Efektívne stretnutia sú jedným zo spôsobov diskusie a riešenia problémov, a to nielen v spoločnosti, ale aj v akejkoľvek organizácii. Nech už je to šéf alebo zamestnanci, ktokoľvek môže prispieť a hovoriť.

Aj keď sú schôdzky nevyhnutným nástrojom produktivity, niektoré schôdzky jednoducho nefungujú a nakoniec zbytočne strácajú čas a energiu.

Existujú zjednodušené metódy a prvky na uskutočnenie efektívneho a efektívneho stretnutia, z ktorých 10 tu bude predstavených.

1. Definujte jasný účel stretnutia

Pred zavolaním na schôdzku sa musíte najskôr opýtať:

Prečo a za čo?

Stretnutie bude účinné iba vtedy, ak budú jasné jeho ciele a ciele, či už ide o riešenie sporu medzi zamestnancami alebo diskusiu o podnikovej kríze. To tiež zahŕňa dosiahnutie určitého výsledku a tento výsledok s najväčšou pravdepodobnosťou súvisí s účelom.

Pred zaslaním pozvánok zúčastneným osobám musí byť naplánovaný jasný účel. Uistite sa, že presne viete, prečo sa stretávate, a očakávaný výsledok.

2. Pozvite iba nevyhnutných ľudí

Mať ako účastníkov stretnutia iba potrebných ľudí je ďalším krokom k efektívnemu stretnutiu.Reklama

Má účel stretnutia niečo spoločné so sieťovým zabezpečením spoločnosti? Pozvite vedúceho oddelenia IT.

Má účel stretnutia niečo spoločné s budúcnosťou spoločnosti? Pozvite svojho šéfa a zapojených zamestnancov.

Stretnutia by sa mali zúčastniť iba ľudia, ktorí majú priamy vzťah k očakávanému výsledku.Takto nebudete strácať čas a produktivitu ostatných ľudí. Týmto sa tiež udržia čísla na čo najnižšej úrovni, čo znamená menšie vyrušovanie a vyrušovanie.

3. Schválte konečný harmonogram

Ak pracujete na uskutočňovaní efektívnych stretnutí, vytvorte si program schôdzky. To by malo zahŕňať akcie, miesto konania, čas začiatku a konca a zúčastnené osoby. Potom memorandum pošlite potrebným ľuďom prostredníctvom e-mailu alebo ho umiestnite na stôl.

Nečakajte na ľudí, ktorí meškajú neskoro, a zabezpečte, aby sa stretnutie konalo začína načas .To nemusí byť spočiatku ľahké, najmä ak ste zhovievavý typ. Ale uvedomíte si, že je to dôležité nielen pre vás, ale aj pre ostatných ľudí.

Ľuďom bude stretnutie vyhovovať viac, ak bude pred nimi položený program. To tiež zmierni malicherné záležitosti, ako sú zbytočné úvody alebo vkladanie náhodných otázok.

4 . Vytvorte pravidlo proti smartfónom alebo tabletom

Je ťažké súťažiť o pozornosť ľudí, najmä keď používajú svoje telefóny alebo tablety.

Multitasking je už sám o sebe problematická vec, ale je to horšie, keď musíte konkurovať zariadeniam špeciálne navrhnutým na upútanie pozornosti ľudí. Výskum ukazuje, že multitasking medzi rôznymi médiami má za následok horšie spracovanie informácií a nižší výkon a produktivitu.Reklama

V jednej štúdii Výsledky ukázali, že multitaskery ťažkých médií sú náchylnejšie na interferenciu z irelevantných environmentálnych stimulov a z irelevantných zobrazení v pamäti.^[1].

Ak chcete zaistiť, aby sa účastníci stretnutia sústredili na program, zakážte používanie inteligentných telefónov a tabletov, aby sa každý účastník sústredil na danú úlohu.

5. Priraďte moderátora

Aj keď ste ten, kto schôdzku plánuje, neznamená to, že ste aj moderátorkou.

Mali by ste sa zamyslieť, či ste tou najvhodnejšou osobou na moderovanie stretnutia, alebo či by to mohol urobiť niekto iný. Pravdepodobne to bude závisieť od témy. Ak máte pocit, že je to najlepšie pre produktivitu, neváhajte určiť za moderátora ďalších kvalifikovaných ľudí^[2].

Samozrejme, moderátorom by mal byť niekto, kto vie, ako viesť efektívne stretnutia. Moderátor by mal pôsobiť aj ako časomerač a sledovať správny priebeh stretnutia a ubezpečiť sa, že program je na správnej ceste. Je pravdepodobné, že stretnutie bude týmto spôsobom úspešnejšie.

6. Majte menej, lepších stretnutí

Namiesto toho, aby ste zvolali stretnutie vždy, keď sa v spoločnosti vyskytne problém alebo spor, nájdite iné spôsoby, ako tieto problémy vyriešiť.

