokončite ich na obrazovke.

Začnite začlenením jednej z týchto šablón do svojho systému riadenia času. Potom ďalší o týždeň neskôr, kým šablónu nepoužívate zvyčajne. Vytvorenie návyku trvá 21-krát. Teraz môžete byť organizovanejší. Veľa štastia!

Odporúčaný fotografický kredit: Boli ste na sonovate.com