Ako dobre zvládate čas? Ak ste ako mnohí z nás, vaša odpoveď môže byť nie príliš dobrá. Často môžete mať pocit, že za deň nie je dostatok času. Možno dokonca zistíte, že musíte neustále pracovať neskoro, aby ste stihli svoje termíny. Možno sa dokonca cítite príliš zaneprázdnený, že vám chýba jedlo a spánok . Všetko sú to klasické príznaky, že nemusíte efektívne riadiť svoj čas.

Benjamin Franklin raz povedal, že čas sú peniaze. Rovnako ako peniaze, aj čas musí byť riadený správne. Ak riadite čas správne, nájdete správnu rovnováhu medzi prácou, voľným časom a časom odpočinku. Účinne dokončíte veci, na ktorých vám v živote záleží najviac. Okrem toho znižujete svoju hladinu stresu a cítite sa oveľa šťastnejšie. Tu sú tieto informácie, ktoré vám pomôžu efektívnejšie riadiť čas desať osvedčených schopností v oblasti riadenia času mali by ste sa dnes učiť.

1. Stanovte ciele

Ciele vám poskytnú víziu, zameranie a cieľ, ku ktorému je potrebné sa dopracovať. Pomôžu vám mať jasnú myseľ v tom, kam chcete ísť a ako najlepšie spravovať svoj čas a zdroje, aby ste sa tam dostali. Nastavením cieľov budete schopní zistiť, na čo stojí za to tráviť čas a čomu sa treba vyhnúť.

Začnite tým, že si položíte otázku, kde chcete byť o šesť mesiacov. Môžete ísť ďalej a pozrieť sa na to, kde chcete byť v budúcom roku alebo dokonca desiatich rokoch. Stanovte si osobné a profesionálne ciele, ktoré sú realistické a dosiahnuteľné. Toto je zásadný krok k zaisteniu lepšieho riadenia času.Reklama

2. Stanovte priority

Pokiaľ ide o efektívne riadenie času, nemožno príliš zdôrazňovať priority. Môže byť ťažké vedieť, ktoré úlohy je potrebné vyriešiť ako prvé, najmä keď sa všetky úlohy javia ako urgentné. Je však pomerne ľahké určiť priority činností, ak máte už stanovené jasné ciele. Položte si tri základné otázky, aby ste vedeli, ktoré úlohy by mali mať prvoradú prioritu:

• Prečo robím túto úlohu alebo činnosť?
• Ako mi táto úloha pomáha dosiahnuť moje ciele?
• Do akej miery mi táto úloha pomáha dosiahnuť moje ciele?

Najskôr urobte najdôležitejšie veci.

3. Ponechajte si zoznam úloh

Zoznam úloh (alebo zoznam úloh ) je pripomienkový systém, ktorý vám povie, kedy musíte čo urobiť. Ak si budete udržiavať zoznam úloh, budete mať prehľad a budete mať prehľad. Pomáha rozdeliť veci na malé zvládnuteľné úlohy alebo kroky, aby ste nikdy nezabudli na dôležité veci. Nesnažte sa pamätať na všetko, čo musíte urobiť vo svojej hlave. Vo väčšine prípadov nebude snaha pamätať si všetko fungovať. Namiesto toho si urobte zoznam úloh. Môže to urobiť jednoduchý denný, týždenný alebo mesačný plánovač na poznámkovom bloku alebo denníku.

Zapíšte si veci, ktoré musíte urobiť, vrátane stretnutí, schôdzok a termínov. Uprednostňujte položky v zozname tak, že zoradíte položky podľa dôležitosti od položiek s vysokou prioritou po položky s nízkou prioritou, alebo zvýraznite urgentné alebo dôležité úlohy v zozname hviezdičkou. Dokončené úlohy škrtajte tak často, ako pridávate nové úlohy do zoznamu úloh, aby ste sa neustále posúvali vpred. Reklama

4. Naplánujte si úlohy

Rozvrh sa bráni pred chaosom a rozmarom, tvrdí autorka Annie Dillardová. Ak ste ranný človek a zistíte, že ste najkreatívnejší a najproduktívnejší skoro ráno, naplánujte si úlohy s vysokou hodnotou ráno na špičkový kreatívny / produktívny čas. Ak sa vaša kreativita a energia zdvihnú, keď zapadá slnko, naplánujte si potom úlohy s vysokou prioritou. Váš výpadok je možné naplánovať na menej dôležité úlohy, ako je kontrola e-mailov alebo spätné telefonické hovory.

Pochopte svoj rytmus časov špičky a mŕtveho času a naplánujte si úlohy tak, aby ste špičky využili na maximum. Pamätajte, že si nenájdete čas na dôležité veci; plánovaním si najlepšie urobíte čas na dôležité veci.

5. Zamerajte sa iba na jednu úlohu

Stihnete toho viac za čo najkratší čas, keď prepínate medzi rozhovorom na mobilnom telefóne, prehľadávaním internetu a zaznamenávaním poznámok, však? Omyl! Podľa a štúdium vydané Americkou psychologickou asociáciou, trávite pri multitaskingu skutočne o 20 až 40 percent viac času. Okrem toho, že vás to stojí čas a efektívnosť , multitasking môže tiež znížiť kvalitu vašej práce.