Existuje mnoho alternatív k stretnutiam, ktoré sú efektívnejšie a efektívnejšie ako mať neoptimálne stretnutia. Posielanie e-mailov alebo rozhovorov so zodpovednými ľuďmi je len niekoľko spôsobov, ako sa môžete zo stretnutí odhlásiť.

Viac nápadov na alternatívy stretnutí nájdete v tomto článku.Reklama

Ak pozvete čo najmenej stretnutí, budú účastníci pre účasť nadšení. Musíte zabezpečiť kvalitu svojich stretnutí, a môžete to urobiť tak, že sa vyhnete zbytočným stretnutiam.

7. Oddeľte čas stravovania od času stretnutia

Ak budete počas schôdzky robiť iné veci, zníži sa tým pozornosť všetkých, čo sa týka aj stravovania. Môže byť dobrý nápad vyhlásiť čas na jedenie tridsať minút až hodinu pred časom stretnutia. Takto sa zabezpečí, že ľudia nebudú počas stretnutia jesť, čím sa zabráni ďalšiemu rušeniu.

Počas jedla alebo stravovania sa môže každý najesť a porozprávať sa. Ale počas stretnutia by sa mal každý zamerať na program, ktorý je po ruke, a spoločne diskutovať.

Týmto spôsobom môžete postupovať podľa svojho plánu, venovať svoju pozornosť plneniu účelu stretnutia a rozumne spravovať svoj čas.

8. Skontrolujte rozhodnutia zo stretnutia

Počas posledných piatich až desiatich minút stretnutia si prečítajte všetky prijaté rozhodnutia a kroky. Pred každým odchodom musí byť dosiahnuté jasné porozumenie medzi účastníkmi a účelu stretnutia. Takto je zaistené, že všetci majú svoje dotazy spokojné a zahŕňajú svoje príspevky.

Poskytuje tiež príležitosť pre kohokoľvek, aby vyjadril konečné pochybnosti alebo otázky alebo zdieľal informácie, ktoré sú relevantné pre rozhodnutia, čo je všetko kľúčové pre efektívne stretnutia.

Moderátor by mal pred koncom stretnutia vyjasniť prípadné nezhody medzi účastníkmi a mal by prísť s výstižným riešením svojich problémov. Je dôležité, aby každý absorboval to, o čom sa diskutovalo na stretnutí.

9. Zašlite následnú poznámku každému účastníkovi

Najslabší atrament je výkonnejší ako najsilnejšia pamäť. -Čínske príslovie

Každý účastník má mimo stretnutia svoje vlastné problémy. Preto niektorí ľudia často zabudnú na niektoré veci, aj keď sú dôležité. Ak si chcete zabezpečiť, aby si ľudia pamätali, o čom sa na schôdzke diskutovalo, pošlite následnú správu e-mailom alebo ju nechajte na stole.

Malo by to byť krátke a milé, pokrývať to, o čom sa diskutovalo, a závery, ku ktorým sa dospelo. Môže tiež obsahovať rýchle poďakovanie za účasť.

10. Zašlite hodnotiaci list

Musíme priznať, že nie všetci milujú myšlienku stretnutí. Pre týchto ľudí musíme nájsť spôsoby, ako zabezpečiť, aby im bolo príjemne, kedykoľvek budú zahrnutí na schôdzku.

Niektorí z nich nepovedia priamo o tom, v čom sú problémy, takže hodnotiaci hárok je užitočný nástroj na získanie spätnej väzby.

V tomto článku nájdete ďalšie informácie o tom, prečo je spätná väzba taká dôležitá.

Skontrolujte spätnú väzbu účastníkov, začleňte požiadavky účastníkov do ďalšieho stretnutia a zmeňte akýkoľvek proces, ktorý spôsobuje nepohodlie.Ak chcete viesť efektívne stretnutia, je kľúčové zabezpečiť, aby sa ľudia cítili pohodlne.

Záverečné myšlienky

Stretnutia sú dôležité, ale to neznamená, že sú vždy produktívne. Je dôležité najprv sa naučiť, ako viesť úspešné stretnutia, a až potom očakávať, že všetko prebehne hladko.

Pamätajte, že efektívne stretnutie je proces, pri ktorom musí každý spolupracovať.Reklama

Týchto 10 jednoduchých tipov, ako viesť efektívne stretnutia, vám určite pomôže stať sa lepším vodcom a tímovým kolegom. Teraz pokračujte a začleňte tieto tipy do svojej každodennej rutiny stretnutí a nechajte plynúť produktivitu.

Ďalšie tipy, ako viesť efektívne schôdzky

• 15 tajomstiev prebiehajúcich stretnutí ako najlepšie svetové inovatívne spoločnosti
• 12 tajomstiev superproduktívneho stretnutia, ktoré by ste mali vedieť
• 30-sekundový tip: Ako zvýšiť efektívnosť stretnutí?

Odporúčaný fotografický kredit: Christina @ wocintechchat.com cez unsplash.com

Odkaz