Zabudnite na multitasking. Multitaskingom nedosahujete svoju pracovnú náplň. Zamerajte sa viac na dokončenie jednej úlohy naraz. Vedci štúdie tvrdia, že dokončenie úloh po jednom vedie k lepšiemu využitiu času. Prechod z jednej úlohy na druhú zvyčajne nevyžaduje dobré využitie času.Reklama

6. Minimalizujte rozptýlenie

Či už ide o e-mailové upozornenia klientov, telefonické hovory od priateľov alebo chatovacie rozhovory s perspektívami pri práci, odvádzanie pozornosti predstavuje prekážku efektívneho využitia času. Rozptýlenie rozbije vašu koncentráciu, zníži vašu produktivitu a často vám zabráni splniť dôležité úlohy včas. Môžu tiež spôsobiť stres.

Identifikujte, čo vás odvádza od vykonávania základných úloh, a zastavte to. Zabite túto televíziu a vypnite pripojenie na internet a chat. Pri vchode do vyhradeného pracovného priestoru umiestnite značku Nerušiť alebo podobnú značku, aby ste predišli prerušeniu. Robte čokoľvek, aby ste minimalizovali rušivé vplyvy. Takto získate kontrolu nad svojimi dňami a maximalizujete svoju produktivitu.

7. Prekonajte prokrastináciu

Edward Young, anglický básnik, ktorého si najlepšie pamätali Nočné myšlienky , kedysi povedané, prokrastinácia je zlodejom času. Neodkladajte úlohy, na ktoré by ste sa mali sústrediť práve teraz, a nechajte si prokrastináciu ukradnúť čas. Pripomeňte si, že najlepší čas na podniknutie akcií je zvyčajne TERAZ. Zatlačte sa o niečo viac, aby ste porazili prokrastináciu, a dosiahnite, čo je potrebné urobiť, HOTOVO.

Účinnou stratégiou na prekonanie prokrastinácie je povedať si, že sa do projektu chystáte len na pár minút, povedzme na desať minút. Akonáhle začnete projekt, začnú vám prúdiť tvorivé šťavy. Potom zistíte, že chcete v úlohe pokračovať a pravdepodobne ju dokončíte. Trik, ako poraziť prokrastináciu, môže byť taký jednoduchý, ako je začiatočné venovanie malého času. Len to!Reklama

8. Vezmite prestávky

Ak nie ste Superman, nemôžete vydržať pracovať dlhé hodiny bez toho, aby ste vyhoreli a obetovali kvalitu. Aj keď môže byť lákavé pracovať v stanovenom termíne 8 - 10 hodín, urobte si medzi prácami prestávky. Týmto spôsobom dáte svojmu mozgu drahocenný čas na odpočinok a načerpanie nových síl. Prestávky v práci nie sú stratou času. Je to inteligentné riadenie času. Produkujete prácu špičkovej kvality, keď ste dobre odpočinutí.

Medzi prácou stlačte krátke prestávky na prerušenie práce. V ideálnom prípade si každú hodinu alebo dve dajte päťminútovú prestávku, aby ste si oddýchli a tvorivo premýšľali. Môžete si nastaviť budík, ktorý vám pripomenie, kedy má prísť vaša prestávka. Prestaňte pracovať a len tak sedieť a meditovať za svojím stolom alebo ísť na šálku kávy alebo na krátku prechádzku. Nezabudnite si dať dostatok času aj na obed. Nalačno nemôžete pracovať optimálne.

9. Povedzte Nie

Jednou z zručností, ktorú zvládli mnohí vynikajúci hráči ako prezident Obama, Bill Gates a Richard Branson, je nežné umenie povedať nie k veciam, ktoré nie sú prioritou. Povedanie nie veciam, ktoré nie sú prioritou, vám umožní sústrediť sa na veci, ktoré sú skutočne dôležité. Máte len presne 24 hodín denne na to, aby ste zvládli veci, na ktorých záleží. Ak sa nenaučíte odpovedať nie na veci, ktoré nie sú dôležité, priority iných ľudí budú predchádzať vašim vlastným a zaplaví vás príliš veľa projektov a záväzkov.

Priateľsky nehovorte všetkému, čo nepodporuje vaše hodnoty alebo vám pomáha dosiahnuť vaše ciele. Máte právo povedať to bez ohľadu na to, s kým sa rozprávate. Keď sa stanete lepšími v odmietnutí, dáte si čas na dobré využitie a obranu pred uponáhľanou prácou, slabým výkonom a pracovným preťažením.Reklama

10. Úlohy delegáta

Staré známe príslovie17 storočieautor John Donne, že nikto nie je ostrovom, platí dodnes. Sami nemôžete zvládnuť všetko. Niekedy je rozumné nechať iných ľudí, aby vám pomáhali s úlohami, najmä keď ste zaplavení. Keď zadávate úlohy správnym ľuďom, šetríte čas, znižujete stres a dosiahnete oveľa viac.

Zrieknite sa svojhochyť sakoleso a udeľovať oprávnenie so zodpovednosťou kvalifikovaným ľuďom. Delegovanie nie je dumping. Zadajte úlohy s následkami. Týmto spôsobom podporujete zodpovednosť a zaisťujete dodržiavanie cieľov a termínov.